「ココロつなぐテクノロジー」をビジョンに掲げる「技術系インターネット広告代理店」。株式会社フルスピード様では、数多くの顧客やアカウントに対する目標達成のため、レポート作成・集計業務を自動化しています。業務自動化の目的は、人が「考えること」「運用」へ専念する時間を作るため。広告代理店様でのレポート作成業務自動化の取り組みをじっくり伺いました。

広告運用の質を担保しながらも、ルーティンワークを止めない環境が必要だった

ー サービス部門での自動化検討にあたり、どのような課題があったのでしょうか？

佐々木様：部内でいくつかある業務への対応の抜け漏れが増えてきたのが発端でした。例えば、1日3回、決められた時間に必ずやらなければならない業務があるのですが、その対応漏れが何度か発生しました。社内業務なのでお客様へご迷惑をおかけすることはなかったのですが、それでもこの状態を放置しておくわけにはいきません。

しかし、ルーティンワークを抜け漏れなくこなすことを優先し、お客様の広告運用の時間が減ってしまっては本末転倒です。

運用担当者が常に正しく運用し、成果を挙げるために本来やるべき「考える」ところに注力してもらいながらも、必要なルーティンワークは抜け漏れなく実行し、決して止めない環境を作る必要がありました。

小島様：「人手が足りない」というのが理由といえば理由なのですが、作業ひとつひとつはとても些細なものなので、人を増やして人の手でそれをやり続けるという選択肢は現実的ではないと考えました。小さな作業を、決まった時間にモレなく必ず確実に実施してくれるのは、RPAによる業務自動化が適切だろう、と考えました。

「自分でレポートを作っている場合はRPAで自動化しよう」と部内のメンバーに声をかけながら、手元のルーティンワークを巻き取ることで、その時間を他の業務にあてることができるようになります。この結果、運用担当者は考えるところに十分な時間を使えるようになります。

納品用や社内用など、複数の広告レポート作成業務を自動化

ー 具体的には、どのような業務を自動化していらっしゃいますか？

小島様：大きく分けて、次の3種類の業務を自動化しています。

それぞれに共通しているのは、管理画面へのログインやCSVダウンロード、その後の集計を自動化している点です。

1. 納品用の広告レポート作成を自動化

小島様：クライアント様に提供する成果レポート作成を自動化しています。元々レポート作成の自動化自体は行っていましたが、それはどのクライアント様にも使えるような汎用的な内容でした。

しかし、一部のクライアント様にはカスタマイズしたレポートの提出が必要であり、汎用的な定型レポートでは対応できませんでした。クライアント様ごとの個別カスタマイズについて、以前は人が手作業で行う必要がありましたが、現在はここをAUTOROで自動化しています。

自動作成したレポートはそのまま納品できるわけではありませんが、人は「データ収集〜集計」から開放され、最終の品質チェックのみを行うようになっています。

2. 社内用レポート抽出・共有

小島様：弊社は多くのクライアント様・数多くのアカウントを担当しており、各顧客から求められている達成目標（KPI）があります。これらのアカウントごとにKPI達成度を毎週集計し、チェックしています。

AUTOROの導入前は、現在のように細かく頻度の高い集計はできませんでした。もちろん顧客ごとの進捗確認はやろうと思えばできる状態ではありましたが、現在のように毎週集計して見やすい形に整えるところまではできていませんでした。

レポート作成の自動化後は、細かいデータ集計を自動で繰り返し実行できるようになりました。部門の管理者としては、案件や担当者ごとのパフォーマンスが可視化されるので、課題の特定と改善アクションを素早く実行できるようになったと感じています。

3. Salesforceとデータポータルのデータを統合

小島様：部単位、グループ単位、個人単位でのパフォーマンスを可視化するための社内資料作成を自動化しています。

澤頭様：広告媒体管理画面から収集する広告パフォーマンスのデータと、Salesforceで保有している社内データをダウンロードしてからスプレッドシートへ転記。最終的にはスプレッドシートの関数を使って資料を完成させています。作業時に別名保存させて過去データを保存する、という作業も自動化しています。

小島様：この資料は広告運用パフォーマンスと、顧客・担当者との紐付けをするために必要なものです。目標とそのギャップを金額ベースで確認し、様々な改善アクションを取るための重要な資料です。パフォーマンス改善・予算消化ペースを上げる／下げるなど、打ち手は様々ですが、限られた時間とリソースを効果的に使うための細かいコミュニケーションに役立っています。

これら3つのレポート作成業務はいずれも「必要な業務」なのですが、運用担当者や部内の人材が作業すると非効率だし、単調な繰り返し業務に対してモチベーションが上がらないことも懸念されます。ですので、こうした単調な繰り返し作業は機械化したほうが、正確だし適していると考えています。

営業部門での苦労を乗り越え、再挑戦で自動化に成功

ー RPAでの業務自動化へは再挑戦だと伺いました。

小島様：実は、広告運用を担当しているサービス部門より前に、営業部門からRPAを使い始めました。サービス部門が担当している成果レポートとは別に、営業部門でも少し違うレポートを作っていました。営業部独自のレポートは営業担当者が作っていたのですが、やはり時間も手間もかかって大変なので、早い段階で自動化への取り組みをはじめました。

初めに、営業部ではデスクトップ型のRPAを使ってみたのですが、使ってみると意外と難しくて、思うような成果を得られませんでした。

いざ自動化しようとした際、まずそのツールについて覚えるべきことが多くありました。そのツールを使うためのコマンドをたくさん覚える必要があったため、やりたいことを実現しようとしたときにもどうやって実装すればよいのか毎回調べたりと、習得に時間がかかってしまいました。

今振り返ってみると、デスクトップ型のRPAでつまづいた要因は、

ということだったように思います。

ー サポートの不足について、もう少し詳しく教えて下さい。

小島様：具体的には電話でのサポートしかなかった点をもどかしく思いました。電話だけでは、私達がどこでつまづいているかをお伝えするのも大変で、なかなか伝わりませんでした。

サポートの方に弊社まで出向いていただいて画面をお見せできれば、何が問題だったのか特定するのも早かったのだと思います。しかし、来ていただくためには＋αのサポート費用が都度必要という条件だったので、せっかくのサポートをあまり頼ることができず、営業部での自動化は暗礁に乗り上げてしまいました。現在では、デスクトップ型RPAは使っていません。

ー まず営業組織が先にRPAを導入されたということですが、社内申請はスムーズに進んだのでしょうか？

小島様：営業部門では、当該のレポート作成業務をアルバイトスタッフが行った場合の人件費と、RPAツールを導入する場合の費用を比較して社内提案を行った、と聞いています。この営業部門での実績があったので、サービス側の導入提案は比較的スムーズに進んだと思います。

AUTOROの導入は、やりたいことを全て実現できたのが決め手になった

ー AUTOROはどのようにお知りになったのでしょうか？

澤頭様：私達のサービス部門では、初めは営業部の方でRPAを使っていたのを横目で見ている形でした。ただ、自分たちの広告運用業務においても、先ほどお話したように毎日行っているルーティン業務を自動化したいというニーズはありました。そこで「営業ではRPAを使っているみたいなので、サービスの方でもRPAを使ってみよう」と検討が始まりました。

その時は特定のツールに決めていたわけではなく、ネット上を検索する、イベントや展示会に参加するといった形での情報収集からはじめました。調べてみたらRPAツールがいっぱいあって、自分たちのイメージに合うRPAとなかなか出会えませんでした。

佐々木様：経理請求系業務の自動化実績をアピールするRPAベンダーさんは多かったものの、私達が求めているような広告レポート業務を自動化した事例と出会えず苦労しました。

数あるベンダーさんに自分たちのやりたいことをお伝えし、具体的に相談できたのがチュートリアルさんともう1社さんでした。

ー AUTOROを選定された決め手はどのようなものでしたか？

佐々木様：実際にやってみたら上手くいったというのが決め手でした。

弊社ではRPAツールの選定にあたり、

などいくつかの条件がありました。

AUTOROは、その時考えていた条件を100％満たすことはできなかったのですが、別の手段をご提案いただくことで「レポート作成自動化」という目的そのものは全て達成できました。他社さんのツールは、残念ながら自動化自体が上手く実現できませんでした。

ー 自動化ワークフローの構築はどのような体制で取り組んでいらっしゃいますか？

澤頭様：私と佐々木の2名でワークフローを作り、部内へ展開しています。私たちへ依頼すること自体が手間なのか、待っていてもなかなか自動化対象業務の申し出が出てこないんです。ですから、自分たちから定期的に声をかけながら部内のルーティンワークを集め、ワークフローを組んでいます。

月2〜3回繰り返す作業などは、まだまだ運用者が手元でやってしまうことがあります。このような自動化されていないルーティンワークが部内にはまだたくさんあるので、そうした業務を洗い出しては日々ワークフローを開発している毎日です。

「上手く汲み取ってくれるサポート」があるからこそ、プログラミング知識がないメンバーでも自動化できた

澤頭様：RPAツールを探しているときに「やりたい業務を実現できたからAUTOROの選定に至った」というお話をしました。ただ、同時に「サポートなしでは難しそうだな…」ということも感じました。

導入検討時に、AUTOROを社内のシステム担当にも見てもらい評価してもらったのですが、システム担当からは「このツールはどちらかというと開発寄りだという印象だ。自分たちなら大丈夫だが、サービス側では使えるだろうか？」というコメントが返ってきました。

実際、システム担当から指摘された通り、自分たちには正直ちょっと難しかったのですが、ただ簡単なツールだと自動化可能な範囲が少なく、やりたいことができなかったんです。自分たちのやりたいことを実現するためにはAUTOROがどうしても必要だと判断し、導入に踏み切ったという経緯があります。

佐々木様：とはいえ、プログラミングの知識などは全くない2人なので、やはり簡単ではありません（笑）。ですので、チャットのサポートも毎日のようにお世話になっています。CSさんにはとにかくやりたいことを伝えて、指示してもらう、サンプルをもらうなどしながら解決しています。

サポートがないと自分たちだけでは構築できないだろうと今でも思っています。導入当初からサポートしてもらっているので、今ではこちらが伝えたいことを上手く汲み取ってもらえるのがありがたいと感じています。

小島様：何か困ったことがあった時にも、デスクトップ型と違ってわざわざ来てもらう必要がないのはクラウド型のメリットだと改めて感じています。同じツールを共有しているから、つまづいているところがすぐに伝わるし、導入当初からの付き合いなのでこちらのやりたいことをすぐに察してもらえて、困ったことがあってもすぐに解決できるのはありがたいですね。

澤頭様：始めの頃は、ひたすらCSへ問い合わせながらとにかくたくさんワークフローを作って慣れました。ワークフローはこれまでに80本以上は作ったと思います。

慣れるまではCSさんに代わりに作ってもらったり、そうでなくても管理画面の見方から用語の説明から、いろいろなことを手取り足取り直接教えてもらいました。初めは何が原因で上手くいかないのかも分からず、「セレクタって何？」など苦労したのを覚えています。

逆に言うと、「操作を覚えなくても使えるくらいの充実サポート」と言えるかもしれませんね（笑）。使っているうちに、いつの間にか自動化に必要な素養が身についていくのかもしれません。

ー AUTOROで一番活用されている機能はありますか？

佐々木様：サポートです！（笑）

澤頭様：実際、レスポンスがとても速いし、こちらの意図を汲み取ってくれる安心感があります。媒体側の仕様に関することなど外部要因でない限りは、大体の困りごとは解決できています。

ひとつひとつは小さくても、繰り返し業務はどんどん自動化したい

ー 最後に、この先の展望についてお聞かせください。

澤頭様・佐々木様：私達はプログラミング知識のない素人でしたが、CSの手厚いサポートのおかげでやりたかった自動化は実現できるようになりました。この先は、もっともっと自動化する業務を増やしていきたいと考えています。

小島様：今は自部署内での自動化がまだ道半ばですが、将来的には他のサービス部門にも培ったノウハウを共有すれば、より効率化できるかもしれないと考えています。また、営業側のレポートをサービス側で巻き取る事も考えています。営業部隊にもまだ担当者が手元でやっているルーティンワークがあるので、将来的には巻き取りたいですね。どんな些細な事でも繰り返し業務はどんどん自動化するように、社内へ働きかけていきたいと思います。

導入企業紹介

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Web Auto Robotの「AUTORO」で業務自動化