定型業務が多いものの、請求書の作成や入金管理など、ミスが許されない経理業務において、多くの企業は業務効率化を図ろうとしているのではないでしょうか？
そんな中、DX化、業務効率化の有効な手段の一つとして注目されているのが「RPA」です。今回は、経理部門におけるRPAの活用事例や運用のポイントを紹介していきます。
RPAの概要
まずは、RPAについて簡単に解説いたします。
RPAとは
RPA(Robotic Process Automation / ロボティックプロセスオートメーション)とは、コンピューター上のソフトウェアロボットを使って人間の手作業を自動化する技術を指します。日々のルーティンワークや単純作業を効率化し、仕事の生産性を向上させることができます。
RPAが得意とする業務は、①繰り返しのタスク、②ルールベースのタスクです。これらに当てはまるものであれば基本的にどんな業務でも自動化できると考えて良いと思われます。
RPAが活用される業務のいくつかを下記にて紹介していきます。
- データ入力： データの登録・更新やExcelの操作など。正確性が向上し、時間とリソースが節約されます。
- 帳票作成： 請求書や報告書など書類の作成。人的ミスの可能性が低減し、生産性が向上します。
- メール自動送信： 定型文によるメールの一斉送信。迅速かつ一貫性のあるコミュニケーションが可能です。
- 情報収集： ウェブサイトの情報をスプレッドシートなどに転記する。大量のデータを素早く処理し、分析に役立てることができます。
RPAの導入メリットとしては、業務効率化やコスト削減、ヒューマンエラーの減少などが挙げられます。
これらのことから、事務作業や定型作業が多い経理業務において、RPAの導入は非常に大きなメリットをもたらすことが期待できます。
経理業務においてRPAを導入するメリット
このようにRPAは業務効率化において非常に活用できるツールだということが理解できたかと思いますが、経理部門へ導入させることでどのようなメリットをもたらすことができるのでしょうか？
業務時間の短縮
まず、RPAの導入により定型作業を自動化することで、大幅な作業時間の削減が可能です。
請求書処理や仕訳入力、データ集計などの単純作業を自動化することで、従来は手動で行われていた作業の処理時間を大幅に削減できます。これにより、経理チームはより付加価値の高い業務に集中することが可能となります。
また、人の手で作業をしていると、疲労や単純作業へのモチベーションの低下から、処理速度が落ちてしまうケースがあります。しかし、RPAであれば長時間同じ作業を繰り返しても処理速度が落ちることはないですし、365日24時間、営業日に限らず稼働が可能です。その結果、業務時間の短縮に加え、経理部門での業務の属人化を避ける効果も期待できます。
ヒューマンエラーの防止
経理業務は金銭を取り扱うため、些細な計算ミスも許されないケースが多いです。特に、企業が成長するにつれて扱う金額も大きくなれば、一つのミスが大きな問題に発展することも考えられます。それほどに、経理業務には正確性が非常に重要と言えるでしょう。
その点、RPAは事前に設定されたルールに基づいて作業を行うため、人為的なミスを大幅に削減することができます。人が行う作業には、どれほど気をつけていたとしてもケアレスミスなどが発生する可能性がありますが、RPAならルールを一度設定すれば正確に業務を遂行してくれます。
量が増えれば増えるほどミスが起きる確率やリスクも増えるため、人間の代わりにRPAを活用しミスを防止するということは、経理業務において非常に大きなメリットといえます。
コストの削減
たとえば、請求書の作成や交通費の清算、売り上げ伝票の管理など、大量の定型作業をRPAに委任することで、人件費の削減につながります。その結果、企業は効率的な業務処理を実現しつつ、人材の負担を軽減し、業務の品質を向上させることができます。
加えて、RPA導入により定型作業から人の手を解放することができれば、より生産性の高い業務へ人材を割り当てることが可能です。
また、RPAを活用することで、担当者の退職に伴う新たな人材の採用や、教育にかかる費用の削減も期待できます。RPAを活用することにより、人を雇用することに伴う諸経費や時間的なコストの削減も可能です。
もちろん、RPAの導入や運用には一定の費用がかかってしまいますが、その費用と効果を比較すると、結果的にコストを削減できると考えられます。
経理部門におけるRPAの活用事例
ここまでRPAで得られるメリットを解説してきましたが、実際の経理業務において、どのような形でRPAを活用することができるのでしょうか。
今回はいくつかあるうちの一例をご紹介していきたいと思います。
請求書の処理と支払い管理
請求書は取引のやりとりを証明する重要な書類なため、それを取り扱う業務は経理業務の中でも特にミスをしてはいけないものになるでしょう。加えて、こういった業務は取引先企業の増加に伴い作業量が増えていく傾向にあるため、よりシビアに取り組む必要があります。
ですがRPAを活用することで、請求書処理や支払い管理の効率が向上し、人為的なミスや遅延を軽減することができます。
まず、RPAは請求書をスキャンし、必要な情報を抽出します。これにより、手作業でのデータ入力作業が不要となり、時間と労力を節約できます。抽出された情報は、会計システムに自動的に入力されるため、データの正確性が確保されます。
上記のように、請求書関連の一連のプロセスを自動化することが可能です。
作成した請求書を複数人でダブルチェックなどしていた場合は、その作業も削減することができますし、浮いた人員を他の業務へ充てることもできるでしょう。
経費精算の処理
社員からの申請、上司の承認、経理担当者による確認や仕分け、精算など、複数の確認作業がある経費精算業務は、RPAの導入により効率化することが可能です。
例えば、交通費の経費計上では、従業員がホームページで経路や運賃を調べて申請内容と突合するケースがあります。これは基本的にルールに従う定型業務ですので、RPAにチェックルールを設定すれば、申請内容が支払いルールに適合しているかを自動で確認することができます。
また、RPAと紙面の文字データをスキャンしてデジタル化する「OCR」と呼ばれるツールを併用することで、紙の領収書の読み込みを行い、データ化してツールへ格納することも可能です。RPAとOCRの組み合わせは、経理業務だけではなく、様々な業務の自動化へ応用することができるでしょう。
伝票のデータ入力
企業によっては膨大な作業量となってしまう伝票データの入力業務ですが、こういった業務はその負担の大きさから、ヒューマンエラーが発生しがちという側面もあります。
RPAの活用により、こういったデータ入力、転記作業の自動化が可能となります。
売上明細の出力や指定フォーマットへの変換、会計システムへの再入力などの一連のプロセスを自動化することができ、人の手が入らないため、入力ミスが発生することなく業務を遂行することができます。
また、メールで届いた伝票データをRPAが読み取りシステムへ入力、その後書類作成まで行うといった形での自動化も可能なため、業務の処理時間削減に加え、経理担当者の負担も大幅に軽減することができるでしょう。
RPAの選び方と導入時のポイント
それでは、RPAを導入する際にはどのようなポイントを抑えておく必要があるのでしょうか。RPAの導入や運用を失敗しないためにも、抑えておくべきポイントを把握しておくことは非常に重要です。
この章では、RPAの選び方と導入時のポイントについていくつか紹介していきます。
ニーズにあった種類の選択をする
RPAツールには、デスクトップ型、クラウド型、サーバー型の3つの種類があります。
一つずつ、簡単に解説していきます。
デスクトップ型のRPAツールは、パソコンにソフトウェアをインストールして使用します。主な特徴として、比較的安価で小規模な業務の自動化に向いており、オフラインでの利用が可能です。
ただし、大規模な自動化や他の作業との同時実行には不向きで、ユーザーがアップデートを管理する必要があります。
クラウド型のRPAツールは、クラウド上で提供され、インターネットに接続して利用します。クラウドサービスやインターネット上の作業を効果的に自動化でき、スケーラビリティにすぐれているため、幅広い業務自動化が可能です。また、クラウド上で動作するため作業中や休日・夜間でも動作してくれる点や、ベンダー側でアップデートを行うため、常に最新の状態で使用できる点も特徴です。
一方で、オフライン環境では利用できず、一部のローカル作業が自動化できない場合があります。
サーバー型のRPAは、自社でサーバーを用意して導入します。大規模な業務の自動化に向いていますが、初期コストが高く、サーバーの運用と増設に伴うコストが発生します。スケーラビリティは低く、リソースを増やすにはサーバーの増設が必要です。
RPAツールの選択時には、こういったメリットやデメリットを踏まえ、自社の状況に合わせたツールを選択する必要があります。
運用ルールや運用体制を整備する
RPAは基本的に、作成されたワークフローに沿って業務を行うツールです。そのため、期待する効果を得るためには適切なルールでのワークフロー作成が必要となっています。
誰がどのような意図でワークフローを作成したのか、誰が運用しているのかなどを不透明にしないためにも、運用ルールや運用体制の構築は必須だといえます。
また、トラブルが発生した際や新たに業務自動化を行いたい場合など、導入したRPAツールについて、ある程度全体像が把握できている人材は必要です。
そのためにも、ツール導入の段階で担当者を配置することは重要なポイントとなっています。
サポート体制が充実しているかを確認する
サポート体制を確認しておくことで、RPA導入後の不安は大きく減らすことができます。
有償なのか無償なのか、プランによって変動があるのか、トラブル発生時の返答のスピードなど、RPAツールを提供する企業によって提供体系は様々なので、なるべく詳細に確認しておくことが必要です。
サポート体制が充実しているRPAツールを選択することで、より安定した長期運用と自動化業務の拡大が期待できます。
自動化したい業務について整理する
様々な業務がある中で、自動化したい業務はどの業務なのか、自動化することによって効果を得られる業務はどの業務なのか、事前に洗い出ししておくことが重要です。ルーティンワークや繰り返し作業が多い業務や、高頻度で実行が必要な業務、入力ミスが起こりやすい業務がRPAでの自動化に向いています。こういった業務の洗い出しをしておくことで、ゴールを見失うことなくRPAの導入を行うことができます。
また、合わせて業務プロセスを整理しておくことも大切です。事前に業務プロセスを明確化しておくことで業務の標準化にもつながりますし、ワークフロー設定の際にもどの部分を自動化するべきなのか、どういった形で設定を行うべきなのか、スムーズに設計することができるでしょう。
まとめ
経理部門において、RPAを導入するメリットから具体的な事例までを解説してきました。
経理部門の業務には、RPAでの自動化へ向いている定型作業が多くあります。そのため、企業で初めてRPAを導入する場合や、トライアルとして試してみる際には、比較的すぐにRPAの効果を感じられるかもしれません。
今回のこの記事が、多くの経理担当者の業務が効率化され、負担が軽減されることへ繋がってくれればと思います。
導入においてのポイントなどを正しく抑え、効果的にRPAを運用していきましょう。
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