縁あって入社した会社であったとしても、途中で会社を離れたり、また定年を迎るなど、様々な要因で「退職」を迎えます。
今回は、退職手続きについて、整理していきます。
退職したい人、また退職を受け入れる企業側にも為になるように進めていきます。
退職の種類
まずは、手続きに入る前に、退職の種類を整理します。
実は、この退職の事由によって手続きが異なります。
重ねて、望まない退職の場合においては、社員は感情的なシコリを抱えた状態でもありますので、より慎重な対応が必要となります。
・定年退職：会社が定めた定年に達した退職
・依願退職：社員からの申し出に基づいた退職。自己都合退職とも言われる
・死亡退職：社員が在職中に亡くなってしまったことによる退職
・契約満了退職：有期契約社員の場合には、その契約期間が満了を迎えたことによる退職
・会社都合退職：何らかの事情により、会社側から退職を申し出たもの
・普通解雇：社員の何らかの問題行動や不祥事により解雇をするもの
・懲戒解雇：より悪質な内容で解雇をするもの
・整理解雇：会社が、事業存続が出来ない等、会社側の都合で解雇をするもの
一番多い退職は、依願退職
前述した退職の種類の中でも、一般的には、「社員からの申し出による退職（依願退職）」ということが多いかと思います。
この依願退職に際して、社員から「退職願」が提出されます。
ただ、この退職の申し出があった場合、そのまま受けてすぐに手続きに入るというのではなく、まずは退職に至った背景や理由を確認し、出来うるのであれば、退職の意思を思い留めるように対応することが先決です。
貴重な戦力である社員が辞めるとなると、様々な形で影響が出ます。
思いあっての退職の意思表明ではあると思うのですが、まずは最大限引きとめるように努めてください。
引きとめなく、退職願を出したら即受領された等となりますと、退職者からしても「私は、会社にとってそんなに必要な人材ではなかったんだ」という余計にネガティブな反応になってしまいます。
その点でも、誠意を尽くす意味で、引き留め行為を行うようにしてください。
ただ、その程度については、要注意です。ハラスメントにあたるような行為は厳禁です。
行き過ぎた対応にならないようには十分注意してください。
退職手続きについて（退職者本人の対応）
実際に退職が決まった上で行う手続きを説明していきます。
引継
実は、非常に大事なことは、「自分が辞めた後でも業務が円滑に行える環境を整えること」です。
退職日が確定した中では、その日に向け、どのように引継を行っていくのかを
計画し、進めていくことが必要です。
また、できるだけ、後任者への口頭説明だけでなく、作業マニュアル等、業務を進めるうえでの資産を残してもらうようにしてください。
返却物
会社が貸与しているものを返却してもらいます。
代表的には、以下のようなものがあります。
・ＰＣ、スマートフォン、タブレット等のＩＴ機器
・入館証、社員証
・名刺
・健康保険証
※退職に際して、その会社から健康保険の喪失手続きが発生します。
喪失手続きについては、申請書に加え、退職者の健康保険証提出が求められます（この場合の保険証については、扶養者分も含みます）。
その他、会社で社外秘扱いにしているような書類等も該当します。
誓約書
退職に際し、在職中に知り得た情報を悪用しないといった点で誓約書を取り交すことが多くあります。
法的にどこまで適用できるかという問題はあるのですが、一定程度の抑止力にもなりますので、会社側で必要な場合には準備ください。
退職手続きについて（会社側で行うこと）
退職者が発生した際に、会社側で行う対応について、以下整理していきます。
退職金計算
会社のルールに基づき、退職金を計算し、支給します。
支給対象外（例：在職3年未満は不支給、等）に該当する場合には、この限りではありません。
また、退職金支給に際しては、住民税を一括で支払う対応も可能です。
退職月が１月～５月の場合には、残りの期間の住民税を退職金から一括で支給するという流れを取るケースもあります。
もちろん、退職者の選択によるものですので、内容を説明のうえ、適切な対応を図るようにしてください。
退職源泉発行
退職金は、通常の所得税とは異なる計算を行います。
それがゆえに、退職金だけでの源泉徴収票を発行します。
社会保険手続き
退職者の喪失手続きを行います。
具体的には、以下になります。
健康保険喪失手続き
上記で説明した保険証を添えて、健康保険組合に提出します。
厚生年金保険喪失手続き
最近では電子申請（e-Gov等）で行うことが一般的ではありますが、退職者の情報を入力のうえ申請を行います。
雇用保険喪失手続き
ハローワークに退職日の翌日から10日以内に行います。
その際、申請事由に対して離職理由を記載する欄があります。離職理由については、適正な理由でないと、離職票の発行がなされません。
申請する離職理由については、退職者に予め説明のうえ、合意書をとりつけておくことが望ましいです。
また、契約社員で終了する場合には、契約書を、定年退職の場合には、定年年齢が記載された就業規則の写しの添付が求められますので、退職事由に応じた対応が必要となります。
また、月末退職の場合には、退職月の給与から社会保険料を2ヶ月分徴収します。
社会保険徴収ルールに基づいた対応なのですが、理由を知らない退職者から「手取りが少ない」というクレームが最後に届かないように、事前に説明しておくことをおすすめします。
退職時に会社から本人に渡すもの
最後に、会社から本人に渡すもの（もしくは返却するもの）を整理します。
源泉徴収票
最後の報酬を支払ったうえで、それに伴う源泉徴収票を発行します。
退職日までに間に合わない場合には、作成され次第、別途自宅に郵送します。
新しい会社での年末調整、もしくは確定申告に必要となる書類になりますので、必ず発行のうえ送付ください。
離職票
次の会社が決まっている場合には、この限りではないケースがあるのですが、失業保険給付を受給する場合などでは、この離職票が必要となります。
雇用保険喪失手続きのうえで、発行されますので、退職者の御自宅に郵送するようにしてください。
退職証明書
会社により発行する/しないがあるかと思いますが、退職者からの請求に基づき、発行してください。
まとめ：できる限り、双方が円満退社できるように進めましょう
退職手続きについては、何らかお世話になった方々の最後でもありますので、気持ちよく送り出すように努めてください。
その際、できるだけ手続きについては、郵送対応等だけでなく、対面で説明をしてあげると、安心されます。
特に、次の会社が決まっていない場合等では、退職後の社会保険、特に健康保険については、最大の関心事項になります。
その際、会社は「任意継続」についての案内をしっかりしてあげることが必要となります。
任意継続については、引き続き最長2年間は、加入している健康保険組合を継続することが出来るのですが、加入は「退職日の翌日から20日以内」という非常に限られた中で手続きをする必要があります。
この期間は法律で定められた期間でもあるので、例外が認められません。
ましてや、「人事から知らされていなかった」というのも事由にはならないものです。
このように、最後の最後まで無用なトラブルが起こらないようにする意味でも、しっかりと対面で話をし、手続きを円滑に進めるように努めてください。