様々な企業で導入され、そのもたらす効果で注目を集めているRPA。人手不足や業務量の多さから慢性的に多忙と言われている不動産業界でも、RPAの導入が進んできているというのはご存じでしょうか？
とはいえ、初めて導入する際には「業務がどう変わるのか？」「本当にきちんと効果を出せるのか？」など、不安なことも多いかもしれません。
この記事では、不動産業界でRPAを導入することがどのような効果をもたらすのか、メリットや導入のポイントも踏まえて解説していきます！
不動産業界が抱える課題
まず、不動産業界が抱えている課題について、簡単に解説していきます。
厳しい労働環境
不動産業界では高額商品を扱うため、内覧・商談・契約に時間がかかります。車両での移動も多く、そこに事務作業が加わると、必然的に長時間労働になってしまいます。不動産業の平均残業時間は他業種よりも長く、全業種平均の約47時間に対して、不動産業は平均で64.8時間にも及びます。過労死労災認定の目安である80時間を超えるケースも報告されているようです。
平均勤続年数が他の業種よりも短いのも、残業時間の長さが原因の一つと考えられます。業界全体として残業時間の短縮が急務となっており、効率的な働き方が課題となっています。
特に街の不動産屋などは人材不足も深刻で、デジタル化が遅れ気味です。未だに手入力や手書きでの帳票・日報の作成・管理を行う企業もあります。
人材不足と担い手不足
不動産業界に限らず、日本では世界的にみても類を見ないスピードで、少子高齢化と人口減少が進行しています。これらが進行していくことにより、当然ながら労働力人口も共に減少していきます。
引用：
経済産業省 第6回 産業構造審議会 2050経済社会構造部会「人生100年時代に対応した「明るい社会保障改革」の方向性に関する基礎資料」
少子高齢化が進むにあたって日本の生産年齢人口は減少し、出生率も低く推移しています。これにより労働市場への新しい労働力の供給が不足しており、将来的にも労働力の減少は進行していくと懸念されています。
このような状況下で、不動産業界はさらに厳しい状況に直面しています。
厚生労働省の「令和3年雇用動向調査結果」によると、不動産業・物品賃貸業の就業状況は、2021年に入職者が87.2万人、離職者が90.7万人でした。
人材採用が難しくなっている中で、不動産業界では離職者数が入職者数を上回る状況が続いています。
入職超過率もワースト5位のマイナス数値となっており、人手不足が業界全体の大きな課題となっています。人材不足はサービス品質の低下や業界全体の競争力低下にもつながるため、担い手育成は喫緊の課題です。
RPAを不動産で活用するメリット
このように様々な要因で課題を抱えている不動産業界ですが、RPAを導入することでどのような効果があるのでしょうか？
RPAとは
そもそもRPAとはどういったものなのか、簡単に紹介します。
RPA(Robotic Process Automation / ロボティックプロセスオートメーション)とは、コンピューター上のソフトウェアロボットを使って人間の手作業を自動化する技術を指します。日々のルーティンワークや単純作業を効率化し、仕事の生産性を向上させることができます。
RPAが得意とする業務は、①繰り返しのタスク、②ルールベースのタスクです。これらに当てはまるものであれば基本的にどんな業務でも自動化できると考えて良いと思われます。
例えば、特定のイベントが発生した時に自動的にタスクを割り当てることや、タスクの進捗状況を監視してリマインダーを送ることなど、ある程度複雑な条件下でもRPAは機能します。
では、不動産業界においてRPAはどのようにメリットをもたらせるのでしょうか。
業務の効率化で従業員の負担を軽減
まず、不動産業務におけるルーチンワークを自動化することが可能です。具体的には、物件情報や顧客情報の管理、契約書類の作成などが自動化されます。これにより、作業時間が大幅に削減されるでしょう。
RPAは人間よりも迅速に作業を実行することができ、物件情報の更新や顧客情報の入力などの定型業務を効率的に処理します。その結果、人件費の削減も実現できる可能性があります。
ヒューマンエラーの削減
気をつけていたとしても、人間は繰り返しの単純作業によって集中力が低下し、ミスを犯しやすくなってしまいます。特に顧客情報や物件情報の登録におけるミスは、顧客からのクレームを招き、時には深刻なトラブルに発展する可能性があります。
一方、RPAは単純作業を得意とし、ミスなく正確に作業を繰り返すことができます。そのため、人的ミスが最小限に抑えられ、業務の品質が向上すると見込まれます。さらに、正確な作業の実行により、従業員は精神的にも安心して業務に取り組むことができます。結果として、顧客満足度が向上し、業務効率も向上することが期待できます。
残業時間の削減
RPAによるルーティンワークや単純作業の自動化は、人間が行う作業を大幅に削減し、日々の業務工数を劇的に減少させることができます。その結果、従業員は膨大な業務量をこなす必要がなくなり、労働時間を大幅に削減できると考えられます。
この効果により、残業や休日出勤を抑制することが可能となり、従業員のワークライフバランスの向上が期待できます。残業時間の減少は、従業員のプライベートな時間の増加につながり、従業員の満足度を高め、会社へのエンゲージメントを促進する効果も期待されます。
RPA導入で具体的に何ができるか
ここまで、RPAがもたらすメリットについて解説してきましたが、実際の不動産業界の業務において、どのようなことへ活用できるのでしょうか。
今回は、いくつかあるうちの一例をご紹介していきたいと思います。
物件情報の収集・登録
不動産業界で日常的に行われる物件情報の収集や更新作業を、RPAで自動化することが可能です。
「複数のWebサイトから更新される物件情報を収集し、手動で自社システムへ反映する」という作業には非常に多くの時間と労力が必要であり、その結果情報の入力ミスの発生や、顧客への誤った情報提供が行われてしまう懸念がありました。
RPAを導入することで、Webサイトから物件情報を自動的に取得し、自社システムへ自動的に反映させることができます。これにより物件情報の更新にかかる時間の削減と、担当者の負担軽減が期待できます。また、RPAは決まった手順とルールで業務を実行してくれるため、ヒューマンエラーを避けることができます。加えてRPAは365日24時間稼働ができるため、いつでも最新の情報を顧客に届けられるでしょう。
顧客情報の管理
不動産業界に限らず、顧客情報の管理は極めて重要だといえますが、RPAの活用をすることでより正確に、短時間で顧客情報の登録が行えます。
例えば、顧客情報(氏名、住所、電話番号、メールアドレスなど)を申込書や契約書などの書類から自動的に抽出・登録を行うことが可能です。これにより手作業による入力ミスや作業時間を削減することができます。
また、顧客属性や成約状況に基づいて、DMやメールの配信を自動化するなどの、顧客満足度上昇に紐づく業務も自動化することが可能です。RPAはあらかじめ設定したターゲティング設定に基づいて、顧客の行動や属性に応じた行動をとることができます。
紙資料をデータ化し、システムへ入力
不動産業界における情報共有は、依然としてFAXや手書きの資料を介したやり取りが多く見られます。この場合、従業員が手作業でデータを入力し、システムに反映させる作業が必要です。
しかし、OCR（Optical Character Recognition）と呼ばれる文字認識技術をRPAと組み合わせることで、この業務を自動化することができます。OCRは、FAXや手書きの資料に含まれる文字をデジタル化し、自動的にコンピューターが理解できる形式へ変換します。これにより、従業員が手作業で入力する手間を省き、物件情報などを迅速かつ正確にシステムに取り込ませることができます。
さらに、イベントや調査などで収集した顧客アンケートの結果をOCRで読み取ることで、結果の集計や分析作業も自動化することが可能です。このように、OCRとRPAの組み合わせによって、不動産業界における情報処理の効率化と作業負荷の軽減が実現できます。
問い合わせ対応の自動化
不動産業者は、日々数多くの問い合わせに迅速に対応する必要があり、そのためには多大な時間と労力が必要となります。しかし、これもRPAの活用により、この問い合わせ業務を効率化し、業務の工数を大幅に削減することが可能となります。
特に、Webサイトを介した問い合わせ対応を自動化することは、比較的容易に実現できるでしょう。RPAを用いて顧客の問い合わせ内容を自動的に処理し、必要な情報をシステムから検索してその結果をメールで自動送信することで、顧客の待ち時間を大幅に短縮することが可能です。
さらに、RPAをチャットボットやAIと統合することで、顧客の問い合わせや疑問に対して即座に回答することが可能になります。これにより、従業員の負担が軽減され、顧客とのコミュニケーションも円滑に行われます。顧客の問題がスピーディに解決されることで、顧客満足度が向上し、顧客との関係強化につながることが期待できます。
不動産へRPAを導入する際のポイント
このように、非常に多くの効果が期待できるRPAですが、RPAは「導入したら終わり」というツールではありません。その効果を得るためには、導入に際して様々なポイントを押さえておく必要があります。
ここでは、3つのポイントをピックアップしてご紹介いたします。
運用ルールや運用体制を整備する
RPAは基本的に、作成されたワークフローに沿って業務を行うツールです。そのため、期待する効果を得るためには適切なルールでのワークフロー作成が必要となっています。
誰がどのような意図でワークフローを作成したのか、誰が運用しているのかなどを不透明にしないためにも、運用ルールや運用体制の構築は必須だといえます。
また、トラブルが発生した際や新たに業務自動化を行いたい場合など、導入したRPAツールについて、ある程度全体像が把握できている人材は必要です。
そのためにも、ツール導入の段階で担当者を配置することは重要なポイントとなっています。
自動化したい業務について整理する
様々な業務がある中で、自動化したい医療業務はどの業務なのか、自動化することによって効果を得られる業務はどの業務なのか、事前に洗い出ししておくことが重要です。ルーチンワークや繰り返し作業が多い業務や、高頻度で実行が必要な業務、入力ミスが起こりやすい業務がRPAでの自動化に向いています。こういった業務の洗い出しをしておくことで、ゴールを見失うことなくRPAの導入を行うことができます。
また、合わせて業務プロセスを整理しておくことも大切です。事前に業務プロセスを明確化しておくことで業務の標準化にもつながりますし、ワークフロー設定の際にもどの部分を自動化するべきなのか、どういった形で設定を行うべきなのか、スムーズに設計することができるでしょう。
サポート体制が充実しているかを確認する
サポート体制を確認しておくことで、RPA導入後の不安は大きく減らすことができます。
有償なのか無償なのか、プランによって変動があるのか、トラブル発生時の返答のスピードなど、RPAツールを提供する企業によって提供体系は様々なので、なるべく詳細に確認しておくことが必要です。
サポート体制が充実しているRPAツールを選択することで、より安定した長期運用と自動化業務の拡大が期待できます。
まとめ
ここまで、不動産業界でRPAを導入するメリットや、どういった業務が自動化できるかを解説してきました。
多忙を極める不動産業界において、RPAの導入は非常に有効といえるのではないでしょうか？
不動産業界の負担を軽減するためにも、RPAの導入について、本記事をぜひ参考にしてみてください。
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