メール文面の作成パターンが多く、人手では量とスピードの両面で追いつかない

ある広告媒体の運営企業様では、広告主様から発注を受けた広告を適切なタイミングで適切な場所へ掲載します。そして、発注いただいている広告が予定通り掲載開始されたら、広告主様へメールでお知らせします。

ある媒体運営社様の「広告が掲載されたら広告主様へお知らせする」という業務では、通知すべきメール文面を少しずつ異なった内容で作る必要があり、かなりの手間と時間がかかっていました。

広告の発注が毎月数100件から時には1,000件を超えるようなこともこともある中、毎日何本もの受注業務と掲載後の通知を常に正確に実行し続けることが求められます。

この状況の中、広告主様×受注内容×掲載日のパターンが膨大にあり、お知らせするための内容を確認し、その都度適切なメール文面を正確に作成するのに担当者は悪戦苦闘していました。求められる量とスピードが、人手でまかなえる範疇を超えつつあったのです。

この業務に対しては、当然いくつかのパターンを定義しながら組み合わせるという形で効率化を図っていました。しかし、組み合わせパターンが多く複雑で、しかも数が多くスピーディーな対応が求められることから、この業務を人手でやり続けるのが困難になっていました。

複数パターンに応じたメール文面の作成をRPAで自動化、連絡がスピードアップ

業務自体は「あらかじめ決められた判別ルールに従って通知用のメール文面を組み立てる」というシンプルなものです。シンプルな業務ゆえに、多くの時間と費用をかけてまでこの業務を自動化するようなシステムを開発しても、目に見えた投資対効果はあまり期待できなさそうな状況です。

かといって、このまま手作業を続けるのは限界であり、かつスプレッドシートの関数を用いてセル参照しながら文字列を組み合わせるといった簡単な作業でもありませんでした。

そこで、クラウド型RPA「AUTORO」でこの業務を自動化しました。

担当者は受注時にルールに従って「管理シート」へ必要事項を記入するだけで、あとはAUTOROが通知用メール文面をケースバイケースで正確に生成してくれます。担当者はその日に予定されている広告が掲載されているか確認したら、メール文をいちから作成することなく、すぐに広告主様へメール連絡できるようになりました。

業務整理の前に自動化したほうがよいケースもある

今回のケースでは、まずは目の前の既存業務をRPAに置き換えることで業務全体がスムーズに流れるようになりました。人手で行っていた作業をそのまま自動化したイメージです。

生産性向上の取り組みにおいては、「業務整理で80%効率化、残り20%をRPAで自動化」というのが理想的だと言われます。

しかし一方で、業務整理をするための余裕がなく、今すぐになんとかしなければならない課題があったとしたら、一旦その業務を自動化したほうがよいケースもあります。自動化によって余裕を生み出したら、生まれた余裕を使ってあらためて業務全体を見直すというアプローチです。

既にリソースが枯渇しているような切羽詰まった状況においては、あえて既存業務をそのまま自動化してから、次のステップで大ナタを振るって業務整理を行うといったステップを辿った方がよいこともあります。このあたりは、理想と現実のほどよいバランスを探しながら、着実に前進できる落とし所を見つけたいものですね。

クラウド型RPAなら「AUTORO」