kintone活用事例を業種別にご紹介!業務改善のより効果的な方法も解説

kintoneの活用方法について、製造業、小売業、医療・福祉業、サービス業、建設業、自治体、情報通信業など、各業種別に特化して詳しく解説します。またより効果的にkintoneを活用するために、kintoneとRPAと連携させる事例もご紹介します。業務改善のヒントが満載ですので、ぜひ最後までご覧ください。

kintone(キントーン)とは?特徴・機能・メリットをわかりやすく解説【2024年最新】

kintoneとは

kintoneは、サイボウズ株式会社が提供するクラウドベースの業務アプリ作成プラットフォームです。日々の業務を効率化し、情報を一元管理するためのツールとして広く利用されています。

kintoneの最大の特徴は、プログラミングの知識がなくても簡単にカスタマイズできる点です。ドラッグ&ドロップ操作で、業務に必要なアプリケーションを直感的に作成でき、例えば、顧客管理、プロジェクト管理、在庫管理など、さまざまな業務に対応したアプリを作成することが可能です。

さらに、kintoneはリアルタイムでの情報共有にも優れており、チームメンバーがどこにいても同じ情報にアクセスできるため、リモートワークや多拠点展開にも適しています。また、豊富なAPIやプラグインを利用することで、他のシステムとの連携も容易に行えます。

kintoneのAPI連携で業務効率化!設定方法と活用事例もあわせて解説

kintoneの業種別の活用事例

kintoneが各業種のどんな業務工程で活躍するのか、具体的な場面から活用イメージを膨らませていきましょう。今回は以下の業種ごとに見ていきます。

  • 製造業
  • 自治体
  • 小売業
  • 医療・福祉業
  • サービス業
  • 建設業
  • 情報通信業

順番に確認していきましょう。

製造業のkintone活用例

製造業では、kintoneを使って生産管理や在庫管理を効率化することができます。例えば、製品の生産スケジュールを一元管理し、リアルタイムで進捗状況を把握することが可能です。また、在庫の状況を常に最新の状態に保つことで、過剰在庫や欠品を防ぐことができます。以下は製造業におけるkintone活用の具体例です。

生産計画のリアルタイム管理

kintoneで「生産管理アプリ」を作成し、各工程の進捗状況をリアルタイムで入力・更新します。このアプリには、各工程の担当者が進捗を入力できるフィールドや、進捗状況を可視化するためのグラフ機能を追加します。また、遅延が発生した場合には、自動でアラートを出すためのプラグインを利用します。これにより、管理者は一目で全体の進捗を把握し、迅速に対応策を講じることができます。

※「フィールド」とは、kintoneのアプリ内でデータを入力・表示するための項目です。kintoneでは、各フィールド(項目)ごとにデータを入力したデータの集合体を「レコード」と呼び、このレコード単位でデータを格納できます。例えば、顧客情報アプリでは一人の顧客情報が1件のレコードとして管理されます。

kintoneのフィールドとレコードの例(顧客情報)

No.会社名フィールド部署名フィールド担当者名フィールドメールアドレスフィールド
1(レコード1件目)オートロ株式会社セールスおおとろautoro@autoroautoro
2(レコード2件目)チュートロ株式会社セールスちゅうとろtutoro@tutorotutoro
参考:レコード | kintone ヘルプ 

在庫状況の自動アラート

kintoneで「在庫管理アプリ」を作成し、在庫データを一元管理します。このアプリには、在庫品目ごとに現在の在庫数を入力するフィールドや、在庫が一定の値を下回った際に自動でアラートを出すためのカスタマイズを行います。また、外部の在庫管理システムと連携させることで、在庫データを自動で更新する仕組みを構築します。これにより、在庫切れを防ぎ、必要なタイミングで補充が行えます。

品質検査データの一元管理

kintoneで「品質管理アプリ」を作成し、品質検査の結果を一元管理します。このアプリには、検査項目ごとに結果を入力するフィールドや、不良品の発生状況を分析するためのレポート機能を追加します。また、検査データを自動で集計し、品質問題の早期発見と改善ができるように、ダッシュボード(グラフや集計表を一画面に表示させる機能)を活用します。これにより、品質管理の効率が大幅に向上します。

自治体のkintone活用事例

自治体では、住民サービスの向上や業務の効率化にkintoneが活躍します。例えば住民からの問い合わせや要望を一元管理し、迅速かつ適切な対応ができるようにすることで、住民満足度が向上します。また、各種申請や手続きをオンラインで管理することで、業務の効率化が図れます。以下は自治体におけるkintone活用の具体例です。

住民からの問い合わせや要望の一元管理

kintoneで「住民問い合わせ管理アプリ」を作成し、住民からの問い合わせや要望を一元管理します。このアプリには、問い合わせ内容や要望の詳細を入力するフィールドや、対応状況を追跡するためのステータスフィールドを設けます。また、対応が遅れている場合には自動でアラートを出すカスタマイズを行えば、迅速かつ適切な対応ができ、住民満足度が向上します。

申請手続きのオンライン化

kintoneで「申請管理アプリ」を作成し、本来は紙で行うような各種申請手続きをオンラインで管理します。アプリに申請内容を入力するフィールドや、申請の進捗状況を追跡するためのステータスフィールドを設け、申請が承認された場合には自動で通知を送信するようカスタマイズすることで、申請手続きが効率化されます。

イベントの計画と参加者管理

kintoneで「イベント管理アプリ」を作成し、自治体が主催するイベントの計画と参加者管理を行います。アプリにはイベントの詳細情報や参加者の登録情報を入力するフィールド、イベントの進捗状況を追跡するためのステータスフィールドなどを設けて、参加者に対するリマインダー通知を自動で送信するようカスタマイズします。これによりイベントの運営がスムーズに行えます。

小売業のkintone活用事例

小売業では、kintoneで顧客情報を一元管理し、購買履歴や問い合わせ履歴を簡単に参照できるため、顧客対応の質が向上します。また、販売データを分析することで、売れ筋商品や季節ごとのトレンドを把握し、在庫管理やマーケティング戦略に役立てることができます。以下は小売業におけるkintone活用の具体例です。

顧客情報と販売データの一元管理

kintoneで「顧客管理アプリ」と「販売データアプリ」を作成します。顧客管理アプリには、顧客の基本情報や購買履歴、問い合わせ履歴を入力するフィールドを設けます。販売データアプリには、各商品の販売状況を入力します。これらのアプリを連携させることで、顧客ごとの購買傾向を分析し、特定の商品が売れ筋であることが分かれば、その商品を中心にプロモーションを展開します。

また、顧客の誕生日や記念日に合わせた特別なオファーを自動で送信するためのメール配信機能の追加など、顧客満足度の施策を行うことができます。

在庫状況のリアルタイム管理と自動発注

kintoneで「在庫管理アプリ」を作成し、各商品の在庫数をリアルタイムで入力・更新します。このアプリには、在庫が一定の値を下回った際、自動で通知や発注を行うようカスタマイズしたり、在庫データが自動で更新されるよう外部の発注システムと連携させたりすることにより、在庫切れを防ぎ、効率的な在庫管理が可能になります。

顧客フィードバックの一元管理と分析

kintoneで「顧客フィードバックアプリ」を作成し、顧客からのフィードバックを一元管理します。このアプリには、顧客が提供したフィードバックを入力するフィールドや、フィードバックの内容を分析するためのレポート機能を追加します。また、フィードバックを基に改善点を特定し、迅速に対応策を講じるためのタスク管理機能も組み込むこともできます。

医療・福祉業のkintone活用事例

医療・福祉業では、患者情報の管理や業務の効率化にkintoneが利用されています。患者の診療記録や予約情報を一元管理することで、医療スタッフ全員が最新の情報を共有でき、スムーズな診療が可能になります。また、業務の進捗状況をリアルタイムで把握することで、業務の効率化が図れます。以下は医療・福祉業におけるkintone活用の具体例です。

患者の診療記録と予約情報の統合管理

kintoneで「患者管理アプリ」を作成し、患者の基本情報、診療記録、処方箋情報、予約情報を一元管理します。このアプリには、診療履歴を入力するフィールドや、次回の診療予約を登録するフィールドを設けます。また、予約情報をカレンダー形式で表示し、医療スタッフ全員が最新の情報を共有できるようにします。これにより、患者の診療履歴を簡単に参照でき、スムーズな診療が可能になります。

業務タスクのリアルタイム管理

kintoneで「業務管理アプリ」を作成し、各スタッフの業務タスクをリアルタイムで入力・更新します。このアプリには、タスクの進捗状況を入力するフィールドや、進捗を可視化するためのグラフ機能を追加します。また、特定のタスクが遅延した場合には、自動でアラートを出すためのカスタマイズを行ったりプラグインを利用します。これにより管理者は一目で全体の進捗を把握し、迅速に対応策を講じることができます。

患者フィードバックの一元管理と分析

kintoneで「患者フィードバックアプリ」を作成し、患者からのフィードバックを一元管理します。このアプリには、患者が提供したフィードバックを入力するフィールドや、フィードバックの内容を分析するためのレポート機能、フィードバックを基に改善点を特定し、迅速に対応策を講じるためのタスク管理機能も組み込むことにより、患者満足度の向上とサービスの改善が図れます。

サービス業のkintone活用事例

サービス業では、予約管理や顧客対応の効率化にkintoneが役立ちます。例えば、予約情報を一元管理し、スタッフ全員がリアルタイムで確認できるようにすることで、ダブルブッキングを防ぎ、スムーズなサービス提供が可能になります。また、顧客からの問い合わせやクレームを一元管理することで、迅速かつ適切な対応ができるようになります。以下はサービス業におけるkintone活用の具体例です。

予約情報の一元管理

kintoneで「予約管理アプリ」を作成し、顧客の予約情報を一元管理します。このアプリには、予約日時、顧客情報、サービス内容を入力するフィールドを設けます。また、予約情報をカレンダー形式で表示し、スタッフ全員がリアルタイムで確認できるようにします。これにより、ダブルブッキングを防ぎ、スムーズなサービス提供が可能になります。

顧客問い合わせとクレームの一元管理

kintoneで「顧客対応アプリ」を作成し、顧客からの問い合わせやクレームを一元管理します。このアプリには、問い合わせ内容やクレームの詳細を入力するフィールドや、対応状況を追跡するためのステータスフィールドを設けます。また、対応が遅れている場合には自動でアラートを出すようカスタマイズし、さらなる効率化を実現できます。

顧客フィードバックの収集と分析

kintoneで「サービス評価アプリ」を作成し、顧客からのフィードバックを一元管理します。このアプリには、顧客が提供したフィードバックを入力するフィールドや、フィードバックの内容を分析するためのレポート機能、フィードバックを基に改善点を特定し、迅速に対応策を講じるためのタスク管理機能も組み込み、サービスの品質向上と顧客満足度の向上が図れます。

建設業のkintone活用事例

建設業では、プロジェクト管理や現場の進捗管理にkintoneが活躍します。プロジェクトごとの進捗状況や予算の管理を一元化することで、プロジェクトの遅延や予算オーバーを防ぐことができます。また、現場からの報告をリアルタイムで共有することで、迅速な意思決定が可能になります。以下は建設業におけるkintone活用の具体例です。

プロジェクトごとの進捗状況と予算の一元管理

kintoneで「プロジェクト管理アプリ」を作成し、各プロジェクトの進捗状況や予算を一元管理します。このアプリには、プロジェクトごとのタスクやマイルストーンを入力するフィールド、予算と実際の支出を追跡するフィールドを設けます。また、進捗状況を可視化するためのガントチャート機能や、予算オーバーが発生した場合に自動でアラートを出すスクリプトを組み込みます。これによりプロジェクトの遅延や予算オーバーを防ぎ、効率的なプロジェクト管理が可能になります。

現場からの進捗報告のリアルタイム共有

kintoneで「現場報告アプリ」を作成し、現場からの進捗報告をリアルタイムで共有します。このアプリには、現場の担当者が進捗状況や問題点を入力するフィールドを設け、写真や動画を添付できる機能も追加します。また、報告内容を自動で集計し、管理者が一目で全体の進捗を把握できるダッシュボードを活用すれば、現場での課題解決がスムーズに進むでしょう。

資材の在庫状況と発注管理

kintoneで「資材管理アプリ」を作成し、各現場で使用する資材の在庫状況を一元管理します。このアプリには、資材ごとの在庫数や発注状況を入力するフィールドを設け、在庫が一定の値を下回った際の発注を自動化する機能を組み込みます。また、外部の発注システムと連携させることで、在庫データを自動で更新し、必要なタイミングで補充が行えるようにすれば、資材切れを防ぎ、効率的な資材管理が可能になります。

情報通信業のkintone活用事例

情報通信業では例えば、プロジェクトごとの進捗状況やタスクの管理を一元化することで、プロジェクトの遅延を防ぎ、効率的なプロジェクト運営が可能になります。また、顧客からの問い合わせやサポートリクエストを一元管理することで、迅速かつ適切な対応ができるようになります。以下は情報通信業におけるkintone活用の具体例です。

プロジェクトごとのタスクと進捗状況の一元管理

kintoneで「プロジェクト管理アプリ」を作成し、各プロジェクトのタスクや進捗状況を一元管理します。このアプリには、プロジェクトごとのタスクを入力するフィールドや、進捗状況を追跡するためのステータスフィールドを設けます。また、進捗状況を可視化するためのガントチャート機能や、タスクが遅延した場合に自動でアラートを出す機能を追加することにより、プロジェクトの遅延を防ぎ、効率的なプロジェクト運営が可能になります。

顧客問い合わせとサポートリクエストの一元管理

kintoneで「顧客サポートアプリ」を作成し、顧客からの問い合わせやサポートリクエストを一元管理します。このアプリには、問い合わせ内容やサポートリクエストの詳細を入力するフィールドや、対応状況を追跡するためのステータスフィールドを設けます。

社内ナレッジベースの一元管理

kintoneで「ナレッジベースアプリ」を作成し、社内の知識やノウハウを一元管理します。このアプリには、各種マニュアルやFAQ、技術情報を入力するフィールドを設け、検索機能を追加します。また、ナレッジベースの内容を定期的に更新し、最新の情報を維持するためのタスク管理機能も組み込むことで、社員が必要な情報を迅速に取得でき、業務の効率化が図れます。

kintoneとRPAを組み合わせた活用事例

kintoneは非常に便利なツールですが、手入力の煩雑さや、外部システムとの連携の複雑さ、カスタマイズで要するプログラミングの複雑さなど、利用していくと様々な課題に直面します。その際kintoneとRPAツールを連携させることで、業務改善をさらに容易に、そして効果的に進めることができます。RPAとはパソコン上で行う定型的な業務や単純作業を自動化するツールを指し、kintoneとRPAを連携させると、他のシステムからkintoneへのデータ転記やその逆、kintoneを起点とした外部アプリケーションやクラウドツール、Webブラウザ上の操作など様々な業務工程を、ノーコードで自動化できます。

RPAについてもっとよく知りたい方は下記記事をご参照ください。

RPAとは?メリットや導入事例までわかりやすく解説【初心者向け】

そこで今回は、RPAツールのAUTORO(オートロ)を例にkintone×RPAの活用事例をご紹介します。

  • AUTORO(オートロ)とは

AUTORO(オートロ)は、オートロ株式会社が提供する業務自動化のRPAツールです。ドラッグ&ドロップで操作できる直感的なUIや、サポート品質No.1の受賞実績を誇る即レスのチャットサポート、kintoneやSalesforceはもちろん、様々なCRMやチャットツール、各種管理ツールなどとの連携実績が強みです。またAUTOROはAPIがないシステムの操作や、デスクトップアプリの操作も自動化できるため、kintoneのプラグインやiPaaSよりも広範囲の業務をカバーできます。

AUTOROの詳細はこちら

kintone × AUTORO連携により反社チェック業務をボタン一つで自動化した事例

法律事務所検索サイトなどを運営する株式会社アシロ様では、取引先や採用候補者に対する反社チェック業務に多くの時間と労力を費やしていました。

反社チェックとは?という方は下記記事をご覧ください。

反社チェックとは?重要性、具体的なやり方、チェック対象、判明時の対処方法まで詳しく解説

中でも、新規取引先や採用候補者の増加に伴い、手作業でのチェック作業は限界に達しつつあったことや、営業部門と総務部門の間で発生する、反社チェックに関するコミュニケーションコストが課題となっていました。

そこでAUTOROとkintoneと連携させ、kintone上に追加した「反社チェック開始ボタン」を押すと同時に反社チェックを自動的に開始。Googleや日経テレコンなどの記事データベース、法律関係者データベースなどを自動で検索し、リスクレベルに応じた結果をkintone上に表示します。担当者は、AUTOROが収集した情報を確認し、承認作業を行うのみとなりました。

導入効果として、担当者0.5人分、時間にして月80時間の工数削減を実現。また、営業部門と総務部門の間のコミュニケーションコストも大幅に削減されました。また反社チェック業務の効率化や担当者の負担軽減のみならず、AUTOROによる網羅的な情報収集が、人為的なミスによる見落としの防止にも繋がり、結果として企業全体のコンプライアンス強化も実現しました。

事例全文はこちら

この他にも、kintoneとAUTOROの連携で以下のようなことが可能です。

  • kintoneの標準機能では難しい、大量データのバッチ処理の効率化
  • ボタン一つでデータ入力を自動化し、抜け漏れやヒューマンエラーを防止
  • ワークフローシステムやメッセージアプリと連携させ、稟議・承認フローの一元管理やデータ更新情報を即時通知
  • Excelテンプレートを活用したPDF書類の自動作成

kintoneを最大限活用するならRPA連携での自動化がおすすめ

今回はkintoneの活用事例をご紹介しました。社内でkintoneの利用を定着させ、最大限活用するためには、活用場面を具体化しておくこと、考えられる課題に事前に対処しておくことが重要です。今回ご紹介した活用事例を参考に、kintoneの導入や自動化による業務改善も検討してみてはいかがでしょうか。

Web Auto Robotの「AUTORO」で業務自動化

AUTOROの製品紹介資料を無料でダウンロードいただけます。
製品の特徴や導入のメリット、ご活用事例などをご紹介しています。

この記事を書いた人

Ayuka Fujii
Ayuka Fujii

2023年3月〜オートロに従事し、現在は主にAI系の記事制作と公式X(@autoro_io)の運用を担当。初心者目線で親しみやすい記事作りを心がけています。趣味は日本全国のグルメマップを作ることで、行ってみたいお店の数が全国3000を突破しました。新潟生まれ新潟育ち。