近年、業務自動化ツールとしてRPAの導入が推進されていますが、同じく自動化ができるマクロはご存知でしょうか？定型作業を自動化できる点はRPAもマクロも同じですが、比較してみるといくつか機能の違いがあります。この記事では、RPAとマクロの概要と、その比較、導入ポイントについて解説します。

RPAとは

RPAは「Robotic Process Automation」の略で、PC上で行う業務をロボットで自動化するテクノロジーです。ここで言うロボットとは、クラウドやPC上で動くソフトウェアのことを指します。
RPAは日常で行うルーチンワークを自動化する用途でよく使用されます。例えば、反社チェックや、Excelなどにデータを転記する作業、日次のレポート作成などです。
その反面、日々変更が加わる作業や人の判断を必要とするような定型化していない作業を行うのは苦手とされています。
近年の少子高齢化による人手不足といった背景から働き方改革が推し進められていることにより、RPAを導入する企業は年々増えています。国内のRPA市場規模は2019年の時点で531億円を超え、2023年には868億円に拡大する見通しです。

マクロとは

マクロはエクセルの操作を自動化する機能です。エクセルに標準で備わっている機能であり、エクセルを使っている人なら誰でも使うことができます。
エクセルに備わっている機能なので、エクセル上の作業であれば全機能をマクロで操作することが出来ます。よくマクロとセットでVBAという単語がよく出てきますが、VBAはマクロの機能の中身を記述しているプログラミング言語のことであり、マクロとは異なります。

RPAとマクロの比較

自由度

マクロはエクセルの機能を自動化する機能なため、基本的にはエクセル上の作業以外を自動化することは出来ません。
一方で、RPAは自動化できる作業に制限はありません。ただし製品によって、windows以外のPCでは操作が出来ない、特定のwebブラウザの操作が出来ない、windowsのバージョンによっては動かないことがあるなどの環境の制限があるので、RPAを導入する際には自社の環境で問題なく動作するかきちんと確認しましょう。

使いやすさ

マクロはVBAというプログラミング言語で書かれた機能なので、その機能を使いこなすにはVBAの知識が必要です。ただしマクロにはレコーディング機能があるため、エクセル上の動作をレコーディングして再度同じ動作を簡単に動かすことは出来ます。しかし安定性に欠けるので、ミスなくマクロを動かすにはやはりVBAの知識は必須です。
その点、RPAは動かすのにプログラミングの知識が必須ではありません。テンプレートが用意されていることもあり、それを使えば簡単に自動化のフローを組むことも出来ます。ただし、高度な自動化のフローを組むとなると、RPAにおいてもプログラミングの知識を持っている方が作業がしやすいです。プログラミングに自信がない方は、サポートサイトなどの助けを借りながら徐々にRPAの使い方を覚えていくと良いでしょう。

処理の速さ

マクロの処理の速さは、エクセルがインストールされている PCのスペックに依存するので大量のデータを処理しようとするとエクセルが重くなったりフリーズすることがあります。マクロを動かしている途中にエクセルが止まってしまうと、それまでの処理が無駄になってしまうリスクがあります。
RPAも同様に、PCにインストールするタイプのデスクトップ版だと、処理のスピードはインストールされている PCのスペックに依存するので、動作が重くなったりフリーズする恐れがあります。ただし、クラウド型やサーバー型のRPAは、クラウド上やサーバー上で処理を行うので、PCのスペックを考慮することなく、大量のデータの処理が可能です。

導入のしやすさ

マクロはエクセルに標準装備されているので、エクセルがインストールされているPCならすぐ使うことが出来ます。
一方RPAは、デスクトップ版を例にあげるとライセンスを購入してPCにインストールするといった手間がかかります。しかしクラウド型であればインターネット環境さえ整っていれば、インストールする手間もなくすぐに利用可能です。

コスト

マクロはエクセルの標準機能なので、追加料金等なしで使用可能です。
RPAは無償版もありますが、多くが有償版となっています。導入の初期費用には数万〜数百万、維持費用で年間数十万〜数百万かかるケースもあります。なかには無料でトライアルが出来るRPAもあるので、導入する際にはコストに見合った用途で使えるのかきちんと検討することが重要です。
参考記事：無料RPAツール17選を紹介！メリット・デメリットも解説

RPAの導入ポイント

大量のデータ処理を行う場合や自動化したい業務が多岐に渡る場合は、RPAの導入が最適です。RPAの導入に気を付けたいポイントを解説します。

サポートが充実しているか

RPAの導入が定着するかどうかは、いかにサポートが充実しているかが重要です。自動化のフローを作成する際に不明点などを問い合わせできる環境が用意されているか必ず確認しましょう。あわせてマニュアルが充実しているかも確認しましょう。

自社の用途に適しているか

RPAにはデスクトップ型、クラウド型、サーバー型などいくつか種類があります。RPAはデスクトップ版が主流ですが、デスクトップ版は大量の処理には向かない、動作している間はPCを占有してしまうなどのデメリットがあります。クラウド型、サーバー型は大量の処理が出来る、動作している間もPCを使用できるなどデスクトップ版にはないメリットがあります。自社の用途に合わせて適したRPAを導入しましょう。

既存システムとの連携

RPAを導入したとしても、既存システムとの連携が出来ずに自動化が出来なければ意味がありません。導入前に既存システムとの連携が可能かどうかは必ず確認しましょう。また、自社のPCでも問題なく動かせるかなど環境もあわせて確認しましょう。

セキュリティ

セキュリティの重要性が高まる今日、RPAにももちろんセキュリティ対策が必須です。
ログイン権限を限定して、RPAのロボットが不正利用されることがないように適切に管理をすることが重要です。また情報漏洩を防ぐために暗号化ができるかも必ず確認しましょう。

マクロの導入ポイント

大量のデータ処理が必要なく、日常の細々とした作業を自動化するならRPAよりも費用や導入の手間がかからないマクロの活用がおすすめです。マクロの運用に気を付けたいポイントを解説します。

野良マクロを作らない

野良マクロとは職場で作られた管理されていないマクロのことです。
作成者が異動や退職等で不在になり、管理の所在が行方不明になった時に野良マクロは問題になります。何が問題なのかと言うと、windowsのアップデート等で突然マクロが動かなくなった際に、管理者がいないため業務に支障をきたすことがあるからです。このようなことを防ぐには、マクロの作成ルールを社内で設けるなど適切な管理を行う必要があります。

保存する時のファイル形式は「.xlsm」

エクセルのファイル形式は、通常時は「.xlsx」や「.xls」ですが、マクロを作成したエクセルファイルは「.xlsm」となります。これはマクロにする際にファイル形式が変わるためです。
また、マクロを作成したエクセルファイルを開く際は、「マクロが無効にされました」というセキュリティ警告が表示されます。自身が作成したマクロなど安全が確認できた場合、「コンテンツの有効化】ボタンを押せばマクロが使用可能になります。

レコーディングの際は手順を確認する

マクロにはレコーディング機能があるため、エクセル上の動作をレコーディングして再度同じ動作を簡単に動かす便利な機能があります。しかし手順を間違えてしまうと、その手順まで記録されてしまうため一からやり直しになってしまいます。レコーディングする前に、きちんと手順を確認してから行うようにしましょう。
またレコーディングした動作を実行する際に、記録をした時のファイルと同じファイルを開いていないとファイルが見つからずにエラーになることがあります。記録時と実行時は同じ環境を用意するように準備をしましょう。

まとめ

大量のデータ処理や自動化したい業務が多岐に渡る場合はRPAの導入がおすすめです。一方で、エクセル上の細々とした作業の自動化をしたいなら手軽に利用ができるマクロを活用するのが良いでしょう。RPAとマクロのどちらを導入するにせよ、運用ルールを設けて適切に管理していくことが重要です。

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