業務自動化のツールとして普及が進むRPAですが、ルーチンワークの自動化に向いているという特性から、バックオフィス業務や事務作業のみに向いていると考えている方も多いのではないでしょうか？
実は、営業部門でもRPAを導入することで多くの業務を効率化することができます！
今回は、営業部門でのRPA活用に悩む方に向けて、具体的な事例や導入時のポイントも含め、解説していきます。
営業の担当業務における課題
営業部門での成果は企業の売り上げに直結するため、日々必死に業務をこなし努力されている方が多いのではないでしょうか。しかし、営業の担当業務には未だ様々な課題が残されているのも事実です。
この章では、多くの企業が抱えている営業部門での課題についていくつかご紹介します。
事務作業が増え、顧客対応への時間が割けない
情報収集やレポート作成などの事務作業に時間を取られ、顧客対応が後回しになる状況は、現在多くの企業で顕著な課題となっているのではないでしょうか。
営業担当者は契約書の作成や顧客情報の管理、報告書の作成などの事務作業も同時に行わなければならず、営業活動以外の業務が非常に多く存在します。
しかしながら、営業担当者が事務作業に追われてしまうと、新規顧客獲得の機会を逃してしまうリスクが高まります。さらに既存顧客の対応にも遅れが生じ、これまで築き上げた信頼関係が損なわれる可能性も考えられます。
このような状況を改善するためには、営業活動以外の業務に専任の担当者を配置することが必要です。これにより、営業担当者は本来の営業活動に集中し、顧客との良好な関係を維持しながら新規顧客を獲得することが可能となります。
顧客登録や受注管理などの煩雑なシステム運用
顧客からの注文を受けることは、営業担当者にとって極めて重要な業務です。しかし、現実には様々な企業で、営業担当者は発注書の内容を目で確認しながら、手動で受注情報をシステムに入力しているケースが発生しています。
この手法では、効率性に欠けるという面があります。特に大量の注文がある場合には、手動での登録作業によって時間がかかり、業務の遅延や作業量の増加が懸念されます。さらに、人為的なミスや漏れが発生しやすく、その結果、正確な情報の入力が困難になります。
また、手動登録のプロセスには、転記ミスや計算ミスなどのヒューマンエラーが潜んでいます。特に営業が扱い登録する情報は企業にとっても重要な情報であることが多く、これらのミスは重大な問題を引き起こす可能性があり、顧客との信頼関係や会社の評判に影響を与える恐れもあります。
RPAについて
営業部門が抱える課題について解説してきましたが、多くの問題はRPAの導入により軽減させることが可能です。
まずは、RPAについて簡単に解説いたします。
RPAとは
RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）とは、ソフトウェアロボットを使ってパソコン上の業務を自動化する技術です。このソフトウェアロボットが、人間の代わりに業務を自動で行ってくれます。
RPAは日常的に行う繰り返しの多い作業、いわゆるルーチンワークの場面でよく使われます。
RPAが活用される業務のいくつかを下記にて紹介していきます。
データ入力： データの登録・更新やExcelの操作など。これにより、正確性が向上し、時間とリソースが節約されます。
メール自動送信： 定型文によるメールの一斉送信。これにより、迅速かつ一貫性のあるコミュニケーションが可能です。
情報収集： ウェブサイトの情報をスプレッドシートなどに転記する。これにより、大量のデータを素早く処理し、分析に役立てることができます。
この他にも、RPAと使用ツールと連携させることにより、該当ツールでのルーチンワークや更新作業なども自動化することが可能です。
RPAの導入は、業務効率を向上させ、従業員がより価値ある仕事へ集中できるようにする有力な手段と言えます。
営業部においてRPAを導入するメリット
このようにRPAは業務効率化において非常に活用できるツールだということが理解できたかと思いますが、営業部へ導入させることでどのようなメリットをもたらすことができるのでしょうか？
事務作業の負担軽減
まず、RPAの導入により事務作業を自動化することで、大幅な工数削減が可能です。
単発の作業でも、数が増えればそれに応じて作業量が増加し、時間や労力が費やされます。そのため、同じ作業を繰り返す中で、営業担当者が膨大な時間を消費してしまっているというケースも少なくはないでしょう。
しかし、RPAを利用すれば、これらの作業をRPAに一任することができます。その結果、従業員は手作業から解放され、自動化された作業は継続的に、確実に処理されます。これにより、営業担当者が本来の業務に集中し、残業時間を減らすことができます。
また、彼らの時間やエネルギーを他の重要な業務にアサインすることができ、業務負荷の軽減や生産性の向上が期待されます。
ヒューマンエラーの防止
RPAは事前に設定されたルールに基づいて作業を行うため、人為的なミスを大幅に削減することができます。人が行う作業には、ケアレスミスや勘違いなどが不可避的に発生する可能性がありますが、ルールを一度設定すれば、RPAは正確に業務を遂行します。
ただし、RPAの初期設定には注意が必要です。初期設定が誤っていると、そのまま間違った作業をRPAが続けてしまう可能性があります。そのため、正確なルールや条件を設定することは非常に重要となります。
上記の通り、初期設定においては注意が必要ですが、それさえうまく行うことができれば非常に大きな効果をもたらしてくれるでしょう。量が増えれば増えるほどミスが起きる確率やリスクも増えるため、RPAを活用しミスを防止するということは非常に大きなメリットといえます。
顧客対応の質の向上
営業担当者が本来行うべき業務は、顧客対応や提案を通じて成約率を高め、企業の業績を向上させることです。しかし、現実には事務作業に多くの時間が費やされており、本来の業務に集中できていない営業担当者も少なくありません。
RPAの導入により、営業の事務作業を自動化することで、営業担当者が本来行うべき業務により多くの時間を割くことができます。事務作業の自動化により、営業担当者は顧客とのコミュニケーションや提案活動に専念することが可能となります。
さらに、RPAを活用することで、営業活動に役立つ情報収集などの自動化が可能です。これにより、顧客対応や提案の質の向上も期待できます。その結果、より効率的に業務を行い、顧客満足度を高めることへ繋げられると考えられます。
営業部におけるRPAの活用事例
それでは、具体的にはどのような業務に活用することができるのでしょうか？
この章では、実際に弊社のRPAツールである「AUTORO」を活用し業務効率化を行った事例も含め、具体的な例をご紹介いたします。
データの収集やレポーティング業務を自動化
営業担当者は日々さまざまなデータを扱いますが、それに伴い作業量も増えてしまいます。
たとえば、営業先のリストを作成する作業は、顧客データベースやWebサイトをチェックしながらの作業となり、とても多くの時間を要します。しかし、この作業はRPAを活用することで自動化することができるのです。
一部のRPAツールにはスクレイピング機能が搭載されており、特定の条件に合致するデータのみを自動的に収集することも可能です。
スクレイピングは、Webサイト上のデータを収集し、必要に応じて編集や加工が可能な機能です。したがって、顧客情報だけでなく、競合他社の情報や自社製品・サービスの口コミ情報なども自動的に収集できます。
情報は営業活動において非常に重要です。効率的に最新情報を入手できれば、営業活動にプラスの効果をもたらすことが期待できます。
見積書や請求書作成を自動化
見積書や請求書の作成作業は、取引先企業の増加に伴い増加していきます。
こういった作業に関しても、RPAを活用することにより自動化することが可能です。
たとえば見積書の作成では、商品名や顧客名などの最小限の情報を手動で入力するだけで、素早く書類を作成することができます。
さらに、請求書の作成業務も同様に自動化できます。毎月繰り返される作業であれば、顧客管理システムからの情報を活用して、自動的に請求書を生成することも可能です。
RPAを活用することで、業務に余裕が生まれるだけでなく、請求書の作成漏れや人為的なエラーも防ぐことができます。これにより、経理部門や営業部門の効率性が向上し、企業全体の業務効率が高まると言えるでしょう。
下記参考ページでは、弊社RPAツールのAUTOROを活用し、見積書の作成を自動化した事例が掲載されています。ぜひご覧ください。
参考事例ページ：社内全体で月750時間の削減に成功！企業文化の醸成にも大きな効果が
SFAツールとの連携でルーティン作業を効率化
SFA（Sales Force Automation）は、多くの企業で営業活動をサポートするために採用されているツールの一つです。SFAは、顧客情報の管理やアポイントメントのスケジューリング、商談の履歴管理など、さまざまな機能を提供しています。
しかし、SFAを効果的に活用するためには、営業担当者にとって日常的なルーチン作業が発生し、負担となってしまっているケースも多く存在します。そこで、RPAをSFAと連携させることで、業務効率化をさらに高めることができます。
たとえば、営業担当者が取引先から受け取った名刺情報をスキャンするだけで、RPAが自動的にSFAにデータを入力することができます。
また、SFA内の情報を活用して、次回の顧客訪問やフォローアップのスケジュールを自動的に立てたり、営業戦略に基づいたタスクの優先順位を自動設定するなども可能です。
RPAとSFAの連携により、営業担当者は単純作業から解放され、より重要な営業活動に集中することができます。さらに、SFAに蓄積されたデータを解析すれば、優れた営業マンの活動パターンが可視化され、営業部全体のスキル向上に貢献することも可能です。
下記参考ページでは、弊社RPAツールのAUTOROをSFAツールであるSalesforceと連携させて活用し、リードの作成を自動化した事例が掲載されています。ぜひご覧ください。
参考事例ページ：セールス部門の非効率な業務を続々自動化！RPA×Salesforceで年間1000時間以上の工数を削減
RPAの選び方と導入時のポイント
それでは、RPAを導入する際にはどのようなポイントを抑えておく必要があるのでしょうか。RPAの導入や運用を失敗しないためにも、抑えておくべきポイントを把握しておくことは非常に重要です。
この章では、RPAの選び方と導入時のポイントについていくつか紹介していきます。
ニーズにあった種類の選択をする
RPAツールには、デスクトップ型、クラウド型、サーバー型の3つの種類があります。
一つずつ、簡単に解説していきます。
デスクトップ型のRPAツールは、パソコンにソフトウェアをインストールして使用します。主な特徴として、比較的安価で小規模な業務の自動化に向いており、オフラインでの利用が可能です。
ただし、大規模な自動化や他の作業との同時実行には不向きで、ユーザーがアップデートを管理する必要があります。
クラウド型のRPAツールは、クラウド上で提供され、インターネットに接続して利用します。クラウドサービスやインターネット上の作業を効果的に自動化でき、スケーラビリティにすぐれているため、幅広い業務自動化が可能です。また、クラウド上で動作するため作業中や休日・夜間でも動作してくれる点や、ベンダー側でアップデートを行うため、常に最新の状態で使用できる点も特徴です。
一方で、オフライン環境では利用できず、一部のローカル作業が自動化できない場合があります。
サーバー型のRPAは、自社でサーバーを用意して導入します。大規模な業務の自動化に向いていますが、初期コストが高く、サーバーの運用と増設に伴うコストが発生します。スケーラビリティは低く、リソースを増やすにはサーバーの増設が必要です。
RPAツールの選択時には、こういったメリットやデメリットを踏まえ、自社の状況に合わせたツールを選択する必要があります。
運用ルールや運用体制を整備する
RPAは基本的に、作成されたワークフローに沿って業務を行うツールです。そのため、期待する効果を得るためには適切なルールでのワークフロー作成が必要となっています。
誰がどのような意図でワークフローを作成したのか、誰が運用しているのかなどを不透明にしないためにも、運用ルールや運用体制の構築は必須だといえます。
また、トラブルが発生した際や新たに業務自動化を行いたい場合など、導入したRPAツールについて、ある程度全体像が把握できている人材は必要です。
そのためにも、ツール導入の段階で担当者を配置することは重要なポイントとなっています。
サポート体制が充実しているかを事前に確認する
サポート体制を確認しておくことで、RPA導入後の不安は大きく減らすことができます。
有償なのか無償なのか、プランによって変動があるのか、トラブル発生時の返答のスピードなど、RPAツールを提供する企業によって提供体系は様々なので、なるべく詳細に確認しておくことが必要です。
サポート体制が充実しているRPAツールを選択することで、より安定した長期運用と自動化業務の拡大が期待できます。
自動化したい業務について整理する
様々な業務がある中で、自動化したい業務はどの業務なのか、自動化することによって効果を得られる業務はどの業務なのか、事前に洗い出ししておくことが重要です。ルーチンワークや繰り返し作業が多い業務や、高頻度で実行が必要な業務、入力ミスが起こりやすい業務がRPAでの自動化に向いています。こういった業務の洗い出しをしておくことで、ゴールを見失うことなくRPAの導入を行うことができます。
また、合わせて業務プロセスを整理しておくことも大切です。事前に業務プロセスを明確化しておくことで業務の標準化にもつながりますし、ワークフロー設定の際にもどの部分を自動化するべきなのか、どういった形で設定を行うべきなのか、スムーズに設計することができるでしょう。
まとめ
営業部門において、RPAを導入するメリットから具体的な事例までを解説してきました。すでにRPAは業務効率化ツールとして広く普及してきていますが、まだまだ経理部門や、事務作業においての活用がメインとなっているケースも多いです。
今回のこの記事が、多くの営業担当者の業務が効率化され、負担が軽減されることへ繋がってくれればと思います。
導入においてのポイントなどを正しく抑え、効果的にRPAを運用していきましょう。
RPAを導入するなら「AUTORO」
弊社で提供しているRPAツール「AUTORO」は、パソコン上の単純作業を自動化するWeb Auto Robotです。CRMやチャットツール、各種管理ツールなど様々なクラウドサービスとの連携実績があり、今後もどんどん増やしていく予定です。
また、導入時には自動化業務の確認から、構築・設定のサポート、必要に応じて操作説明会の実施などと幅広く対応でき、導入後には5分で対応するチャットサポートがついているので、どんな現場でも安心してご活用いただけます。
Web Auto Robotの「AUTORO」で業務自動化
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製品の特徴や導入のメリット、ご活用事例などをご紹介しています。
