RPAにできることは？具体例とともにわかりやすく紹介します！

RPAとは、ロボティックプロセスオートメーション（Robotic Process Automation）の頭文字の略です。

RPAは、これまで人間がしていた業務・作業を、人間に代わって、代行・代替するツールになります。

昨今、働き方改革や業務改善、人的ミス防止などのために、RPAを導入・検討する企業が非常に増えてきています。

そんなRPAについて、実際にどんなことができるのかを詳しく解説します。

RPAが導入できる条件

まず、RPAの導入条件について整理していきます。

RPAは、定型(ルーティン)業務において導入することが可能です。

一定のルールがあり、そこに対してRPAを導入して自動化していきます。

そのため、定型化されていない業務においては導入するのは難しいです。

定型化されていない業務についてRPAを導入したいのであれば、業務フローを確認し、定型化する必要があります。

RPAの導入を検討する際に、この業務はRPA化すべきなのか、また可能なのかを見極めるようにしましょう。

もし、わからなければ、RPAツール提供企業に相談してみるのも1つの手です。

RPAができること

では、上記の条件を踏まえてRPAができることを紹介します。

※ここで紹介するものが全てではありません、主な例を挙げています。

1.WEB上の情報収集

SNSやWEB上の情報を収集してマーケティングや新規事業に活かす

2.システム間データ連携

リード獲得メディアの登録情報をMAツールに登録

3.レポーティング業務

営業や広告などの情報を基幹システムからダウンロードして顧客へ送付する業務

4.リアルタイム通知

メールに添付されたファイルを開いてデータを格納する

5.ECサイト業務

ECサイトの商品登録や画像アップロードなどを自動で行う

6.採用業務

求職者へのスカウト実施や採用ページの定期的な更新を実施

7.風評チェック

取引先企業のコンプライアンスなど風評チェック作業を実施

8.SFA(営業支援ツール)の運用

営業支援システム内の重複リード確認や業種データ登録などを行う

9.バックオフィス業務

勤怠の打刻漏れチェックや請求書の管理業務を自動化

RPAの良い点

RPAを導入することでどのような良さがあるでしょうか。

1.労働時間の短縮

今まで人的に行っていた作業をRPAにお任せすることができるので、その分労働も減ります。

単純に労働時間が短縮されることは会社にとっても社員にとってもハッピーなことです。

2.ミスの減少

人的な作業の場合、どうしてもミスが出てしまうことがあります。

人間誰しも完璧ではないので、どれだけ対策しようと、ミスが出るのは仕方のことではないでしょうか。

RPAではそのようなミスを一切なくしますし、ミスの確認作業すら必要ありません。

また、そのミスに対して、上司と部下が揉めるような人間関係のギクシャクもなくなります。

3.頭を使う作業に時間を使える

RPAにお任せした分、業務時間に余裕ができます。

その際、RPAではできない、いわゆる頭を使う部分に時間を費やすことができます。

頭を使う時間を増やすことによって、会社に新たな施策や企画を生み出すことにつながる可能性もあります。

RPAの悪い点

逆に、RPAの悪い点はあるでしょうか。

1.業務フロー変更への対応

もし、RPAを導入していた部分の業務内容やフローが変わった際は、再度RPAの組み直しが必要になります。

変更がないようにあらかじめ決めておくべきなのですが、やむおえないケースもあるのも事実なので、その際は対応しなければなりません。

2.バグの発生

RPAにバグやシステムエラーが発生する可能性も非常に少ないですが、ないとは言えません。

その際、RPAに任せていた業務は一時的にストップしてしまいます。

その可能性は頭に入れておきましょう。

3.業務の引き継ぎトラブル

RPAを導入した担当者であれば、RPAをどのように組んで、どのような業務を自動化しているのかを把握・理解しています。

ただ、この担当者が異動や退職になった際に、後任がしっかりと引き継げるかが鍵となってきます。

RPAをそのまま全く変更することなく動かし続けるのであれば、問題は起こらないかもしれませんが、何か変更を加える必要がある際などは、引き継ぎの際に、RPAの中身を理解しておかないとどこから手をつけていいのか分からなくなってしまいます。

このあたりは社内で何か共有・引き継ぎできるような仕組みを作っておくようにしましょう。

RPAを理解して、導入検討してみては？

ここまでRPAの特徴やできること、良し悪しなどを紹介してきました。

RPA導入を検討する際に、深い知識は不要ですが、ざっくりとRPAを理解しておくとスムーズ進む可能性が高いです。

ざっくりと理解して、細かい不明点はRPAの担当者に相談して、導入の実現性を判断していくが良いと感じます。

現在の業務が定型化できるモノ、すでになっているモノであれば、一度、RPAを検討してみてはいかがでしょうか。