本記事では、kintoneのメリットとデメリットを詳しく解説し、導入成功のための具体的なポイントを紹介します。kintoneのコストやサポート、マルチデバイス対応の利点から、大量データ管理の制約やアプリ間連携の手間、拡張機能のコストなどのデメリットまで、包括的にご紹介します。kintoneを効果的に導入・活用し、業務の効率化を図りたい方は必見です。
目次
kintoneとは
kintoneは、サイボウズ株式会社が提供するクラウド型の業務アプリケーションプラットフォームです。kintoneを利用することで、企業やチームは自分たちの業務に最適化されたアプリケーションを簡単に作成して、業務プロセスを効率化することができます。
kintoneを導入すると、例えば従来の紙ベースの管理方法から脱却し、kintoneを使って顧客情報や案件管理を一元化できるため、情報の共有がスムーズになり、業務の効率が大幅に向上します。
kintone導入のメリット
ここからは、kintoneを導入することによる具体的なメリットについて一つ一つ詳しく解説していきます。
- アプリ作成の容易さ
- カスタマイズ性と変更の柔軟性
- データ管理と共有
- 操作性と導入の容易さ
- 多機能性
- セキュリティと信頼性
- コストとサポート
- マルチデバイス対応
- その他
それぞれ確認していきましょう。
1.アプリ作成の容易さ
kintoneの大きなメリットとしてアプリ作成の容易さが挙げられます。kintoneを使えば、業務用アプリを一から、簡単に作成することができます。特に、プログラミングの知識がなくても、ノーコードでアプリを作成できる点が、大きな利点といえるでしょう。具体的には、ドラッグ＆ドロップによって、必要な項目を配置し、短時間でアプリを完成させることができます。さらに、kintoneには豊富なテンプレートが用意されているため、これらを活用することで、目的に合ったアプリを短時間で作成することができます。
2.カスタマイズ性と変更の柔軟性
kintoneのメリットの2つ目は、カスタマイズ性と変更の柔軟性です。kintoneを導入することで、企業やチームは自分たちの業務に合わせてアプリを自由にカスタマイズすることができます。仕様の変更や追加機能の導入も簡単に行えるため、業務の変化に迅速に対応することが可能です。具体的には、新たな要件に応じて項目を追加したり、レイアウトを変更したりする場合、kintoneであれば簡単に実現できます。
さらに、kintoneはサードパーティ製のプラグインや連携アプリが豊富に提供されており、これらを活用することで、さらに高度なカスタマイズが可能です。例えば、特定の業務プロセスを自動化するプラグインの導入などによって、機能をカスタマイズできます。
3.データ管理と共有
kintoneの導入によって、データ管理と共有が飛躍的に向上します。まずkintoneでは、データを一元管理することができます。情報が散在することなく、必要なデータをすぐに見つけることができるようになります。
例えば、営業チームが顧客情報を一元管理すれば、最新の情報を常に共有することができます。顧客対応の質やスピードを向上させ、チーム全体のパフォーマンス向上も期待できます。
さらにkintoneはメンバー間の情報共有におけるリアルタイム性が高く、プロジェクトの進捗状況や重要な連絡事項などをリアルタイムで共有できるため、スピードを求められる業務に非常に役立ちます。またkintone上のグラフもリアルタイムで更新されます。
さらに、コメント機能や通知機能を活用することで、チーム内のコミュニケーションが円滑になり、情報伝達が迅速化することができます。
またkintoneではアプリの内容をまとめてダッシュボード化することもできるため、複数のアプリケーションのデータを一つの画面で確認でき、全体の状況を把握しやすくなります。
4.操作性と導入の容易さ
操作性と導入の容易さもメリットの一つです。
kintoneは全体的に、操作が簡単で、初めて使う人でも直感的に利用することができます。特別なトレーニングを受けることなく、すぐに業務に取り入れることができるため、導入にかかる時間とコストの大幅な削減につながります。
導入後も、既存のテンプレートやドラッグ＆ドロップ機能などを活用することで、必要なアプリケーションをスピード感を持って構築し、業務に適用できるため、業務の効率化を早期に実現することができるといえます。
5.多機能性
kintoneには様々な機能が備わっています。
まず、kintoneは豊富且つ優れたデータベース機能を提供しており、検索機能にも優れているため、大量のデータの中から必要な情報を簡単に見つけ出すことができます。
またkintoneはCSVデータを出力することができ、他のシステムとの連携も容易です。
さらにkintoneはワークフローを組むことができるため、一部の業務プロセスの自動化が可能です。自動で個別にアラートやリマインドの通知を出すこともできるため、重要なタスクや期限を見逃すことがありません。
6.セキュリティと信頼性
kintoneのセキュリティと信頼性に優れています。
kintoneはアクセス権限の細かい設定やデータの暗号化により、重要な情報が不正にアクセスされるリスクを最小限に抑えています。細かいアクセス権の設定は、データのセキュリティを確保しつつ、必要な人だけが必要な情報にアクセスできるように設定することができます。特定のプロジェクトに関わるメンバーだけが、そのプロジェクトのデータにアクセスできるようにすることができるということです。
さらに、kintoneは変更履歴を記録する機能を持っており、誰がいつどのような変更を行ったかを追跡することができます。この機能は業務の見直しやトラブルシューティングに役立ちます。
7.コストとサポート
コストパフォーマンスとサポート体制もkintoneのメリットであるといえます。まずkintoneはランニングコストが安価で、中小企業から大企業まで幅広い規模の企業が導入しやすい価格設定となっています。初期費用無料で、初期投資を抑えたい企業にとって大きなメリットといえます。
さらにkintoneはサポート体制が充実しています。導入時のサポートはもちろんのこと、運用中のトラブルや疑問点にも迅速に対応してくれるため、安心して利用することができます。さらに、公式の情報発信も豊富で、ブログやウェビナー、ドキュメントなどを通じて最新情報や活用方法を学ぶことができます。
また、kintoneは公式のアップデートが積極的に行われており、常に最新の機能やセキュリティ対策が提供されています。常に最新の環境で、安心して利用することができます。
8.マルチデバイス対応
kintoneは、PC、スマートフォン、タブレットなど、様々なデバイスで利用することができるため利用場所を選びません。オフィス内外問わず、どこでも業務を進めることが可能です。
またテレワークを導入している企業では、従業員が自宅からでもオフィスと同じように業務を行うことができます。
外出先での利用する際には、例えば営業担当者が顧客先でスマートフォンを使って最新の情報を確認したり、現場での作業員がタブレットを使って報告書を作成したりすることができます。
9. その他
kintoneはクラウドベースであるため、レスポンスが高速である点もメリットとして挙げられます。これにより、ユーザーはストレスなくスムーズに業務を進めることができます。大量のデータを扱う場合でも、迅速に検索や更新が行えます。
さらに、kintoneは日本語のほか英語・中国語など多言語対応のため、外国人の従業員やグローバルチームでも問題なく利用することができます。
kintone導入のデメリット
続いて、kintone導入のデメリットについても確認していきましょう。
- 大量のデータ管理ができない
- アプリ間の連携に手間がかかる
- 拡張機能を利用するとコストがかかる
- アプリが乱立しがち
- 本格的な会計システムは構築できない
- 設計にミスがあると動作不良などを起こす
- UIやサポートに難がある
- 複雑な構成や拡張性を求めると敷居が高い
- スマートフォンやタブレットで使いにくい
一つずつ解説していきます。
1.大量のデータ管理ができない
kintoneでは大量のデータ管理が難しいといえます。管理対象のデータ量がボトルネックとなる可能性があります。具体的には、設定できるフィールド（項目）数やデータ数に制限があるため、大規模なデータセットを扱う場合には注意が必要です。
例えば大企業が数百万件の顧客データを管理しようとする場合には機能が不足する可能性があります。
2.アプリ間の連携に手間がかかる
kintoneでは、アプリ同士の連携を1つずつ行う必要があり、これがシステム全体の連携を考える際に負担となることがあります。この作業が複数のアプリに及ぶと、設定や管理が煩雑になり、システム連携の負担が重くなる可能性があります。
3.拡張機能を利用するとコストがかかる
kintoneは拡張機能を利用して機能をカスタマイズできますが、それが有料の場合は追加のコストがかかる点が挙げられます。例えば特定の業務プロセスを自動化したり、外部システムと連携したりするためのプラグインを導入する場合、そのプラグインのライセンス費用や利用料金が別途発生します。そのため初期コストは抑えられても、運用コストが増加する可能性があります。
4.アプリが乱立しがち
kintoneでは自由にアプリを作成できる反面、統制のとれていないアプリが乱立するしてしまうリスクがあります。具体的には、同じ機能を持つアプリが複数作成されてしまったり、似たような目的のアプリが乱立して、データの一貫性が失われたり、管理が煩雑になるなどの課題が発生します。
5.本格的な会計システムは構築できない
kintoneはあくまで業務アプリの作成を容易化するツールであり、会計業務に特化した高度な機能や複雑な処理を行うためのツールとしては限界があります。
例えば複雑な仕訳や財務諸表の作成、税務申告などの本格的な会計業務を行うためには、専用の会計ソフトウェアが必要となります。kintoneでは基本的な経費管理や簡単な収支管理は可能ですが、詳細な会計処理を行うためには外部の会計システムとの連携が必要です。
6.設計にミスがあると動作不良などを起こす
kintoneは、アプリの作成時に設計や設定にミスがあると、期待通りに動作しないことがあります。
例えば、未熟な設計による破綻したデータ構造を作るリスクがあります。フィールドの設定ミスやワークフローの誤設定があると、データの入力や処理が正しく行われず、業務に支障をきたすことがあります。また、複雑なアプリケーションを作成する際には、設計段階での計画が不十分だと、後々の修正や再設計が必要になることがあります。
さらに、過度な作り込み、または適切ではない作り込みにより、負の技術資産を抱えるリスクもあります。つまり、必要以上に複雑なカスタマイズを行った結果、メンテナンスが複雑化すると、結果としてシステム全体のパフォーマンスは低下するかもしれません。
7.UIやサポートに難がある
一部のユーザーからは、UIやサポートに難があるという意見も挙げられています。ユーザーインターフェース（UI）の一部に使いにくさを感じたり、kintoneのサポートやヘルプページにも改善の余地があると感じる場合があるようです。
8.複雑な構成や拡張性を求めると敷居が高い
kintoneで大規模なシステム連携や高度な自動化など高度なカスタマイズを必要とする場合、その実現には専門的な知識やスキルが求められることがあり、一般のユーザーには敷居が高く感じられることがあります。
また、簡単に実現できる機能やテンプレートが不足していることがあります。公式の機能で使いづらいものがある場合、ユーザーが一から設定を行う必要がありますが、初めてkintoneを利用するユーザーにとっては、設定やカスタマイズに時間がかかることがあります。
9.スマートフォンやタブレットで使いにくい
kintoneはPCでの利用を前提に設計されている部分が多く、マルチデバイスに対応していないプラグインがあるなど、一部スマートフォンやタブレットでの画面表示が最適化されていない場合があります。
kintone導入成功のポイント
ここからは、kintoneのデメリットを克服して導入を成功させるためのポイントをご紹介します。
そもそも、kintone導入に失敗する理由として「現場のニーズを無視して導入した」「システムの複雑さに対応できなかった」などが挙げられます。特に現場の声を反映しないまま導入を進めると、せっかくのツールが使われず、業務効率が逆に低下してしまうかもしれません。
kintoneはノーコードで簡単にアプリを作成できる一方で、複雑な機能を実装するには専門的な知識が必要です。そのため、初心者が複雑なシステムを構築するのは難しいことがあります。導入を成功させるためには、現場の意見をしっかりと取り入れ、必要に応じてシステムの構築方法を改善することが重要です。
kintone導入で失敗しないため、以下のポイントを意識しましょう。
導入目的を明確にする
導入の目的を明確にして、現場にも周知することが重要です。業務の効率化やデータの一元管理など、具体的な目標を設定し、それを全員に共有することで、導入の意義を理解してもらいましょう。
システム管理者を設置する
現場と管理者双方の意見を取り入れることが大切です。システム管理者を配置し、現場のニーズを反映させながら導入を進めることで、スムーズな運用が可能になります。その際管理者と現場の認識をすり合わせておくことで、kintoneの導入をスムーズに行うことができます。
実際に使いながら改良を進める
最初はなるべくシンプルなアプリにすることが推奨されます。その後、使いながら徐々に機能を追加し、完成度を高めていくことで、現場のニーズに合ったシステムを構築することができます。
またシステムの構築が難しい場合は、外部ツールの導入や専門家への依頼等も検討しましょう。
kintoneのメリット・デメリットを把握して導入を検討しよう
今回はkintoneのメリット・デメリット、導入成功のポイントを解説しました。今回挙げたポイントを押さえて、kintoneを効果的に導入・活用し、業務の効率化を実現しましょう。
kintoneの自動化なら「AUTORO」
弊社で提供しているRPAツール「AUTORO」は、パソコン上の単純作業を自動化するWeb Auto Robotです。iPaaSとしても優秀な点が特徴であり、CRMやチャットツール、各種管理ツールなど様々なクラウドサービスとの連携実績がありますので、kintoneと各ツールの連携をAUTOROを起点として実行することが可能となります。
また、導入時には自動化業務の確認から、構築・設定のサポート、必要に応じて操作説明会の実施などと幅広く対応でき、導入後には5分で対応するチャットサポートがついているので、どんな現場でも安心してご活用いただけます。
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製品の特徴や導入のメリット、ご活用事例などを紹介していますので、ぜひご覧ください。
