勤怠管理は、従業員の出退勤及び残業や早退などの管理、従業員の評価や給与支払等にも関係する重要な業務です。そんな勤怠管理ですが、従業員が多ければ多いほど管理の負担も大きくなるものです。正確な管理を行わなければならない、けれども業務が多く1つの作業に膨大な時間をかけられない…このような悩みをお持ちの担当者の方も多いのではないでしょうか。本記事では、勤怠管理を効率化する方法やおすすめのツール等をご紹介しています。ぜひ参考にしてみてください。

勤怠管理の目的、必要性

勤怠管理が必要である理由は、何となくみなさまお分かりだと思います。冒頭でも触れたように、勤怠管理が行われていなければ給与が支払われることもありません。働いた時間、休暇を取った日…勤怠管理を実施しているからこそこうして給与が正確に支払われています。また近年、今まで以上に労働基準法が厳しくなっています。法で定められている労働時間を超えていないか、従業員全員がきちんと有給を消化できているのか。さらに働き方が柔軟になった今、人によって勤務時間が異なる場合も多くあります。このようにどんな業界、仕事であっても勤怠管理は必ず行わなくてはならない重要な業務です。

またこれまではExcelやタイムカードで打刻するといった方法が多く見受けられましたが、近年勤怠管理システムを導入している企業が多く存在します。なぜあえて勤怠管理システムを導入する必要があるのか、次はその理由について言及していきます。

業務効率化を図るため

1つ目に業務効率化を図るためです。日本では労働力不足や人口減少が進行してしまっているのが現状です。この先もさらに減少することが予想されている中で、人の手で勤怠管理を行っていては他の業務が滞ってしまうということが懸念されます。そこで勤怠管理システムを導入すれば、人の手で行うよりはるかに正確で効率的です。例えば、労働時間の集計や計算等が挙げられます。細心の注意を払っていても計算間違いは起こってしまうものですが、ツールを活用すれば正確です。

法令を遵守した管理を行うため

上述の通り、「働き方改革」の影響で以前よりもさらに法令を遵守した勤怠管理が求められています。1人1人の残業時間が長くなっていないかを把握するためにも勤怠管理は必ず行わなければなりません。また打刻ミスであったり、意図的に不正をする人がいるかもしれません。勤怠管理システムがあれば、Excelを用いた管理と比較して不正を防止しやすいのも利点の1つです。

このように「業務効率化を図るため」「法を遵守して管理を行うため」に勤怠管理を徹底する必要があります。

勤怠管理システムの機能

では勤怠管理システムにはどのような機能が備わっているのか、基本的ないくつかの機能をご紹介します。

休日休暇、残業時間等の申請業務

勤怠管理システムでは残業時間、休日休暇を管理する機能も備わっています。勤怠管理システム上で自分の有給の残日数を把握することもできますし、残業や休暇の申請も手軽に行うことができます。これまで紙面でやりとりしていた申請も、勤怠管理システムがあればシステム上で全て手軽に完結するため非常に便利です。

シフト作成

シフト作成を自動で行うことも可能です。これは飲食店などでより効果が感じられる機能ではないでしょうか。この時間帯には最低何人は必要、という登録を事前にしておくことができるので人手が足りない時間帯も瞬時に把握することができます。従業員の希望を反映したシフト作成が可能なので、シフト作成に負担を感じている方にぜひ利用していただきたい機能です。

有給や残業時間を把握

有給や残業時間の取得状況をリアルタイムで把握することが可能です。スマートフォンでもすぐに確認することができますし、自分が残業をしすぎていないかの確認も定期的に行うことができます。また期日が迫っている際にはアラートを出す機能も備わっているため、有給を消化し忘れたという事態を防ぐこともできます。

自動集計

勤怠管理システムには労働時間や残業時間を自動で集計してくれる機能があります。これは「勤怠管理をする目的」のところでも少しお話しましたが、1つ1つ人の手で計算していると膨大な時間がかかるだけでなく、必ずしも正確であるとは限りません。また、雇用形態など人によって異なる部分もきちんと設定ができるため、自動集計機能を活用することで大幅な業務の効率化を期待できるでしょう。

勤怠管理を自動化するメリット

さまざまな機能が搭載されている勤怠管理システムですが、実際に導入するメリットは何なのでしょうか。代表的な3つのメリットをご紹介します。

迅速に対応ができる

まず1点目にその場ですぐに対応できる点が挙げられます。勤怠管理を行う上で、よく起こる事象として打刻漏れやエラーがあります。例えば、勤務中なのに打刻し忘れてしまった、出勤を押そうとしたのに誤って退勤で打刻してしまった、このような打刻漏れや打刻ミスは防ぎたくても100％防げるものではありません。さらに、その場ですぐに気が付かなかった場合には、訂正業務を行うのはかなり先になってしまいます。ですが、勤怠管理システムが導入されていればこのような事態でも迅速に対応することが可能です。打刻漏れがあった時点で通知がくるため、すぐに本人も気づくことができます。したがって、気づくのが遅れて時間が経ってしまったからその日のことを覚えていない、といった事態を未然に防ぐことができます。

勤怠管理にかかる時間を削減

2点目に勤怠管理にかかる業務の時間を削減できる点です。これまでは紙面で提出し、処理を行っていた業務も、勤怠管理システムがあれば電子上で完結します。また、1人1人の勤怠時間の集計・計算も自動で行うことができるため、人の手で行うよりも正確で効率的です。さらに、働き方が柔軟になった今の時代、雇用形態であったり勤務時間等人によって異なることが多いと思います。このような場合でも、勤怠管理システムでは個別の雇用形態もそれぞれで設定ができるため、後からこの人は違う雇用形態だった！という事態を防ぐことができます。そのため、人の手で行うよりはるかに正確で、自動で業務を行えることから業務の時間を大幅に削減できるでしょう。

法令遵守の徹底ができる

3点目に法令遵守の徹底ができる点です。最近では、これまで以上に法を遵守した働き方が求められていると冒頭で少し触れました。有休消化等も積極的に促されているため、有給・労働時間・残業時間の管理を1人1人徹底しなければなりません。勤怠管理システムを導入していれば、これらの管理は非常に簡単です。どれだけ多くの従業員がいる企業でも、勤怠システム管理を活用すれば1人1人の残業時間や有給の取得状況をすぐに確認することができます。また、期日が迫っている場合にはアラート設定ができるため、無意識のうちに法に違反してしまうといったリスクを防ぐこともできます。

従業員による不正を防ぐ

記録漏れや打刻漏れのリスクがあり、遅刻しそうな場合には意図的に打刻せず遅刻を隠すといった不正が生じる可能性があります。勤怠管理システムを導入すれば、アラームや通知をすることで打刻漏れを防いだり、顔認証やGPS認証で不正打刻を防止することができます。

【ツールで効率化】勤怠管理ツールおすすめ4選

多くの勤怠管理ツールが存在しており、ツールによって特徴・機能はさまざまです。ここでは代表的な4つのツールをご紹介しますが、自社に最適なツールを探してみてください。

1. ジョブカン勤怠管理

「ジョブカン勤怠管理」の最大の魅力は200円/月で導入できる安さです。30人程度のベンチャーから1,000人以上の企業まで、全ての規模で利用することができます。主要な給与計算ソフトと連携できる便利なシステムです。詳細についてはこちらをご覧ください。

2. ジンジャー勤怠

「ジンジャー勤怠」は、全機能が最初から搭載されているオールインワン型のシステムです。オプションなどの追加費用が発生しないため、予算がたてやすいという点が最大の魅力です。プランや料金などの詳細はこちらをご覧ください。

3. KING OF TIME

「KING OF TIME」は市場シェア、認知度に加え、顧客満足度の高さもNo.1の勤怠管理システムです。その強みは多くの外部サービスと連携可能な点です。入退室管理システムと連携できる勤怠管理システムは少ないので、かなり貴重なツールです。詳細はこちらをご覧ください。

4. ミナジン勤怠管理

「ミナジン勤怠管理システム」は、厳しいIPO審査基準にも適合する、コンプライアンス意識が高いツールです。 打刻・申請・承認時刻のプロセス、打刻差異の理由が全て一覧で確認できるため、監査や報告書作成にもスムーズに対応できます。 詳細はこちらをご覧ください。

勤怠管理ツールを導入する際のポイント

次に、実際に勤怠管理ツールを導入するにあたって着目すべきポイントがいくつかあります。導入前にそのポイントを確認していきましょう。

自社の目的

なぜ自社で勤怠管理ツールを導入したいのか、まずはその目的を明確にしておくことが大切です。業務時間をできるだけ短縮させたい、勤務状況を適宜確認できるようにしたい、など目的はさまざまだと思います。まずは自社の導入目的を明確にすることで、その効果が最も得られるツールを選択することができます。目的が明確であればあるほど、効果もより実感できます。目的を定めていない際に起こりやすいのは、多くの機能を搭載したツールを選択してしまうことです。機能が多く備わっているのももちろん便利かもしれませんが、最適なツールを選択するためには自社の目的、解決したい課題等をできるだけ明確にしましょう。

連携機能

次に機能性です。導入を検討しているツールが自社が活用しているものに対応できるのか、連携できるのかを確認することも重要なポイントの1つです。導入前に確認しておかなければ、かえって業務に時間を要してしまうこともあります。そのような事態を防ぐためにもあらかじめ入念に確認しておきましょう。

使いやすさ

勤怠管理ツールは誰にとっても使いやすい必要があります。なぜなら管理者だけが使用するものではなく、社内の従業員全員が活用するものだからです。したがって管理者だけが扱えていても意味がありません。誰が使っても使いやすいと感じるようなツールであるかどうかも確認すべき重要なポイントです。

AUTOROで勤怠管理をもっと効率化できる

「AUTORO」（オートロ）とは弊社で提供しているRPAツールです。「AUTORO」は、クラウド上の単純作業を爆速で自動化できるWeb Auto Robotで、100を超えるアクションを実装しており、幅広い定型業務を自動化することができます。

AUTOROを導入することで勤怠管理を効率化することができます。実際にAUTOROで勤怠打刻漏れ業務を自動化した事例があります。ジョブカンの勤怠情報を自動的に確認し、打刻漏れがある該当社員へアラートを自動的に送信しました。そうすることで、上記で述べてきたように従業員の打刻漏れ、不正防止に繋がり勤怠管理の効率化を実現することができます。勤怠管理を少しでも効率化したいと考えている担当者の方はぜひAUTOROの導入をご検討ください。

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