出張に関わる一連の業務には、出張時の宿泊施設や交通手段の手配、予約、経費精算申請など様々な業務が存在します。それぞれを人の手で適切に管理しようとすると多くの手間やリスクが伴い、そこから生まれる多くの課題に悩まされる企業も多いのではないでしょうか？
そこで今回は、出張に関わる一連の業務を一元化し効率化を図ることができる出張管理システムの導入によるメリットや、出張管理システムとRPAを連携させることでさらに得られる業務効率化について、解説していきます。
目次
出張管理システムとは？
出張管理システムとは、出張業務を効率化し、一括して管理できる便利なツールです。「Business Travel Management」の頭文字を取って「BTM」とも呼ばれます。
いくつかの企業ではエクセルを使って出張管理を行っているケースもありますが、上司や経理担当者とのやり取りが煩雑になりがちで、作業効率が低下することがあります。また、経費申請や精算の際に入力ミスが発生したり、不正利用のリスクが伴うことも重要な課題です。
その点、出張管理システムを導入すれば、出張申請から承認、出張報告、経費精算に至るまでのプロセスを一元的に管理できるため、関係者全員の負担を大幅に軽減できます。
多くの出張管理システムが持つ機能として、いくつかをご紹介していきます。
- 出張申請：承認：出張の目的、日程、経路などをオンラインで申請し、承認フローを構築
- 出張予約：宿泊予約: 航空券、鉄道チケット、ホテル予約などをシステム上から手配
- 経費精算:：出張にかかった経費をオンラインで申請し、自動的に集計・精算
- レポート作成：出張実績や経費に関する様々なレポートを作成・分析
業務の効率化やコスト削減、リスクマネジメントという側面でも、出張管理システムは非常に多くのメリットを持っていると言えるでしょう。
おすすめ出張管理システム「ピカパカ出張DX」
ピカパカ出張DXとは
「ピカパカ出張DX」は、クラウド型の法人向け出張サポートサービスです。このサービスを提供しているのは、株式会社エアトリの法人部門から分社化して誕生した 株式会社ピカパカ です。東証プライム市場に上場しているエアトリグループの実績を背景に、企業の出張業務を効率化し、コスト削減や手間の軽減をサポートします。
出張⼿配・管理を専⽤ページ上で⾏うことができ、非常にシンプルな操作性でストレスのない社内運⽤が可能となっています。また、スマートフォン・タブレットを使った予約も可能であり、一括検索で出張費用・出張手配を最適化できることから、出張者と管理者双方の業務負担が大幅に削減されるツールです。
ピカパカ出張DXは豊富な品揃えが特徴で、国内外の航空券やホテルをはじめ、新幹線やレンタカーなど幅広いサービスを利用でき、全て請求書による後払いが可能となります。その結果、出張者は費用の立替を削減、管理部門は経費精算業務を効率化することができるでしょう。
また、出張情報の全てを把握することができるため、⼿配の⽅法や申込を⼀元化し、不要なコストの削減が可能。加えて様々な外部ツールとの連携が行えるため、出張⼿配・管理に関わるバックオフィス業務全体のペーパーレス化・効率化まで実現できます。
参考：ピカパカ出張DX
出張管理システムのメリット
様々な課題を解決する機能を持っている出張管理システムですが、企業が導入するメリットについて、ここでは3つほどご紹介いたします。
手配業務の効率化
出張管理システムの特徴として、出張手配の機能が充実している点が挙げられます。出張者や担当者が交通手段や宿泊施設を選ぶ場合、多数のサイトを検索して情報を比較したり、旅行代理店に相談したりと手間がかかり、その分本来の業務に割く時間が減少してしまいます。
出張管理システムではそうした手配業務を代行し、出張準備の時間を大幅に短縮することができます。さらに、システム上で複数のプランを比較・選択することも可能なため、最適なコストでの手配ができ、経費の削減にも役立ちます。
コストの可視化と削減
出張管理システムを導入することで、出張にかかる費用をリアルタイムで一元管理し、詳細なレポートを作成することが可能になります。これにより、どの部署や社員がどの程度の費用をかけているのかを可視化し、無駄な支出を特定しやすくなります。
また、航空券や宿泊施設の予約を一括で行うことで、企業全体の交渉力向上による割引や特典の獲得も期待できます。加えて、過去の出張データに基づいた分析を行うことで、最適な経路や宿泊施設の選定を行い、コスト削減に貢献します。
コンプライアンス強化とリスク管理
出張管理システムでは、企業の出張に関する規定やルールをシステムに組み込むことができます。これにより、従業員はシステム上で規定を確認しながら予約を行うため、不正な経費支出や規定違反を防止することができます。また、出張者の位置情報や緊急連絡先などをシステム上で管理することで、万が一の事態が発生した場合でも迅速な対応が可能となります。さらに、監査対応においても、システム上のデータが証拠として活用できるため、コンプライアンス強化にも貢献します。
出張管理システム運用におけるよくある課題
では、出張管理システムの運用にはどのような課題があるのでしょうか？
データ保持のための連携作業
たとえば、人事システムと出張管理システムの両方を導入している企業では、人事情報が更新されるたびに、その内容を出張管理システム側にも手動で反映させる必要が生じるケースがあります。この二重入力のプロセスは、データの一貫性を保つための整合性確認作業を増やすだけでなく、変更項目や、部署移動などで多くの変更が発生した場合には更新作業に多大な時間を要することにもつながります。
その結果、システム導入前と比較して効率が上がったはずの業務が、別の側面で新たな負担を生むリスクも考えられます。特に、運用が複雑化することで、真の業務効率化が実現しない可能性もあるため、システム間の連携やデータ共有の仕組みについて事前に検討することは重要です。
出張管理システムと他システムの連携方法
では、出張管理システムと他のシステムを連携させるためにはどういった方法があるのでしょうか。
データ連携ツールを使用する
もしAPI連携などが搭載されていない場合、iPaaSやRPAなど、データ連携ツールを使うことが有効となります。それぞれ解説していきます。
iPaaSでの連携
iPaaS(Integration Platform as a Service)とは、クラウドベースのサービスとして提供される、アプリケーション間の統合を容易にするプラットフォームを指します。
オンプレミス、クラウド、SaaSなど、異なる環境にある様々なアプリケーション間で、データを連携したり、ワークフローを自動化したりすることができます。
iPaaSの機能として挙げられるもののうち、いくつかを下記に紹介します。
- データ連携： 異なるアプリケーション間でデータを自動的に同期したり、転送したりすることができます。
- ワークフロー自動化：複数のアプリケーションを跨いで実行されるタスクを自動化することができます。
- API管理:：APIの作成、公開、保護を簡単に行うことができます。
- アプリケーション統合： 異なるアプリケーションを単一のダッシュボードで統合することができます。
上記のように、iPaaSは異なるサービス間での連携を得意としており、様々なクラウドサービスの連携が可能です。
既に自社内でiPaaSツールを使用している場合は、まずはiPaaSを使用してツールを連携させるというのも手段の一つと言えるでしょう。
RPAでの連携
RPA(Robotic Process Automation / ロボティックプロセスオートメーション)とは、コンピューター上のソフトウェアロボットを使って人間の手作業を自動化する技術を指します。日々のルーティンワークや単純作業を効率化し、仕事の生産性を向上させることが可能です。
RPAが得意とする業務は、①繰り返しのタスク、②ルールベースのタスクです。これらに当てはまるものであれば基本的にどんな業務でも自動化できると考えて良いと思われます。
RPAの導入メリットとしては、業務効率化やコスト削減、ヒューマンエラーの減少などが挙げられます。
上記のように、RPAは業務自動化を目的としたツールではありますが、ツールやシステム間を繋ぐワークフローを作成すれば、様々なツール間のデータ連携も自動で行うことが可能です。
出張管理だけでなく、様々な業務を自動化させたい場合や、様々なツールとの連携も検討している場合はRPAの導入も視野に入れても良いかもしれません。
クラウド型RPA「AUTORO」とピカパカ出張DXの連携で課題を解消！
AUTOROは、ピカパカ出張DXとの連携を開始しました。この連携により、先述した課題の解消が可能です。
ここからは、AUTORO×ピカパカ出張DXについて細かく解説していきます。
AUTOROとは
AUTORO（オートロ）は、クラウド型RPAをベースとして開発された業務自動化ツールです。プログラミング不要の初心者でも扱いやすい直感的な操作画面と、専任のスタッフがリアルタイムで応答するチャットサポートの、レスポンスの速度・品質などが強みです。
また、多数のAPI 連携機能を標準搭載しているため、各種SaaS やクラウドツールと簡単に連携が可能であり、自社で活用しているシステムをそのまま自動化できます。さらに、APIが提供されていないツールや、企業の自社構築システムとの連携も可能なため、企業独自の業務プロセスの自動化を幅広く実現できます。
今回ご紹介しているピカパカ出張DXとの連携も、API連携を使わずに行っています。
AUTORO × ピカパカ出張DXでできること
AUTOROとピカパカ出張DXを連携させることで、ピカパカ出張DXと人材情報の基となる人事労務管理システム間のデータ連携が自動で実行できるようになります。
自社で利用している任意の人事労務管理システムのデータ更新をトリガーに、AUTOROが自動で起動。ピカパカ出張DX上の社員登録情報を最新の状態に更新します。
これにより、各システムに社員情報を登録する⼊⼒作業や整合性のチェックを⾏う⼿間を省くことができ、担当者のリソースを割くこともなく、いつでもピカパカ出張DXを最新情報が登録された状態でご利⽤いただくことが可能です。
AUTORO × ピカパカ出張DXのメリット
では、AUTOROとピカパカ出張DXを連携させることで得られるメリットとはどのようなものがあるでしょうか。
追加修正などの入力作業は1回のみに
AUTOROとの連携で、人事労務管理システムとピカパカ出張DXのどちらに対しても必要だった更新作業が、人事労務管理システムの更新のみで完了できるようになります。
これにより貴重な担当者のリソースを割くことなく、また、人の手が入ることがないため入力ミスや表記揺れなども防ぐことが可能となり、データの一貫性の保持や情報管理の効率化にも繋げられます。
変更更新対象が多い場合の業務削減
組織の規模が大きい場合や、人事異動が頻繁に発生する場合など、変更・更新対象となる人事データの数が多くなると、手作業でのデータ入力や確認作業は大きな負担となります。
ですが、AUTOROとピカパカ出張DXを連携させていれば、大量のデータを短時間で正確に更新することが可能になります。特に、複数のシステムに影響を与えるような大規模な変更が発生した場合でも、AUTOROと連携していれば効率的かつ自動的にヒューマンエラーを回避しつつ更新を行うことができ、担当者の業務負荷を軽減します。
また、削減できたリソースを他の業務へ充てることもできるため、担当部署全体の業務効率化へも繋げられます。
まとめ
出張管理システムは、出張申請の電子化に加え、交通機関や宿泊施設の予約、経費精算などの出張に関する一連の業務を効率化でき、出張者・管理者双方の負担削減へ繋がります。
また、業務効率化という観点では出張管理システムとRPAの連携も非常に効果的であり、出張管理システムだけでは叶えられない、さらなる業務の効率化を図ることが可能です。
これから出張管理システムの利用を検討している方は、ぜひピカパカ出張DXとAUTOROの連携を検討してみてはいかがでしょうか。
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