毎日100〜200通のスカウト送信に、年間で約500時間費やしていた

ー まず、AUTOROを活用する前の新卒採用業務について教えてください。

新卒採用では、主にスカウト媒体を活用して学生にアプローチしています。
当社の場合は、特定の条件に絞り込みすぎるというよりも、まずは一定数の母集団を形成することを重視しており、毎日100〜200通ほどスカウトを送っていました。

以前はこの作業を採用担当者2名で対応しており、1日あたり合計で約2時間、つまり年間だと約500時間ほどかかっていました。1人あたり1時間程度を、ほぼ毎日スカウト送信に使っていた形です。

ー かなり大きな工数ですね。

そうですね。スカウト送信自体は重要な業務ではあるのですが、手作業で対応していると、それだけでまとまった時間が取られてしまいます。

また、当時は基本的にテンプレート文面で送信していました。とにかく送信数を確保することが優先だったので、候補者一人ひとりに合わせた文章を作るところまでは、なかなか手が回っていませんでした。

ー テンプレート文面での送信に、課題感はありましたか。

はい。もちろんテンプレートでも送信はできますが、学生からすると「なぜ自分にオファーが届いたのか」が伝わりづらい面があります。

候補者ごとに「あなたのこういう点に魅力を感じた」「当社のこういう部分と合うと思った」と伝えられれば、より興味を持ってもらえるのではないかという期待はありました。

ただ、人が一人ひとりに合わせて文面を作成しようとすると、工数がさらに増えてしまいます。定型文を送るだけでも1日約2時間かかっていたので、個別文面まで人力で対応するのは現実的ではありませんでした。

工数削減と承諾率向上を期待し、スカウトの自動化を開始

ー スカウトの自動化を検討された背景を教えてください。

一つは、スカウト送信にかかる工数を減らしたいということです。

もう一つは、候補者ごとに個別の文章を生成することで、承諾率の向上が見込めるのではないかという期待がありました。

新卒採用では、学生にどれだけ興味を持ってもらえるかが重要です。単なるテンプレートではなく、その学生の情報を踏まえてスカウト文面を作れれば、反応も変わるのではないかと考えていました。

ー AUTOROの前にも、スカウト自動化関連のサービスを利用されていたということですが、どのような課題があったのでしょうか？

もともとは、AIでのスカウト文面作成・送信を専門的に提供している外部サービスを利用していました。新卒向けの主要なスカウト媒体と連携し、AIで文面を生成して送信するような運用です。

そのサービスを使ったことで、実際に承諾率が向上した時期もありました。AIによる個別文面の効果は感じていました。

課題として一番大きかったのは、運用変更のスピードです。

たとえば、採用状況を見ながら「今は男性学生へのアプローチを強めたい」「このタイミングでは文面を少し変えたい」といった調整をしたい場面があります。採用活動では、時期や母集団の状況に応じて細かくPDCAを回す必要があります。

しかし、外部サービスに依頼していると、変更をお願いしてから反映されるまでにどうしてもタイムラグが発生します。大きな問題というよりも、細かく改善したい時にスピード感が出しづらいことが課題でした。

また、文章のカスタマイズ性も課題の一つでした。
AIが生成する文面ではあるのですが、細かいニュアンス調整が難しく、「少しAIっぽい」「この候補者の魅力と当社のマッチポイントがうまくつながっていない」と感じることがありました。

もちろん何度か修正はしていただいていましたが、当社らしいスカウト文面に細かく寄せていくところまでは難しく、ある程度割り切って運用していた部分もありました。

既存のAUTORO活用をきっかけに、新卒スカウト自動化へ展開

ー AUTOROを新卒スカウト業務に活用することになった経緯を教えてください。

もともと当社では、別部署の業務でAUTOROを利用していました。

その業務では、社内で展開しているシステムに関する設定作業の一部を、AUTOROで自動化していました。システム上で行う作業自体は定型的なものの、依頼内容によっては対応件数が多くなり、人が手作業で進めるには大きな負担がかかることがありました。

そこで、そうした定型作業を人が一つひとつ対応するのではなく、AUTOROを活用して効率化していたという背景があります。

一方で、採用領域でもスカウト送信業務の自動化ニーズがありました。すでに別部署でAUTOROを活用していたこともあり、「新卒スカウトの送信業務にも活用できるのではないか」と相談したのがきっかけです。

ー AUTOROを評価されたポイントはどこでしたか。

一番は、運用を自社側でコントロールしやすいことです。
外部サービスにすべて任せるのではなく、自社の採用状況に合わせて条件や文面を調整しながら、より柔軟にPDCAを回せる点に魅力を感じました。

また、コスト面でもメリットがありました。スカウト送信数が多い場合、従量課金型のサービスでは費用がかなり大きくなることがあります。当社の場合、毎日100〜200通を送るため、固定費で運用できるAUTOROは費用面でも導入しやすいと感じました。

AIが候補者情報をもとに文面を生成し、AUTOROがスカウト送信を実行

ー 現在の自動化フローを教えてください。

現在は、OfferBoxやキミスカといった新卒向けスカウト媒体でAUTOROを活用しています。

大まかな流れとしては、まずAUTOROが媒体にログインし、スプレッドシートで指定した検索条件をもとに学生を抽出します。その後、学生の希望業種や希望職種、自己PRなどの情報を取得し、AIが当社との親和性を判定します。

そのうえで、AIが候補者ごとのスカウト文面を生成し、AUTOROが媒体上で送信まで実行する流れです。

ー 送信時間なども調整されているのでしょうか。

はい。基本的には、9時から19時くらいまでの時間帯に送るようにしています。
それ以外の時間帯に対象者を見つけた場合は、翌日の朝に送信されるようにするなど、運用上の調整もしています。

このあたりも、AUTOROのサポート担当者にかなり関わっていただきながら設計しました。単に送信を自動化するだけでなく、採用活動として違和感のない運用にできている点はありがたいです。

AI生成文面の品質は、実運用に耐えられるレベルに

ー AIが生成するスカウト文面について、品質面ではどのように感じていますか。

かなり実運用に耐えられる品質になっていると思います。
現在は、候補者のどこに魅力を感じたのか、その魅力がなぜ当社に合うのかという要素を入れながら文面を作れるようになっています。

以前は、「AIっぽさがある」「候補者の魅力と当社の訴求がうまくつながっていない」と感じることもありました。しかし、AUTOROのサポート担当者とやり取りしながら、プロンプトや出力内容を細かく調整していくことで、かなり自然な文面になりました。

ー 人が作成する場合と比べても遜色ない感覚でしょうか。

そうですね。適当に作るという意味ではなく、実務上の品質としては人が作る場合と大きな差はないと思います。

人が一人ひとりに合わせて同じような文章を作ろうとすると、定型文を送る場合の何倍もの時間がかかります。その作業を自動化できているのは大きいです。

ー 学生側の反応に変化はありましたか。

まだ検証期間中の部分もありますが、定型文で送っていた時に比べると、「なぜオファーされたのか知りたい」といった保留に近い反応は減っているように感じます。

それが直接、承諾や辞退にどう影響しているかは引き続き見ていく必要がありますが、少なくとも候補者ごとに理由を伝えられることは、学生体験の面でもプラスだと思います。

スカウト送信の工数を削減し、学生と向き合う時間を創出

ー AUTORO導入による効果について教えてください。

最も大きいのは、スカウト送信にかかっていた工数を削減できたことです。
以前は2名で1日約2時間かけていた作業を自動化できたため、月で見ると約40時間以上の時間を他の業務に使えるようになりました。

ー 削減できた時間は、どのような業務に充てていますか。

当社の新卒採用チームは、採用活動だけでなく、研修設計やオンボーディング、新入社員フォローまで担当しています。
そのため、スカウト送信に使っていた時間を、面接対応、内定者フォロー、選考中の座談会、研修計画、学生体験を高める施策などに充てられるようになりました。

採用では、学生と直接向き合う時間や、選考体験を改善する時間がとても重要です。スカウト送信のような定型作業をAUTOROに任せられることで、人が価値を発揮すべき業務に集中しやすくなりました。

ー 承諾率などの成果にもつながっていますか。

スカウトの承諾率は時期によって変動しますが、スカウトの自動化を導入したことで、以前よりも2〜3%ほど向上した時期がありました。

また、承諾率が上がることで母集団形成が進み、その後の面談数や内定承諾にも間接的に影響していきます。単に送信作業を減らすだけではなく、採用活動全体の成果につながる取り組みに時間を使えるようになったことが大きいと感じています。

チーム内からも「スカウト自動化を導入してよかった」という声

ー 社内の反応はいかがですか。

採用チーム内での反応はとても良いです。
自分たちの工数が大きく削減されているので、「今思えばAIでスカウトを自動化できたのは本当によかったよね」と話すことがあります。

また、AUTOROは採用チームのPC上で動いているため、他部署のメンバーがその様子を見て「これは何？」と興味を持つこともあります。説明すると「すごくいいね」と言われることもあり、採用チーム以外からも関心を持たれています。

実際に、採用業務での活用をきっかけに「他の業務でも自動化できるのではないか」という声が社内で上がるようになり、AIや自動化を活用して業務を改善しようという意識も高まっています。採用領域だけでなく、他部署への展開も視野に入れながら、全社的な業務効率化につながる取り組みとして期待しています。

ー AI活用に対する不安はありましたか。

最初にスカウトの自動化を導入する時は、AIで作成した文章であることが学生に伝わってしまった場合の印象に、少し不安がありました。

「AIっぽい」と感じられてしまうと、学生の気持ちが離れてしまうのではないかという懸念です。

そのため、AIらしさを感じさせない文面にすることや、違和感のない表現に調整することは意識していました。AUTOROで運用する現在も、最終的には人が確認しながら品質を担保しています。

採用担当者が本来注力すべき業務に集中するための自動化

ー 最後に、AUTOROを活用して感じている価値を教えてください。

スカウト送信は採用活動において重要ですが、作業自体は定型化できる部分も多い業務です。そこをAUTOROに任せることで、採用担当者は候補者対応や採用計画、内定者フォローなど、人が向き合うべき業務に時間を使えるようになりました。

また、AIで個別文面を生成することで、単なる送信自動化ではなく、候補者ごとに合わせたアプローチができる点も大きいです。

AUTOROは、AIと人の役割分担をしながら、採用担当者の働き方を変えるツールだと感じています。今後も、採用活動の中で自動化できる部分はAUTOROに任せながら、学生との接点づくりや採用体験の向上に注力していきたいです。

ー ありがとうございました。

Web Auto Robotの「AUTORO」で業務自動化