RPAツールの3分類

RPAツールとは「PCで行っている反復業務を自動化するツール」のことです。RPAツールにはいくつか種類があり、提供形態によって大きく次のように分類することができます。

ちなみに、サーバー型とデスクトップ型は、ソフトウェアを物理的端末やサーバーへ組み込むことから「インストール型」とも言われます。

それぞれのタイプごとにメリットとデメリットがありますが、今回は比較的新しい「クラウド型（SaaS型）」についてご紹介します。

クラウド型RPAとは

ここで取り扱う「クラウド型RPA」というのは、インターネット経由でRPAソフトウェアの機能を利用する、いわゆるSaaS形態で提供されるRPAを指します。ブラウザでログインして使うGmailやSalesforce、あるいは勤怠管理や経費精算、メール配信システムやマーケティングオートメーションツールなどをイメージしていただくとわかりやすいでしょう。

元々RPAツールはソフトウェアを端末へインストールする「デスクトップ型」や、自社内の業務用サーバーへソフトウェアをインストールして使う「サーバー型（オンプレミス型）」が主流でしたが、第3の選択肢としてクラウド型のRPAツールが登場して利用され始めています。

では、クラウド型RPAのメリット・デメリットは何なのでしょうか？

クラウド型RPAのメリット

クラウド型RPAの場合は、RPAのソフトウェアを自社内のサーバーや利用者の端末へインストールする必要がありません。このため、必要なときにすぐに利用開始できるのが1つ目のメリットです。

また、サーバー・端末が不要ということは、利用する端末やソフトウェアの管理・保守が不要になります。SaaSなので新機能の追加や機能改善はベンダー側で日常的に行われますから、ユーザーは保守を気にせず常に最新の機能を利用できるのが2つ目のメリットです。

さらに、クラウド型の場合は、RPAツールの利用中に端末やCPUを専有されません。例えば、RPAツールを動作させながら同時に他の作業ができたり、あるいは夜間や週末に端末をシャットダウンさせた状態でRPAツールは稼働させられたりと、時間や場所の制約にとらわれないというのが3つ目のメリットです。

この他にも、

という点もメリットとして挙げられます。

クラウド型RPAのデメリット

SaaSならではのメリットは多くありますが、どうしても越えられない壁がデメリットとして存在します。最も大きなデメリットは、クラウド型RPAは端末にインストールされているアプリの起動・操作ができないという点です。お使いのPCに保存されているファイル操作、端末にインストールされているアプリケーションの操作、インターネットからブラウザやAPIでアクセスできない社内システムへの接続や操作は、クラウド型RPAにはできません。

また、サービスの可用性について、サービス自体がダウンしてしまう可能性がゼロではなく、クラウドだからいつでも必ず使えるということはありません。ハードウェア障害やソフトウェア障害、ネットワークの障害など、サービスダウン自体はオンプレミス型でもあり得ますが、何かあったとき利用者自身は関与できない点がデメリットと言えるかもしれません。

RPAツール検討時に役立つ3つの判断軸

ここでは、どのようなタイプのRPAツールを導入すべきかお悩みの皆さんに、判断軸となる3つのポイントをご紹介します。

1. 操作対象が「社内限定」のシステムやデータではないか

まず確認すべきなのは、操作対象のシステム・データが「社内限定」かどうかです。操作対象のシステム・データがインターネット経由でブラウザ・APIからアクセス可能であればクラウド型でも問題ありません。もしそうでない場合には、オンプレミス型ないしデスクトップ型から選択することになります。

操作対象が「社内限定」ではなかった場合には、どのタイプでも導入できる可能性があります。メールシステムやCRM、勤怠や経費精算、広告運用、MAなどの業務システムにSaaSをご利用中の場合、クラウド型RPAの導入がスムーズに進むでしょう。

2. 自動化対象業務が全社プロジェクトではないか

次のポイントは「自動化対象業務の内容」です。全社レベルの大規模なITプロジェクトの場合は、環境構築や開発を伴うことになるので、オンプレミス型の強みが発揮されやすいといえます。

全社レベルのITプロジェクトではなく、部署単位での比較的小規模、短時間で完了させられるような繰り返し業務であれば、すぐに始められて保守の負担も少ないというクラウド型RPAならではのメリットを享受しやすいでしょう。

3. エンジニアか、非エンジニアか

最後のポイントは「導入・運用にエンジニアをアサインできるかどうか」です。

マーケティング担当、広告運用担当、人事担当など非エンジニアの方が担当されている業務を自動化したいが、社内業務のための導入や運用保守にエンジニアをアサインできない…。こういう場合も多いのではないでしょうか。

そんな時にはクラウド型RPAが威力を発揮します。クラウド型RPAならエンドユーザー主導での導入がしやすく、既存の業務システムには影響させずに独立して利用することが可能です。非エンジニアであるエンドユーザー自身で自力活用できることは、クラウド型を含めたRPAツールを利用する大きなメリットでもあります。

RPAツール検討時には、慎重な比較検討を

以上を踏まえ、

など、一般的なシステム導入の検討ポイントでのバランスを見ていただくと、ご自身に合った適切な選択が可能になるでしょう。

現在はソフトウェアやSaaSなど、RPAツールの選択肢が増えています。各社のRPAはそれぞれ得意分野や苦手分野があり、活用可能な範囲も大きく違います。料金形態も定額や従量課金など異なりますので、比較軸と検討ポイント、そしてご自身にとっての優先度を定めた上で情報収集されることをおすすめします。

導入検討の際に大切なのは、「RPAツールありき」「ソフトウェアのインストールありき」「SaaSありき」ではなく、総合的にバランスの良い検討をすることです。

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