受付業務をもっと効率化させたいと感じていませんか。
受付を無人化・自動化できれば、業務効率は格段に上がります。
本記事では、受付管理システムの導入メリットから、選ぶポイント、おすすめのシステムまで詳しく紹介します。
受付管理システムとは
受付管理システムとは、これまで人を配置していた来客の受付や内線対応などの業務を自動化・無人化するシステムです。
オフィスのエントランスに専用端末やiPadを設置し、タッチパネルや音声ガイダンスで受付や担当者への取次ぎをおこないます。
基本的には、導入することで以下の機能が利用できます。
・来客の受付
・来客者の事前登録や予約
・担当者への来客通知
・チャットツール、カレンダーツールとの連携
・来客履歴の管理
受付管理システム導入のメリット
受付管理システムの導入メリットは以下です。
・受付業務の人件費削減
・業務の効率化
・訪問者の情報を一括管理できる
・先進性をアピールできる
順番に説明していきましょう。
受付業務の人件費削減
今まで人員を配置していた受付を無人にできるため、人件費の削減につながります。
受付管理システムは低コストで導入・運用できるものがほとんどです。
来客通知もメール、チャット、SNSなど多様な方法があり、内線電話も不要にできます。
さらに、受付管理システムは感覚的に操作できるものが多く、端末の設置に大掛かりな工事も必要ありません。
業務の効率化
取次ぎを内線電話でおこなっている場合、着信音や電話対応で集中力が途切れる、作業が中断させられるといった問題が発生します。
受付管理システムを導入すると、取次ぎがスムーズになり、本来の業務に集中できるようになるため、効率化につながります。
また、多くの受付管理システムには来客履歴を管理する機能が備わっているため、来客データの管理もペーパーレスで自動化が可能です。
事前に来客日時を登録してQRコードや受付番号を発行しておけば、受付も簡単なうえ、入退室の記録管理やセキュリティ対策になるメリットもあります。
訪問者の情報を一括管理できる
受付管理システムを導入するなら、訪問者の情報を一括管理することができます。
受付管理システムは、訪問者の情報をクラウド上で保存することができるため、全てのデータを保管できます。
紙媒体の場合はデータをまとめるための保管スペースが必要であり、全てのデータを後で見返すとなると手間もかかり、見つからなければ探すのに苦労することでしょう。
しかし、受付管理システムならデータは分野にまとめて保管ができ、一部のみが無くなると言うこともありません。
チャットが付いているオフィスツールと連携することもできるため、訪問者の情報についてコミュニケーションを取りながらまとめることもできます。
先進性をアピールできる
受付管理システムを導入するなら、先進性をアピールすることが可能です。
受付管理システムはDX化の1つです。
そして、受付という場所は来訪客が必ず通る場所でもあるため、デジタル化によってスムーズに進行したなら、企業としての取り組みも注目されます。
取引先や他の企業にとって先進性がアピールされると魅力が高まるため、イメージアップとして期待することができます。
もちろん、業務が効率化されていることが前提になりますが、ITやAI関連の企業であれば最新技術の導入は良いアピールになるため、戦略として利用することも良い方法でしょう。
受付管理システムのデメリット
受付管理システムを導入する際は、どのようなデメリットがあるのか確認しておくことが大事です。
デメリットを知っておくことで、受付管理システムの導入による損失を防ぐこともできます。
受付管理システムの導入は以下のデメリットがあります。
・コストがかかる
・非対面が不利になることもある
・システムにトラブルが発生して業務が滞ることもある
コストがかかる
受付管理システムを導入するなら、コストがかかることになります。
受付管理システムでは、導入する際に初期費用や月額費用がかかるため、出費がどれくらいかかるのか計算しておかないと、経営を圧迫するリスクが生じるでしょう。
また、初期費用や月額費用が安くても、オプションを追加することによって、コストが高くなることもあります。
会社にとってどのような機能が必要であり、また優先する順位や導入機能も検討しておかなければ、費用面で継続して利用することが難しくなることもあります。
機能について分からずサイト同士を比較したい場合は無料トライアルを利用するなどして、自社の希望とコストを確認して選択するようにしましょう。
非対面が不利になることもある
受付管理システムを導入する際は、非対面が不利に働くこともあります。
受付管理システムは、人員を削減することができますが、機械的な対応になることもあるため、来訪客によっては評価が下がる場合もあります。
例えば、旅館やホテルなどであれば「おもてなし」と言う面も重要視されるため、人が対面で受付を行った方が良い場合もあるでしょう。
また、システムを導入することにより、タブレットなどで操作することになりますが、操作方法に慣れていない人であれば手間取ってしまい不快に感じることもあります。
全てが非対面だとデメリットの要素が強くなる場合もあるため、受付管理システムの導入は考えて行うのが良いでしょう。
システムにトラブルが発生して業務が滞ることもある
受付管理システムを導入するなら、システムにトラブルが発生するリスクもあります。
受付管理システムでトラブルが生じてしまうなら、当然対応ができなくなるため人員を割かなくてはいけないこともあれば、受付の流れを止めてしまわなくてはいけないこともあります。
受付が止まって来訪客を待たせてしまうようなら、企業にとっても大きなイメージダウンにつながり、損失を生み出すことになるでしょう。
システムトラブルがいつ生じるのかは分からないため、導入の際は対処法について考えておくことが大事です。
業者側が定期的にメンテナンスをしてくれるのか、アフターフォロー制度が整っているのかなど、万が一に備えて対策を行うようにしましょう。
受付管理システムを選ぶポイント
受付管理システムを選ぶときは、以下のポイントをあらかじめ確認しておきましょう。
・コストと機能のバランスを考える
・セキュリティの強さを確認する
・操作性を確認する
それぞれのポイントを解説します。
コストと機能のバランスを考える
1つ目は、コストと機能のバランスです。
受付管理システムは膨大な数がリリースされています。
シンプルな機能だけのものもあれば、多彩な機能を備えたものもあり、費用もさまざまです。
まずは、受付管理システムを導入する目的を明確にしましょう。
その上で必要な機能を備えたシステムとコストを比較検討してください。
なかには、企業ごとにカスタマイズに対応しているものもあります。
実際に利用して見えてくる課題もありますので、まずは無料トライアルから始めるのをおすすめします。
セキュリティの強さを確認する
2つ目は、セキュリティの強さを確認することです。
万が一、社内情報や顧客情報が漏えいしてしまえば大きな問題になります。
情報管理システムのセキュリティが十分かどうかしっかりと確認しましょう。
また、サーバーが落ちたなどの問題が発生したときのサポート体制も確認しておきましょう。
電話やメールで24時間サポートを受けられれば安心です。
操作性を確認する
3つ目に受付管理システムを導入するときは、操作性を確認することも大事です。
受付管理システムに優れた機能があったとしても、操作性がイマイチであれば上手く対応することができず、スタッフの人員を削減すると言う目的が達成しにくくなることもあります。
タッチパネルで操作する際もできるだけシンプルであるほど、早く慣れることができるため、画面構成についてもしっかり確認しておくべきです。
音声ガイダンスなどの機能があるならスムーズに操作しやすくなり、機械が苦手な人でも受付を完了させることが可能です。
操作性についても無料トライアルがあると試しやすくなるため、活用して自社に合っているなら継続利用できるでしょう。
受付管理システム成功のコツ
受付管理システムを導入する際は、成功のコツについて把握しておくことも大事です。
成功のコツを把握しておくことで、より業務の効率化を実現させることが可能です。
以下のコツについて紹介しましょう。
業務の洗い出しをする
システム化を実現させるためには、業務の洗い出しをすることが大事です。
自社が抱える問題について、どのような課題があるのかにより、システムの必要性をより認識することができます。
業務の洗い出しは例えば
・全ての作業を一覧表にまとめる
・部署名や業務場所、発生頻度、作業人数について記載
・外部委託すべきなのか確認
という点です。
業務の課題は各企業によって違うはずですが、以上の3つの分野で確認できれば、導入についてもある程度分析できるはずです。
ピンポイントで業務改善できるように課題を見つけるようにしましょう。
要件定義を行う
課題が把握できれば、業者に効率したい内容を相談するようにしましょう。
システム開発で求める条件についても相談しやすく、導入される機器についての測定効果についてもある程度把握することができます。
機能性や信頼性、操作性などを考慮して決定していくようにしましょう。
受付管理システム導入後に行うべきポイント
受付管理システムを導入する際は、どのような作業をすべきなのか把握しておくべきです。
受付管理システムを導入した後は、様々な設定をしていく必要があるからです。
受付管理システムの導入後は主に以下のような設定を行っていきましょう。
必要な機器を確認して準備していく
受付管理システムを導入した後は、必要な機器を準備する必要があります。
必要な機器は導入した受付システムによって異なるため、契約前に確認しておくとスムーズに準備ができるはずです。
例えば、タッチパネルで契約したものであれば、タブレット端末を準備する必要があるため、新たに出費が必要になります。
タブレットも操作や使い勝手などがメーカーによって異なるため、従業員がしっかり操作できるのか確認する必要があるでしょう。
案内画面と電話がセットになっている機器レンタル込みのタイプを導入した場合は準備するものがほぼないので、余計な手間はかかりません。
このように必要な機器について、確認してシステムを上手く活用できるようにしましょう。
表示内容やメニュー、対応言語など機器の設定を行う
受付管理システムの使いやすくするために、表示内容やメニューなど設定を行うようにしましょう。
受付が無人になるため、来訪者が迷わずに作業を完了できるように設定するのが大事です。
例えば、個人名から呼び出しを行える、所属部署から呼び出しを行えるようにするなど、アポイントメントによる来訪者を想定して設定することも可能です。
また配送業者を想定する場合は総合窓口の設定をしておくことで、スムーズな受付完了を行うこともできます。
どのような訪問者が多いのか想定して、メニューや表示内容を決定する必要があるでしょう。
また、対応言語や画面デザインも決定しておくことは大事です。スタイリッシュなデザインにしておくと、来訪者も気持ちを落ち着かせることができ、また企業の印象が良くなることも期待できます。
外国の企業とビジネスで関わりがあるなら、言語も準備しておく必要があるため、設定してスムーズな受付になるようにしましょう。
自社のデータ登録と設置場所の確認
表示内容などを設定することができれば、自社のデータも登録する必要性が生じます。
必要な情報は全て登録していく必要があり、例えば社員の個人名や内線番号などです。
企業によっては、個人名に関して、アルバイトや派遣社員も含めて入力しておくべきなのか考えておく必要もあるでしょう。
また受付管理システムの設置場所についても確認しておくべきです。電源が無くては機器を使用する際に不具合が生じることになるからです。
また来訪者が直ぐに目に付く場所なのか、合わせて確認しておくことも大事です。
目立たない場所だと見つけることができず、余計な手間を取らせることにもなるでしょう。
内線との接続確認とメンテナンスについて確認
受付管理システムの基本操作や設置について、来訪者が問題なく使用できるのか確認しておくことも大事です。
利用シーンを想定してシミュレーションすることにより、実際に来訪者がスムーズに対応できるのか確認することができます。
特に内線はしっかり繋がっていなくては、来訪者が戸惑ってしまうこともあるため、接続を確認して連絡を行えるのか確認しましょう。
また、メンテナンスもしっかり行っておくことが大事です。
社員が退職や辞めてしまった場合は登録者の更新を行わなくてはいけないため、組織変更する必要があります。
システムがトラブルを起こすと受付ができなくなるため、定期的にメンテナンスをして、不具合が生じないように対策を取ることも重要です。
メンテナンスは共有しておくと、対処しやすくなるため考慮しておきましょう。
おすすめ受付管理システム5選を徹底比較
おすすめの受付管理システムを5つ厳選して比較・紹介します。
それぞれの費用や特徴を表にまとめましたのでご覧ください。
| サービス名 | 特徴 | 費用目安 | トライアル有無 |
| RECEPTIONIXT | ・5000社導入・シェア実績ナンバー1のクラウド受付システム ・電話による取次を０に。1日あたり2時間も業務時間が削減された事例あり ・受付前の日程調整から自動化
|
初期費用：なし 料金：問い合わせ |
無料プランあり |
| MAMORU Biz | ・スケジュール調整や会議室予約ができる ・備品の管理や郵便物の送付ができる ・座席やスペース用のQRコードを読み取るだけで人がいる場所を可視化 |
初期費用：なし 料金：月40,000円〜150,000円 |
無料プランあり |
| WprkstyleOS | ・スペースや座席の予約・チェックインが簡単にできる ・あらゆる勤務時間・勤務場所にチェックインでき、リモートワークがスムーズになる ・シンプルなシステムのみなら0円で利用可能 |
初期費用：問い合わせ 料金：問い合わせ |
問い合わせ |
| Smart at reception | ・大企業に最も多く導入されている ・iPad設置のみで低コスト・短期間で導入可能 ・メール・チャットツールだけでなく電話もかけられる |
初期費用：なし 料金：月22,000円（税込）～ |
無料トライアルあり |
| ラクネコ | ・基本料5000円から利用でき、利用人数に応じた料金体系でわかりやすい ・専用端末は不要で、手持ちのiPadにインストールして導入できる ・来客者を受付画面から待ち合わせ場所まで誘導できる |
初期費用：なし 料金：月5,000円（税込） |
無料プランあり |
| moreReception | ・運用にあわせて受付タイプが選べる ・受付筐体はさ3種類からオフィスの雰囲気に合わせて選べる ・費用は初期費用のみで3年間無料サポ－ト付き |
初期費用：問い合わせ 料金：3年間はなし |
なし |
RECEPTIONIST
・5000社導入・シェア実績ナンバー1のクラウド受付システム
・電話による取次を０に。1日あたり2時間も業務時間が削減された事例あり
・受付前の日程調整から自動化
RECEPTIONISTは、元受付嬢が考案したクラウド受付システム。
受付業務を徹底的に効率化するための機能が豊富です。
エントランスにはiPadを設置し、QRコードをかざすか、受付コードを入力するだけで担当者を呼び出せます。
どのプランでもGoogleカレンダーやMicrosoft365カレンダーと連携して日程調整ができ、来客通知もビジネスチャット・メール・アプリとさまざまなのが特徴。
来客履歴はクラウドに自動保存されるため、来客管理も自動化できます。
連携できるツールも豊富でサポートも手厚いため、シェアナンバー1も納得といえるでしょう。
MAMORU Biz
・スケジュール調整や会議室予約ができる
・備品の管理や郵便物の送付ができる
・座席やスペース用のQRコードを読み取るだけで人がいる場所を可視化
MAMORU Bizは、"名もなき仕事"を減らすビジネスコンシェルジュツールです。
500社1,400チーム以上が活用しており、東京都主催のUPGRADE with TOKYOで表彰されています。
スケジュール調整や会議室予約、フリーアドレスで人を探す時間、備品の管理や郵便物の送付などの社内の煩雑な業務をこのツールで改善できます。
日米特許の認証技術から派生した万全のセキュリティーも整っており、安心して利用できます。
WorkstyleOS
・スペースや座席の予約・チェックインが簡単にできる
・あらゆる勤務時間・勤務場所にチェックインでき、リモートワークがスムーズになる
・シンプルなシステムのみなら0円で利用可能
WorkstyleOSは、ハイブリッドワークを実現するワークスペースプラットフォームです。
iPadを使用し、受付業務のみならず入退館の自動化・会議室や座席の予約・各種チェックインができるなど、オフィスのフリーアドレス化を目指す企業におすすめです。
マルチテナント機能を備えているため、複数企業が入居するオフィスでも共有エントランスの受付や会議室の管理を一元化できます。
SlackやChatwork、ACALLのスマートフォンアプリやカレンダーツール、ロボット連携も可能で、オフィスの成長に合わせた柔軟な対応に定評があります。
Smart at reception
・大企業に最も多く導入されている
・iPad設置のみで低コスト・短期間で導入可能
・メール・チャットツールだけでなく電話もかけられる
Smart at receptionは、ソフトバンクのグループ会社が提供するクラウド受付システムです。
iPadで操作も感覚的にでき、使いやすいと評判です。
来客者は事前に発行されたQRコードをかざすだけで受付が完了します。
PBXに対応しており、来客通知は電話通知・メール通知・チャット通知から個人が好きな方法を選択できます。
連携ツールはMicrosoft Teamsやslack、Microsoft365など豊富なうえ、AIによる検温も可能です。
月額費用も安価で、従業員300名以下の中小企業向けプランから、1000名以上の大企業向けプランまで充実しています。
ラクネコ
・基本料5000円から利用でき、利用人数に応じた料金体系でわかりやすい
・専用端末は不要で、手持ちのiPadにインストールして導入できる
・来客者を受付画面から待ち合わせ場所まで誘導できる
ラクネコは150社以上に導入されているクラウド受付システムです。
アカウント数に応じた料金プランでわかりやすく、呼び出し機能・情報管理・セキュリティ管理まですべて基本料金に含まれているためコストパフォーマンスは高いです。
また、細かいカスタマイズにも対応しており、「迅速で細やかな対応力が導入の決め手だった」という口コミもあります。
iPad1つで来客受付から指定場所への案内もでき、来客管理もおこなえるため導入が簡単なのも大きなメリットです。
手持ちのiPadがあれば購入も不要なうえ、レンタルにも対応しています。
moreReception
・運用にあわせて受付タイプが選べる
・受付筐体はさ3種類からオフィスの雰囲気に合わせて選べる
・費用は初期費用のみで3年間無料サポ－ト付き
moreReceptionは、富士ソフト株式会社が提供する受付システムです。
グッドデザイン賞を受賞しているスタイリッシュなデザインが特徴で、コンパクトタイプ・フロアタイプ・カウンタータイプと充実しています。
タッチレス受付も可能で、来客通知も内線・メール・専用アプリ・各種チャットツールなど豊富な種類から選べるのもメリット。
受付端末は英語表示や音声ガイダンスにも対応しており、複数企業の登録やセキュリティゲート連携も可能なため、大規模施設への導入にもおすすめです。
また、初期費用のみで、ランニングコストが3年間発生しないのも嬉しいポイント。
さらに完全無料でメール・電話サポートが受けられるので、安心して利用できます。
まとめ：受付管理システムを比較・利用して効率化しましょう
本記事では、受付管理システムの機能、導入メリット、選ぶポイント、おすすめのシステムを紹介しました。
専用端末の有無からサービス内容までさまざまな受付管理システムが存在します。
企業規模や目的に合わせてしっかりと比較検討することが大切です。
受付管理システムの導入は業務効率化や人件費削減などメリットが大きいため、まずは本記事を参考に、無料トライアルからはじめてみてはいかがでしょうか。