月3,000件超のデータ登録が、現場の大きな負担に

ー まずは皆様の事業部や部署のミッションについてお伺いできますでしょうか。

都丸様：私は業務部コーポレートデザインという部署に所属し、グループ長を務めています。総務や人事、経営企画などの業務の他、システム関連の業務全般などを担当しており、DX推進チームの一員として、全社的な業務効率にも取り組んでいます。

保坂様：私はパートナーサポート1部の部長として、リフォーム依頼内容に応じた適切な提携リフォーム会社の手配や、サービス品質の向上を担っています。あわせて、DX推進チームとして、業務効率化の観点からも現場改善に取り組んでいます。

米澤様：私はパートナーサポート2部の連携推進グループに所属しており、保坂と同様にリフォーム依頼内容ごとの適性配分に携わるほか、営業企画も担当しています。現場に近い立場から業務改善を進めるとともに、DX推進チームの一員として全社的な効率化にも関わっています。

ー RPA導入にあたり、当時抱えていた課題感について教えてください。

保坂様：当社では、三井不動産グループ各社からご紹介いただいたリフォームをご希望のお客様を、各エリアの提携リフォーム会社へお取次ぎするマッチングサービスを展開しています。その中で、お客様情報のデータ登録業務が膨大に発生する点が大きな課題でした。

具体的には、月に約3,000件、年間では3万件を超えるお客様情報が入ってきます。顧客名や住所、電話番号といった基本情報を、データベースであるkintoneへ正確に登録する作業は非常に手間がかかり、業務負荷が高い状態でした。

また、登録作業だけでなく、集計や抽出といった業務も日常的に発生しており、情報量が増える中で、同じ人数で業務を回し続けるには限界があると感じていました。そのため、業務全体を見直し、DXによる効率化が不可欠だと考えるようになりました。

ー AUTOROを選んでいただいた理由はどんなところでしたか？

保坂様：最初はAIの活用も検討しましたが、コストや導入までの時間を考えると現実的ではなく、検討を進める中でRPAという選択肢に辿り着きました。

RPAについてはグループ会社含め他社の事例を聞いたり、セミナーに参加したりして比較検討しましたが、社内でワークフローの作成を内製化するという前提で考えたとき、操作性や作り込みのしやすさという点でAUTOROが最も合っていると感じました。
また、コロナ禍以降はテレワークが中心となったので、そういった点では専用PCが必要なデスクトップ型RPAは現実的ではなく、クラウド型であるという点も大きな決め手でした。
加えて、チャットで相談できるサポート体制があり、「自分たちで作りながらも支援してもらえる」という安心感があったことも、選定の後押しになりました。

月に250時間の工数削減に加え、業務の平準化や属人化防止の効果も

ー AUTOROで自動化した業務について、具体的に教えてください。

保坂様：現在ではさまざまな部署でAUTOROを活用していますが、導入当初は、特に課題となっていたデータ登録業務の自動化から取り組みました。

具体的には、紹介元ごとに用意されているExcelシートの情報をkintoneに登録するという作業の自動化です。「ExcelのA2セルの情報は、kintoneのこの項目へ登録する」といった形で処理内容をAUTOROに覚えさせ、あわせてAUTOROが7分ごとに起動するよう設定することで、kintoneの情報が常に最新の状態に保たれる仕組みを構築しました。
また、リフォームに関連する図面などのファイルについても、AUTOROが自動で所定のフォルダへ保存するよう設定しています。
加えて、登録処理が完了したタイミングで、AUTOROがTeamsの指定チャンネルへ「登録完了」の通知を送信する仕組みも構築しました。これにより、Excelやフォルダで確認していた情報が、確実にkintoneへ反映されたかどうかをすぐに把握できるようになっています。

さらに、kintoneへのデータ登録後の業務についても、抽出条件を固定したレポート作成や、日次・週次の集計作業もAUTOROで自動化しており、現在ではワンクリックで完結できるようにしています。

米澤様：私の方でも同様の登録業務を自動化しつつ、細かな条件確認が必要な申請ボタンの押下などもAUTOROに任せています。
また、Excel操作が得意でない社員でも対応できるよう、レポートの出力から加工までをAUTOROで行う仕組みを整えました。関数を直接触る必要がなく、最終的な提出形式に簡単に整えられるため、担当者を選ばずに業務を進められる点も大きなメリットだと感じています。

ー 導入後の効果としてはいかがでしょうか？

都丸様：日々さまざまな業務を並行して進める中で、必ず正確にデータ登録を行わなければならない業務が常に発生しており、自動化前はその点が大きなストレスや負担になっていたと思います。
データ登録については、1件あたり約5分とすると、単純計算で月に約250時間分の工数削減につながっており、非常に大きな効果を実感しています。
当時感じていた精神的な負荷が軽減された点も、大きな成果だと感じていますね。現在は他にもさまざまな業務を自動化しているため、実際の効果はこれ以上だと思います。

保坂様：AUTOROを導入したことで、人が対応すべき作業が非常にシンプルになりました。その結果、誰が担当しても同じ品質で業務を行えるようになり、業務の平準化や属人化の防止にもつながっていると感じています。

米澤様：作業量の削減という点でも助かっていますが、特にヒューマンエラー防止の効果は大きいですね。
計上作業や契約書作成など、絶対にミスを避けたい業務ほど、確認項目が多くなりがちです。その点で、AUTOROが条件に沿って正確に処理してくれることで、心理的な安心感を持って業務に取り組めるようになりました。

連携力の高さとサポート力が自社での運用拡張の一因に

ー AUTOROを選んで良かったという点はございますか？

保坂様：業務上、kintoneやOutlook、Teams、Box、OneDriveなどさまざまなシステムを利用していますが、それらとAPI連携でスムーズに接続できた点は非常に魅力だと感じています。
特別な設定をしなくても簡単に連携でき、業務に応じて柔軟に組み合わせられるため、連携力の高さや拡張性はAUTOROを選んで良かった点の一つですね。

米澤様：AUTOROの起動トリガーを比較的自由度高く設定できる点も助かっています。時間帯を問わず実行できるため、真夜中でもロボットが動いてくれ、朝には最新の情報を確認できるという運用ができています。
人の稼働に左右されず、常に最新の状態を保てる点は、日常業務の中でも重宝しています。

ー AUTOROのサポートの満足度はいかがでしたか？

保坂様：自分たちでワークフローを作り込みながら運用していく上で、レスポンスの早いチャットサポートがある点は非常に助かっています。
エラーの調査や確認に時間がかかってしまうとその間業務が止まってしまいますが、オートロの場合は早いときには5〜10分ほどで回答をいただけるため、ストレスなく利用できています。

米澤様：ワークフローのベースは自分たちで作れるものの、どうしても難しい処理やコードが関わる部分も出てきます。そうした場面でも丁寧に対応していただけるので、安心感をもってワークフローの作成に臨むことができています。
また、連携している外部システムのアップデートなどでワークフローが動かなくなった際も、サポートに頼りながら対応できている点は非常に心強いですね。

立ち上げ時のトレーニングでさらにRPAが浸透、前向きな取り組みへの一因に

ー RPAの浸透がうまくいったと思われる要因などはありますか？

都丸様：当社の特徴の一つとして、各部署からメンバーを集めたDX推進チームを組成している点が挙げられます。このチームはAUTORO導入以前から継続して活動しており、現在も当社にとって重要な取り組みの一つです。
私たちもそのDX推進チームのメンバーですが、こうした横断的なチームがあることで、「業務改善を自分たちで進めていく」という意識を持ったメンバーが多く、AUTOROの活用についても前向きに取り組めたのだと思います。
また、もともとkintoneを内製で運用してきた背景があり、「ツールを使って自分たちで業務を改善する」という文化が社内に根付いていました。AUTOROも、その延長線上として自然に受け入れられたのではないかと思います。

保坂様：加えて、AUTORO導入を決定した後の立ち上げ時のトレーニングが非常に手厚かったことも、大きな要因だと感じています。
実際の画面を見ながら操作方法を説明していただいたり、成果物となるワークフローを一緒に作成していただいたりと、根気強く対応していただきました。
参加したメンバーからも、「こういう業務はできないか」「この作業も自動化できそう」といった相談をその場で行い、実際のAUTORO画面を使って教えてもらえたことで、具体的な活用イメージを持つことができました。
その経験が、その後の現場での活用や展開につながっていると感じています。

ー ありがとうございました。

導入企業紹介

すまいサポートは、三井不動産グループの住宅事業において、親会社である三井デザインテック株式会社とともに「三井のリフォーム」ブランドのもと、高度に連携された住宅リフォーム事業を展開しています。
請負工事事業（元請）は行わず、リフォームに関するエンドユーザーと事業会社とのマッチングサービスを展開しています。

実際にサービスを提供するビジネスパートナー各社とのアライアンス型ビジネスモデルを特長とし、ユーザーのさまざまなリフォームニーズにダイレクトかつスピーディーに対応できることが大きな強みです。

すまいサポート株式会社

Web Auto Robotの「AUTORO」で業務自動化