- 増え続ける取引先の量に対し、反社チェック業務の作業時間が膨大に
- 経理業務において、人的ミスの発生とセキュリティリスクの懸念が
- 月に800件以上の反社チェックをSalesforce連携でほぼ全自動化！
- 法務・CS合わせて月に65時間ほどの業務時間を削減！
選定のきっかけは、Salesforce連携が簡単だったこと
ー まずは河原様の事業部や部署のミッションについてお伺いできますでしょうか。
河原様：法務部にて、普段は契約書のチェックなどの法務の業務を行っております。そのほか、弊社では取引開始時の反社チェックも法務部で行っておりまして、その流れで反社チェックの一部の自動化について私が中心となって検討を始めました。
ー RPAの導入を検討されたきっかけや当時抱えていた課題感など教えてください。
河原様：反社チェック業務は、取引先の件数が多くなるにつれて件数が増えてしまうので、単純にそこに膨大な時間がかかってしまうという課題がありました。
また、反社チェックでヒットする件数はそこまで多いわけではないので、問題があるところだけを人の目で確認したいという悩みもありました。
ー RPA以外のツールや手法も検討されたのでしょうか？
河原様：当時は他の反社チェックツールを検討していました。コスト的にも魅力的な面はあったのですが、Salesforceで管理している取引先のデータをわざわざ反社チェックツールにインポートするという作業が必要で手間がかかりそうだったため、Salesforceと自動的に連携できるAUTOROに決めました。
時間削減だけではなく社員のモチベーション維持にも効果が
ー 具体的にどのような業務でAUTOROをご活用いただいていますか？
河原様：法務部では、主に反社チェックにて活用しております。
弊社ではどのタイミングで反社チェックが走るかというフローが5種類ほどあるのですが、Salesforceの商談が特定のフェーズに変わったら、自動的に取引先と取引先責任者の情報を取得して反社チェックを行ったり、特定の項目へチェックが入った段階で自動的に反社チェックを行う等という設定にしています。もちろん、そのままSalesforceへPDFなどのエビデンスも自動で格納しています。
河原様：また、AUTOROはfreeeとも連携してくれるので助かりました。何かしらの支払いが発生したものの、Salesforceへ商談や取引先の登録をしていない場合もあるので、そういう場合にはfreeeを起点として自動で反社チェックを行っています。
今後も反社チェックのフローは増えるかもしれないので、AUTOROの拡張性の高さはとても魅力ですね。
ー 導入後はどのような効果がありましたか？
河原様：件数でいうと月に400件以上の新規の反社チェックと、既存の取引先の反社チェックで単純に2倍以上、800件以上は発生していたんですね。そのほとんどをAUTOROで自動化できたことによって、ざっと月に40時間以上かかっていた作業が6時間未満まで減らせたかなと思います。
河原様：また、私としては単純な時間の削減はもちろん、担当していた社員のモチベーション維持という点にも大きく貢献してくれたのではと感じています。
正直な話、ありがたいことに反社チェックを行う際、ほとんどの取引先は全く問題ないんです。ですので、ほぼ問題ないだろうと思いながらもただひたすら検索をかけて、PDFをとって格納をしてっていう単純作業は、どんどん業務効率も落ちるしモチベーションも下がっていくという問題がありました。もちろん最終的な確認には人の目が必要ですが、一次チェックとPDFの格納作業をAUTOROが担ってくれることで、一次チェックの時間が大幅に減った分担当社員には他の仕事も任せられますし、時間やコスト面だけではない効果も実感しています。
社内で横展開して、RPA活用をスムーズに実施
ー では、菅原様の事業部や部署のミッションについてお伺いできますでしょうか。
菅原様：私はカスタマーサービス本部にて、主に部署全体の業務改善や新規サービスフローの設計、その他業務型化をメインで行っています。
ー CS部門へRPAを導入されたきっかけはどのようなものでしたか？
菅原様：業務改善案件として、作業リスクの高い業務と作業負荷の高い業務の自動化を行いたいと考えていました。
作業リスクの高い業務については、入金等の金銭的なデータを取り扱う業務のため、「なるべく人の手を介さずシステム的に業務を行いたい」という要件があり、作業負荷の高い業務については、データ登録・更新を人が全て手作業で実施していたため「入力作業を自動化したい」という強い要望がありました。
こういった課題を無くしたいとRPAを検討していた際にちょうど河原さんとお話しする機会があり、「それならAUTOROがあるよ」と教えていただいたのがきっかけです。他のツールも検討したのですが、すでに法務部でうまく活用していたというのと、コスト面でもAUTOROが一番魅力的で導入を決めました。
ー 具体的にどのような業務でAUTOROをご活用いただいていますか？
菅原様：カスタマーサービス本部では入金情報の管理に活用しており、具体的には会計システムから必要情報をダウンロードし、対象データを債権管理システムに自動で取り込みをしています。人を介した作業がなくなったため、セキュリティリスクも低くなり、人力での作業もなくなったのでとても助かっていますね。
また、顧客の利用データをSalesforceの商談へ登録するという業務にも活用しています。基幹システムから必要情報をダウンロードし、商談作成から商品の登録、フェーズ変更などを自動化できたことでオペレーターの作業負荷を軽減できたと実感しております。
ー 導入後はどのような効果がありましたか？
菅原様：AUTOROを導入したことで各案件で工数削減ができ、月間30時間程度の効果があったと感じています。また、業務の特性上、時間の削減だけではなくセキュリティリスクを回避できているということが大きいですね。やはり人力だとどこかでミスは起きてしまうものなので、これをAUTOROに任せることができたのは大きな効果でした。
他部署へも効果絶大！関連業務がスピードアップ
ー AUTOROを導入されてから、社内での反響などはございますか？
河原様：やはり、反社チェックのスピードが上がったという声はありますね。これまでは反社チェックを行うべきタイミングになっても、法務へ依頼や通知がくるわけではなかったので、能動的に自分たちで情報をキャッチしなければならなかったんです。ですので、確認が漏れてしまい、ギリギリの対応になってしまうなどのコミュニケーションエラーが発生していました。それが今では特定の条件を満たした際に自動ですぐにAUTOROが反社チェックをしてくれるので、とても助かっています。
ー AUTOROの便利だと思うポイントはございますか？
河原様：私はエンジニアではないのですが、UIがとてもわかりやすかったので助かりました。ツール連携させる際にここにこのツールを持ってきて、どういった項目を確認して、こういう順番で何をさせるか、みたいなのがフロー図として確認しやすくなっているので非常にとっつきやすかったですね。
実は、上司に反社チェックの条件を説明する際もフロー図としてAUTOROの画面を見せながら説明しました。順を追って説明ができるので、理解してもらいやすかったです。
ー ありがとうございました。
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