業務効率化のツールとして、AI OCRが近年注目を集めているのをご存知でしょうか？OCRとは、手書きの帳票やPDF、画像データの文字をデジタルデータに変換する仕組みやソフトのことです。AI OCRは、そのOCRにAIの技術を組み合わせたものです。AI OCRだけでも業務の効率化ができますが、RPAと組み合わせることでさらなる効率化を図ることができます。この記事では、AI OCRとRPAの概要、AI OCR×RPAでできること、活用事例もあわせてご紹介します。

AI OCRとは

OCRとは

まずOCRについて解説します。OCRとは先ほども述べた通り、紙の帳票やPDF、画像データの文字をデジタルデータに変換する仕組みやソフトのことです。
OCRは働き方改革やコロナ禍によるテレワークの普及により、紙の書類作業からデジタルの作業へ移行するために今注目を集めています。
具体的な活用事例としては、税理士法人の税務書類作成における通帳のデータの転記業務や、とある不動産会社のFAXによる申し込み書作成業務にOCRを導入することで、業務効率化に成功しています。

AI OCRとは

AI OCRとは、OCRにAI（機械学習やディープラーニング）の技術を組み合わせたものです。
OCRと何が違うのかと言うと、OCRには変換できる文字はPCなどで作成された文章をプリントアウトしたもの、つまり印字しか変換できず、手書きの文字は変換できないという問題がありました。手書きは文字の筆跡や大きさが違うため、文字だと認識できずに変換することができなかったためです。
しかしOCRに機械学習やディープラーニングを組み合わせることで、手書き文字の読み取りを繰り返し学習することが可能になりました。これにより、AIが手書きの文字の内容を識別できるようになったのです。これがAI OCRと呼ばれています。OCRから一歩進んだ技術として、AI OCRは今注目を集めています。
具体的な活用事例としては、イベントのアンケートや情報データ入力にAI OCRを導入して業務を効率化をしたり、紙で行っている日報業務のデータ読み取りにAI OCRを活用してミスの削減などに効果を上げています。

RPAとは

RPAは「Robotic Process Automation」の略で、PC上で行う業務をロボットで自動化するテクノロジーです。ここで言うロボットとは、クラウドやPC上で動くソフトウェアのことを指します。
RPAは日常で行うルーチンワークを自動化する用途でよく使用されます。例えば、反社チェックや、Excelなどにデータを転記する作業、日次のレポート作成が挙げられます。
このRPAとAI OCRを掛け合わせることにより、AI OCRだけではできなかった更なる業務効率化を実現できるとして期待がかかっています。

AI OCR×RPAでできること

ではRPAとAI OCRを掛け合わせることで具体的に何ができるようになるのでしょうか。

データ入力まで一貫して自動化

AI OCRだけでは文字を読み取ることはできましたが、その後のデータ入力作業は人の手で行う必要がありました。
しかし、このデータ入力作業をRPAが代行することで文字の読み取り〜データ入力までの一連の作業を一貫して自動化でき、業務を大幅に効率化させることが可能になりました。

RPAで入力ミスを削減

AI OCRで正しく文字を読み取ることができても、その後のデータ入力で入力ミスが起きれば正しいデータを登録することができず本末転倒です。しかし人の手で行う以上、どうしてもミスは発生してしまいます。
そこで代わりにRPAを活用することで、データの入力ミスを0にすることができます。業務効率化ができるだけでなく、作業の正確性も上げることができるようになります。

社員のモチベーションがUP

データの入力は単純作業ですが、それゆえに疲弊しやすく社員のモチベーション低下に繋がる恐れがあります。しかしRPAに任せることで、単純作業に社員が追われることがなくなり、よりクリエイティブな業務に携わることで社員のモチベーションを維持することができます。

AI OCR×RPAの活用事例

AI OCRとRPAを組み合わせることで、大幅な業務効率化に成功した事例がいくつもあります。その中のいくつかをご紹介します。

AI OCR×RPAの活用事例1:基幹システムのデータ入力を自動化

とある会社では、紙の書類をPDFで保存すると、RPAがAI-OCRで情報を読み取り、基幹システムへ自動入力するという形で運用しています。
AI-OCRが書類の種類を判別して必要データを抽出し、データの入力をRPAに任せることで、人の手によるミスが発生することがなくなり、業務効率化の大きな成果を上げることができました。

AI OCR×RPAの活用事例2:発注書・請求書のデータ入力を自動化

経理の業務では、取引先からの大量の紙の発注書、請求書を目視で確認して、手作業で会計システムに登録する業務があります。特に月末や年度末などの繁忙期は業務が集中するため、社員が疲弊しがちです。
しかしAI OCRとRPAを導入することで、書類の種類の仕分けから文字の読み取り、会計システムにデータを登録する一連の作業を自動化することできます。社員が単純作業に追われる必要がなくなり、会社全体の生産性を向上させることが可能です。

AI OCR×RPAの活用事例3:毎月数千件の申請書の処理を自動化

地方自治体、不動産業界、通信業界では、毎月数千件に及ぶ顧客から膨大な数の手書きの申請書が届きます。
手作業で申請処理をすると気が遠くなりそうですが、AI OCRとRPAを活用することで申請処理を自動化し業務を大幅に効率化させることができました。結果的に従業員の負荷が減っただけでなく、そのぶんの時間を顧客対応に割けるようになったため顧客満足度も向上する効果をもたらしました。

AI OCR×RPAの活用事例4:納品書からの在庫管理を自動化

AI OCRとRPAを活用し、デジタル化を進めることでスピーディーな在庫管理が実現できます。
具体例を挙げると、納品書に記載されている商品名や数量のデータをAI OCRで読み取り、RPAで在庫管理システムに自動反映させることで、滞りなくスピーディーな在庫管理ができます。それによりタイムリーな在庫数の把握と商品の売れ行きの推移の確認を素早く行うことができます。

AI OCR×RPAの活用事例5:顧客リストへDMを配信する作業を自動化

AI OCRとRPAは、経理の作業に留まらず営業やマーケティング活動にも活用できます。
紙の名刺や顧客リストからAI OCRでデータを読み取り、CRMやMAツールに入力、そこからそのリストをもとにDMを配信する作業までRPAで自動化することが可能です。

AI OCR×RPAの活用事例6:バスの無料乗車券の申請業務を自動化

東京都港区の事例をご紹介します。
東京都港区は東京23区の初めての試みとして、AI OCRとRPAを導入しました。港区のコミュニティバス「ちぃバス」の無料乗車券の申請業務において、利用者から提出された手書きの申請書を読み取り、システムに入力する作業をAI OCRとRPAを活用して自動化しています。これにより年間900時間程度の業務量削減が見込まれています。

参考：https://www.city.minato.tokyo.jp/houdou/kuse/koho/houdouhappyou/documents/20180831-11ai.pdf

まとめ

AI OCRだけでも業務の効率化が可能ですが、その後のデータ入力までRPAで自動化することで更なる業務の効率化が可能です。また、RPAを導入するとデータの入力だけでなく、日次レポートの作成、反社チェック、採用スカウトのメッセージ送信など幅広い業務を自動化することができます。AI OCRだけでなく、RPAの導入も一緒に考えてみてはいかがでしょうか。

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