- どうしてもレポート作成に時間と労力がかかる
- レポートがボトルネックになり、新規受注に影響が出そう
- アウトソースかツールを使うか、どうすればよいか
- クラウド型RPAで広告レポート作成を自動化
- 様々な媒体や社内システムと連携可能
- 広告レポート以外の業務へも展開できるのでROIが良い
目次
広告レポート作成が、新規受注の妨げに？
多忙な広告運用業務の中でも「レポート作成」は多くの時間と労力が必要なので、大変な業務です。貴社でも業務時間中の多くの時間をかけて、レポート作成に追われているのではないでしょうか。
取り扱う媒体や案件数が増えれば増えるに従って、レポート作成業務がビジネス全体のボトルネックになってしまうこともあります。レポート作成に時間がかかるために業務を担当できるリソースが枯渇してしまうことから、新規案件をこなせるキャパシティがなくなり、最終的には営業活動にブレーキをかけざるを得ない、なんてことも…。
また、慢性的に多忙な状況が続くと、レポート作成を担当するスタッフの残業に繋がることや、単純作業を長期間繰り返すことによる士気の低下などといったデメリットも懸念されます。
どうやって広告レポート作成業務を効率化すればよいか？
このボトルネックを解消するためには抜本的な業務効率化を実現し、人は本来行うべき分析や提案・施策・社内外でのコミュニケーションにより多くの時間を使えるようにしなければなりません。
社内リソースをレポート作成業務から開放するため、すぐに思いつく選択肢は2つあります
- 業務を社外へアウトソースする
- レポート作成自動化専用ツールを使う
それぞれの選択肢を詳しく見ていきましょう。
まず、社外へアウトソースする場合、次のようなデメリットが考えられます。
- 納品物の仕様や品質基準、業務プロセスなど定義やドキュメントが必要
- 作業ノウハウが社内に蓄積されない
- 発注から納品まで一定の時間がかかる
- 品質にある程度バラつきがあるかもしれない
- 発注する業務が増えれば増えるほど外注費が増える
反対に、レポート作成自動化専用ツールを使う場合、次のようなメリットが考えられます。
- 専用ツールなのですぐに使い始められる
- 人とは違いミスなく正確に繰り返すことができる
- 一度ワークフローを組み立てれば、引き継ぎも簡単
- 業務量が増えればツール費は増えるが、アウトソースより安価に収めることも可能
「いかにして限られた社内リソースを効率的に使いアウトプットを増やすか？」という観点では、どちらの手段でも一定の効果がありそうです。
しかし、アウトソースすると業務自体を外部へ切り出すことになりますから、外部リソースの稼働コントロールと成果物の品質コントロールがどうしても必要になります。また、業務プロセスの改善や使用ツールに関するノウハウが社内には蓄積されませんので、長い目で考えた時にはツールで自動化するメリットは見逃せません。このあたりは各社様の方針にもよりますので、経営判断として慎重に検討してください。
ちなみに、広告レポート作成専用ツールでは様々なものが利用されています。探してみるとAdNote, ATOM, glu, アドレポ, Lisket …といった各社様のツールが利用されているようです。
第３の選択肢：「RPAツールで自動化」
社内へノウハウを蓄積しながら抜本的な効率化を図る手段としては、「ツールを使った自動化」の方が魅力的に見えます。
ここで弊社がおすすめしたいのは、ツールを使った自動化の中でも広告レポート作成ツールとしてRPAをご活用いただくという、言わば第3の選択肢です。
広告レポート自動作成専用ツールでの自動化だと、メリットは多いものの、次のようにいくつか懸念もあります。
- そのツールが対応している媒体との連携が前提となり、自動化できる範囲に制限が生じることも
- 業務が増えれば増えるほどツール費が増える
- 広告レポート作成自動化以外の業務には使えない
この点、RPAツールを使えば、専用ツールのメリットに加えて、さらに次のようなメリットも追加されます。
- 連携可能な媒体に制約がない
- 自動化可能な操作が幅広い
- APIがあっても、APIがない場合でも問題なく自動化できる
- データの中間加工、SFA/CRMへの格納、関係者への通知など、複雑な業務もすべて自動化できる
- レポート作成はもちろん、それ以外の業務自動化へ展開可能
専用ツールでないため使い始めにはワークフローの設定が必要になりますが、広告レポート作成のユースケースを数多く持っているツールベンダーやCSチームと組むことができれば導入初期のハードルはグッと下がります。
また、「媒体からレポートに必要なデータを取得し、フォーマットを整えてから転記する」という一連の業務に加え、タイマーや何かしらの外部アクションをトリガーにしたワークフローの起動、CRM/SFAとの連携、メールやメッセンジャー等での通知など関連する一連の業務すべてを自動化しておけば、レポート作成の作業には全く人手を割かないことも視野に入ってきます。
広告レポートの自動化をRPAツールを使う時のメリットは、「一連の業務全体を対象に、必要な範囲で自動化できる柔軟さ・懐の深さ」といえるでしょう。
クラウドRPA型での広告レポート作成自動化は「工数・コスト削減」ではなく「積極的な増産投資」
クラウド型RPAを広告レポート自動化ツールとして使っていただくことで、これまでよりも人手をかけず、これまでと同じ品質・量のアウトプットを確保できます。自動化が軌道に乗ったあとは、人を増やさずにこれまでよりもアウトプット量を増やすことも可能になります。
ツールを使う際、まずは目の前の業務課題に対する工数・コスト削減が成果として期待されます。適切なツールを上手く使って定着させることができれば、これまで人が作業していた時間をそっくり削減できることになります。
また、繰り返し業務をミスなく深夜早朝・休日なども含めて長時間繰り返せるようになるので、その分人が作業をするよりもはるかに多くのアウトプットを作り出すことが可能になります。
「業務効率化×アウトプットの増加」の相乗効果で、これまでと同じ体制のまま、これまでよりも飛躍的にアウトプットを増やすことが可能になります。
その結果、案件を増やせば増やすほど売上が増えるのにコストが増えない、つまり利益を増やすことに直結します。
クラウド型RPAツールを使った広告レポート作成の自動化への取り組みは、位置づけとしては「工数・コスト削減」ではなく「積極的な増産投資」と捉えるべきなのです。
クラウド型RPAなら「AUTORO」
AUTOROの製品紹介資料を無料でダウンロードいただけます。
製品の特徴や導入のメリット、ご活用事例などをご紹介しています。
