膨大かつアナログな業務手法が疑問視されず行われていた

ー まずは堀様の事業部や部署のミッションについてお伺いできますでしょうか。

堀様：私は法人営業部という部署に所属しております。弊社は着物レンタルの事業を展開しているため、その売上促進のための施策などを打っていくというのがメインのミッションとなっています。

ー RPA導入にあたり、当時抱えていた課題感について教えてください。

堀様：業界的な特徴とも言えますが、日々の業務の中でとてもアナログな部分が多いと感じていました。
特に着物レンタル事業の予約処理に関しては非常に顕著で、繁忙期だと1日に100件ほどの予約メールが入り、それらの情報を全て手作業でSalesforceへ入力していたんです。1件につき約15分程度はかかっていたので、1ヶ月で換算すると約500時間程度もかかる状況でした。
作業の内容自体は簡単で単純なものなのに、そこに時間を取られ、固定の人員を割かなければならないという点が非常にもったいないなと感じていました。

ー AUTOROを選んでいただいた理由はどんなところでしたか？

堀様：弊社は情報管理システムとしてSalesforceを活用しているので、Salesforceとの連携がどの程度スムーズに行えるのかが非常に重要な点でした。
RPAの導入をするためにいくつかのRPA製品と比較検討しましたが、弊社の理想としていた自動化のフローを組むにあたり、他社のRPA製品の場合、一部分は手作業になってしまったり、規定の範囲以上は開発が入るため追加料金が発生するなど、導入において不安要素も多い印象でした。
その点AUTOROは非常にSalesforceとの親和性が高く、他社製品ではハードルとなった点も解消でき、弊社の理想の自動化を問題なく行えるということで導入を決定しました。

結果として、今では他の部署からも「ここをAUTOROで自動化したい」という声が上がっているほどなので、導入して良かったと実感しています。

ハードルだったSalesforce内の業務処理も自動化に成功

ー AUTOROで自動化した業務について、具体的に教えてください。

堀様：着物レンタルの予約処理について、一連の流れをまるっと自動化させました。
日本へ旅行で来られる海外のお客様からの予約を承るOTAサイト*や、その他多数の掲載媒体を通して着物レンタルの予約が入るため、それらの予約情報を取りまとめてSalesforceへ入力するという作業をAUTOROに担ってもらっています。

具体的には、様々な掲載媒体からの予約情報がメールで届くのですが、そのメールから予約内容の情報を抽出し、一度Googleスプレッドシートへ情報を転記させ、その後転記されたGoogleスプレッドシートの予約情報を元に、Salesforce内へ対象レコードの作成・更新を行います。

実はこの全体のワークフロー作成のハードルとなった部分として、Salesforce内へ予約情報を反映させた「商品」レコードの登録をさせるという箇所がありました。
弊社では着物レンタルのプランとして「友達プラン」や「家族プラン」などの多種多様なプランや、ヘアセットはつけるか、着物保険はつけるかなどの細かい予約情報をSalesforceの商品レコードにて管理しています。登録時には店舗IDや商品IDなど、様々なユニークIDとの紐付けが必要なのですが、この部分をワークフローへ組み込むことが非常に難易度の高い事例だったようです。他社のRPA製品では追加での開発が必要と言われたこともあったのですが、AUTOROでは非常にスムーズに実行してくれたため、多くの時間をかけていた作業を無事に自動化させることができました。

*1：OTAとは「Online Travel Agent」の略称であり、インターネット上でのみホテルの宿泊プランや客室を販売するサイト全般のことを指します。

ー 導入後の効果としてはいかがでしょうか？

堀様：定期的に弊社の提供しているプランが増えていくので、Salesforce側の商品情報との互換性をチェックするなどの作業はまだ必要なのですが、それでも1ヶ月に100時間以上の時間を削減できています。また、全ての予約媒体分のワークフローを作成しきれていないのですが、それでもこの効果が出ているため、フルリリースできた際には1ヶ月で1000時間ほどの作業時間を2時間程度にまで削減できる見込みです。

何人分ものリソースをあけられるようになったので、その分他の営業活動や作業へ時間を使えるようになり、また、人件費もまるごと削減できるようになりました。費用対効果としては数えきれないくらいの効果を出せているので、もう前の状況に戻ることは絶対にできないですね。

サポートの徹底とワークフローの作りやすさで、社内のDX化意識UPにも貢献

ー 社内の反響としてはいかがでしょうか？

堀様：これまで予約処理の対応に非常に多くの時間がかかっていたので、AUTOROによってほとんど人の手を介入させることなくノータッチで業務が回っているということに、法人営業部内だけでなく、社内全体が非常に驚かされています。
今回の法人営業部での自動化を見て、他部署からも「こういう自動化をしたい」という相談がくるようになりました。着実に社内全体のDX化への意欲をAUTOROが高めてくれたと感じていますね。

ー AUTOROを選んで良かったという点はございますか?

堀様：実際にワークフローを作成する際のUIが非常にわかりやすいと思いました。比較検討の際に他社RPA製品と同時進行でトライアルを実施していたのですが、AUTOROは非常に直感的に操作ができますし、プログラミングの経験がない私でも作成することができました。

また、チャットサポートだけではなくサポートサイトがわかりやすいのも魅力的ですね。ワークフロー作成の基本的な部分についてはサイトへ記載してくれているので、そこを参考に作成し、わからないところが出てきたらチャットサポートで質問させていただくという方法で、現状は十分に対応できています。チャットサポートの返信も非常に早いですし、何度も打ち合わせしなくても、必要最低限のコミュニケーションだけでワークフローの作成ができているので非常に助かります。

ー AUTOROのサポートの満足度はいかがでしたか？

堀様：チャットサポートの返信の速さはもちろんですが、サポートの内容に関しても非常に満足しています。
特に、他社のケースだと「ここからは追加費用が発生します」という場合や、「ここは対応できないのでご自身でお願いします」という場合もあるかと思うのですが、AUTOROのサポートはやりたいことができるまできっちりと伴走してくれるという安心感がありますね。

導入前に不安要素だったSalesforceの商品登録についても、トライアル段階で実際にテストワークフローを作成していただいたので全く不安なく導入できましたし、導入後も都度非常に手厚く対応していただいています。

きっとまだまだ自動化したいという声が社内から上がると思いますので、その際はまたサポートなども頼らせていただきつつ、徐々にDX化を広げていけたらと思っています。

ー ありがとうございました。

導入企業紹介

株式会社バサラホールディングスは、日本が誇る文化である「着物」を、気軽に、高クオリティな着付けでお楽しみいただける着物レンタル事業を展開しています。
街歩き観光や式典、団体旅行など、様々なシチュエーションで着物を便利にご利用いただいています。

株式会社バサラホールディングス

Web Auto Robotの「AUTORO」で業務自動化