RPA導入を検討しているけれど、手順が分からないとお悩みの方へ。本記事では、失敗しないRPA導入手順をわかりやすく解説します。これからRPAを導入する方にとって役立つ情報をご紹介しているので、ぜひご参考にしてください。

RPAとは？

RPA（Robotic Process Automation）とは、ロボットによる業務プロセス自動化のことを指します。これは、定型的で繰り返しの多い業務、いわゆるルーチンワークをソフトウェアロボットが自動的に行うことにより、効率化や人手不足の解消を目指すテクノロジーです。

RPAは生産性向上やコスト削減に大きく貢献するため、日本国内でも大手企業を中心に導入が進んでいます。

金融業界や製造業、通信業界など、業界問わずRPAの導入は進んでおり、反社チェック、情報収集、データ入力、請求書処理などの業務で幅広く活躍しています。

今後もさらにRPAの導入は拡大すると予想され、加えてAI技術が進歩すればRPAは柔軟な判断力と学習能力を持つことで、人間と協働しながら業務を遂行することも期待されています。

RPAを導入するメリット

RPA（Robotic Process Automation）導入には、以下のような具体的なメリットがあります。

• 業務効率化

データ入力、請求書処理、在庫管理などの単純作業を自動化し効率化することで、業務のスピードが向上し、企業全体の生産性が向上します。

• コスト削減

RPAの導入により、人件費や外注費用が削減されます。例えば、複数の従業員が行っていたデータ入力業務がRPAによって自動化されると、人件費の節約につながります。

• エラーの減少

人手で作業を行うと、どうしてもミスが発生してしまいますが、RPAは単純業務を正確に繰り返すことができます。入力ミスや計算ミスが減ることで、業務品質の向上が期待できます。

• 従業員の働き方改革

単純作業が自動化されることで、従業員はより付加価値の高い業務に専念できます。企画や戦略立案、お客様対応など、よりクリエイティブな業務に集中できるようになります。

• 24時間稼働できる

RPAは休憩や休暇が必要なく、24時間365日稼働することができます。深夜や休日にも業務を継続することができるため、時間外労働の削減や業務の迅速化が実現できます。

• 柔軟なスケーリング

RPAは、業務量の増減に応じて容易にスケールアップ・ダウンすることができます。人間であれば業務量が増えるとそのぶん人手を増やすために雇用の手間がかかりますが、RPAであれば複数のロボットを稼働させることで、比較的簡単に業務量に対応できます。

RPAの導入手順

それではRPAの導入手順について、8つのSTEPで分かりやすく解説します。

STEP1：KPIの設定

まず導入の目的や具体的な目標を明確に決め、効果測定のためのKPIを設定します。効果的なRPA導入には、業務プロセスの改善や効率化を目指す明確な目的が必要です。

STEP2：自動化する業務を決める

RPAで自動化したい対象の業務を選定します。ルーチンワークや繰り返し作業が多い業務が自動化に適しています。また、高頻度で実行される業務や、手作業による入力ミスが起こりやすい業務もRPA導入の対象となります。

STEP3：業務のプロセスを明確化する

対象業務の業務プロセスを洗い出すなどして明確化します。導入前に業務プロセスを整理することで、効率化を図れるだけでなくRPAの無駄な稼働を省き、コストを削減することができます。

STEP4：RPAツールを選定する

導入するRPAツールを選定します。機能や価格、サポート体制などを比較検討し、自社のニーズや予算に合ったツールを選びます。

STEP5：無料トライアルの実施

RPAツールの中には無料トライアルが実施できるツールがあります。RPAの導入には初期費用などのコストがかかるため、必ず導入前に無料トライアルでRPAツールの使用感を確かめましょう。無料トライアル期間中に改善して欲しい点や欲しい機能など社内で意見をまとめておき、ベンダーに問い合わせすることも大切です。

STEP6：まずは小規模導入で導入を始める

ツールの選定や無料トライアルが終わったら、いよいよRPAの導入です。しかし最初から大規模で導入するのではなく、コストを抑えられ尚且つ効果検証がしやすい小規模なプロジェクトや部門でRPAを試験的に導入しましょう。この段階で問題点や改善点を洗い出すことで、本格導入に活かすことができます。

STEP7：本格導入を開始する

試験導入で問題がないことが確認できたら、本番環境にRPAを導入し、運用を開始します。運用中も定期的にパフォーマンスや効果を評価し、必要に応じてリソースを追加しましょう。

STEP8：効果検証をする

RPAは導入して終わりではなく、効果検証をして自動化の成果がきちんと出ているか確認することが大切です。効果検証をしないと、実は思ったよりも自動化の効果が出ておらず無駄なコストをかけている場合があります。効果検証をして改善点を洗い出し、PDCAサイクルを回しながらRPAの運用をより効率的にしていきましょう。

RPAの導入で失敗しないポイント

RPAの導入は大切なポイントを抑えることで失敗を避けることができます。ここでは3つのポイントを解説します。

1.無料トライアルを実施する

無料トライアルを利用することで、実際にRPAツールを試すことができます。

RPAの導入には初期費用などのコストがかかるため、無料トライアルを実施することで無駄なコストを削減できます。また、ツールの使い勝手や機能性を事前に確認することができ、自社の業務に合ったRPAツールを選ぶことができます。

無料トライアル期間中にスタッフがツールの操作方法を学習できるため、本格導入後のスムーズな移行も期待できます。

2.担当者を配置しマニュアルを整備する

RPA導入に成功するためには、担当者を配置し、RPAを適切に管理することが大切です。

また、マニュアルの整備を行うことで、RPAの運用方法やトラブルシューティング手順を明確にし、従業員間での情報共有が可能になります。これにより、運用中の問題が発生した際の迅速な対応が期待できます。

3.サポートが充実しているRPAを選ぶ

RPAツール選定時には、サポート体制も重要な要素です。

充実したサポートがあるRPAツールを選ぶことで、導入後のトラブルや疑問に対して迅速かつ適切な対応が受けられます。具体的には、チャットサポート、導入支援やトレーニングなど、幅広いサポートを提供しているツールを選びましょう。

また、お問い合わせの回答にはどのくらい時間がかかるのかも必ず確認しましょう。回答が遅いとその間RPAを動かすことができず最悪業務が止まってしまう恐れがあります。

サポートが充実しているRPAを選ぶことで、安定した運用が保たれ、長期的な効果が期待できます。

まとめ

RPAの導入について、そのメリットや導入手順、失敗しないためのポイントを解説しました。勘違いされがちですが、RPAは導入してそれで終わりではなく、効率化の成果を上げることが重要です。RPAの導入を成功させるために、しっかりと手順を踏み、失敗しないポイントをきちんと抑えておきましょう。

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