本記事では、RPAが「使えない」「役に立たない」と言われる理由を徹底解説し、RPA導入を成功させるためのポイントを紹介します。RPA導入を検討している方、RPA導入に失敗した経験がある方は、ぜひ参考にしてください。
目次
RPAとは
RPAは「Robotic Process Automation（ロボティック・プロセス・オートメーション）」の略称で、パソコン上の単純作業や定型業務を自動化する技術です。人間がパソコンで行うような、データ入力、転記、集計、帳票作成、データ抽出などの作業を、ソフトウェアロボットが代行してくれます。
RPAは、これまで人間が行っていた単純作業を自動化することで、業務効率化、コスト削減、ヒューマンエラー防止などの効果をもたらします。
例えば、毎日同じ時間にWebサイトからデータをダウンロードして、Excelに転記する作業があるとします。この作業をRPAツールにあらかじめ設定しておくことで、ソフトウェアロボットが自動的にWebサイトにアクセスし、データをダウンロードしてExcelに転記してくれます。
RPAは、プログラミングの知識がなくても、GUIベースで簡単に操作できるツールも増えています。そのため、専門のエンジニアでなくても、業務担当者自身がRPAツールを使って業務を自動化できるケースも増えています。
RPAが役に立たない・使えないと言われる理由
RPAは業務効率化の有効な手段として注目されていますが、一方で「RPAは役に立たない」「RPAは使えない」といった声も聞かれます。なぜこのような声が出てしまうのでしょうか。ここでは、RPAが期待通りの効果を発揮できず「役に立たない」「使えない」と感じてしまうケースを詳しくご紹介します。
RPAが想定よりも自動化ができない
RPAはあらゆる業務を自動化できる魔法のツールではありません。
RPAは、ルールベースで定義された定型作業を自動化するのに適していますが、非定型作業や、人間の判断が必要な作業を自動化するのは難しい場合があります。
例えば、顧客からの問い合わせ対応のように、都度状況が変化し、臨機応変な対応が必要な業務をRPAで自動化するのは困難です。
このようにRPAへの理解が不足していると、自動化しやすい単純なタスクが思ったより少ないことや、業務プロセスが複雑すぎてー自動化が困難なことに気がつかないままRPAを導入してしまい、「RPAで実現できる自動化が想定よりも限られている」といった「期待はずれ」な印象を抱くかもしれません。
RPAを使えるようになるまで時間がかかる
RPAツールによっては、使いこなせるようになるまでに時間がかかる場合があります。
RPAツールは、プログラミングの知識がなくても操作できるGUIベースのものが増えていますが、自社の業務に合わせてカスタマイズをするなど使いこなすには、ある程度のトレーニングやプログラミングスキルが必要になる場合もあります。
導入後に、専門的なスキルを持ち合わせていないことから適切に運用ができなくなる場合があります。
RPAの業務範囲が曖昧になる
RPAを導入する際には、RPAが担当する業務範囲を明確に定義することが重要です。しかし、RPAの導入が進むにつれ当初の想定とは外れて、RPAの適用範囲が広がったり、逆に狭まったりしてしまうケースがあります。
RPAの適用範囲が広がり/狭まりすぎると、RPAの運用が複雑化したり、手作業で行う業務との境界線が曖昧になったりして、かえって業務効率が低下してしまう可能性があります。たとえば、一部のタスクを自動化し、隣接するプロセスが手作業のままだと、プロセス全体の効率が損なわれる場合もあります。
RPAの導入効果を実感できない
多くの企業がRPA導入時に直面する課題の一つが、「短期間でRPAの効果を感じられない」という点です。特に導入初期には、期待された効果が現れるまで、長期的な視点を持つことが重要です。
また導入初期に限らず導入効果を実感できないケースでは、RPAを導入したことで、どの程度の業務時間が削減されたか、ミスが減ったかなどを定量的に確認できる体制がないために効果を実感できない場合も考えられます。具体的には、事前に明確なKPIの設定や、期間を設けた効果の評価などにより、導入効果を測定できるようにしておかないと、RPAを導入した意味を見失ってしまい、RPAの運用が継続できなくなってしまいます。
RPAの費用に見合った効果が出ていない
RPAツールは、決して安い買い物ではありません。RPAツールを導入するためには、ライセンス費用、導入費用、運用費用など、様々な費用がかかります。しかし、RPAツールを導入したにもかかわらず、期待していたほどの効果が得られないと感じるケースも少なくありません。
RPAが役に立たない・使えない失敗事例で考えられる原因
RPA導入が失敗に終わるケースは大きく分けて二つ、1. 準備不足が招く失敗と、2. 過度な期待と誤解による失敗が考えられます。また具体的には以下のような原因がRPA導入失敗の背景として考えられます。
- 自動化対象業務を明確化せずに導入を進めた
- RPAへの理解が足りていなかった
- RPA担当者が決まっていなかった
- RPA運用ルールが明確になっていなかった
- 効果測定の指標やスケジュール設定が不明確なまま導入した
- 自社に合わないRPAツールを選んでしまった
- RPAに過度な期待や誤解をもっていた
- RPAに向いていない業務を対象に導入を決めた
- 導入後すぐに目にわかる効果が出ると想定していた
- RPA導入から運用までのスケジュールを短期で立てた
それぞれについて考察していきましょう。
1. 準備不足が招く失敗
自動化対象業務を明確化せずに導入を進めた
RPA導入時によく見落とされる重大な失敗要因は、自動化対象業務をしっかり明確化していないことです。RPAを導入する前には、どの業務を自動化するか、その業務プロセスにはどのような特性や依存関係が存在するのかを可視化し、全業務を網羅的にチェックすることが不可欠です。特に、自動化のプロセスが複雑で、多くの業務が相互に依存している場合、これらを詳細に分析する必要があります。
闇雲に導入を進めてしまうと、実装されたRPAはそのポテンシャルを十分に発揮できず、期待した効果を得られないばかりか、現場に混乱を招く可能性があります。
RPAへの理解が足りていなかった
RPAに対する理解が足りていないことは、RPA導入に際して多くの企業が直面する課題です。RPAでできること、できないこと、RPAのメリット、デメリットなどを正しく理解しておく必要があります。RPAに対する理解が足りていないと、RPAに対して過度な期待を抱いてしまったり、RPAを適切に運用することができません。
RPA担当者が決まっていなかった
RPA担当者が決まっていないと、RPAの導入や運用がスムーズに進まず、RPAの効果を最大限に発揮することができません。RPAを導入する際には、RPAの担当者を明確に決めておくことが重要です。RPAの導入、運用、保守などを担当する責任者を決め、RPAに関する責任と権限を明確にしておく必要があります。
RPA運用ルールが明確になっていなかった
誰がRPAを操作するのか、RPAで発生したエラーにどのように対応するのかなど、RPAの運用に関する運用ルールが、事前に明確になっていないと、RPAの運用が混乱し、効果を最大限に発揮することができません。
またRPAを運用する上でのルールやガイドラインを明確化せずに導入すると、担当者によって運用方法が異なったり、セキュリティリスクが高まる可能性があります。RPA運用ルールを事前に策定し、全社的に周知徹底することが重要です。
効果測定の指標やスケジュール設定が不明確なまま導入した
RPA導入の目的や目標を明確にし、効果測定の指標を定めていないと、導入効果を実感しにくくなり、ワークフローの構築が遅れたり、運用が混乱したりします。RPA導入には、ツールの選定、テスト運用、運用ルールの策定など、様々な工程があります。それぞれの工程に必要な時間を見積もり、無理のないスケジュールを立てることが大切です。
自社に合わないRPAツールを選んでしまった
RPAツールは様々な種類があり、それぞれ機能や特徴が異なります。自社の業務内容やニーズに合ったツールを選定しないと、使い勝手が悪かったり、必要な機能が不足していたりします。多くのRPAツールには無料トライアルが設けられているので、導入前に無料トライアルで使用感を必ず確認しましょう。
2. 過度な期待や誤解による失敗
RPAに過度な期待や誤解をもっていた
RPAは万能ではなく、自動化できる業務には限りがあります。RPAの導入によって、必ずしも劇的なコスト削減や業務効率化が実現するわけではないことを理解しておく必要があります。これを導入前に十分に理解していないと、RPAに過度な期待を抱いてしまい、結果として「使えない」と感じてしまうケースが多いです。
RPAに向いていない業務を対象に導入を決めた
RPAは、すべての業務に万能なわけではなく、例えば例外処理が多い業務や、頻繁に内容が変更される業務、創造性が必要な業務には向いていない傾向にあります。RPAを導入して効果が実感できないケースでは、上記のようなRPAが不得意とする分野を対象に、RPAを導入し、混乱を生じさせている可能性が考えられます。
導入後すぐに目にわかる効果が出ると想定していた
RPA導入の効果が出るまでには、一定の時間を要します。短期的な視点ではなく、長期的な視点でRPA導入の効果を評価することが重要です。
また、初期段階で大きな成果を期待しすぎることは、プロジェクト全体への不満やフラストレーションにつながることがあります。このような状況を避けるためには、現実的な目標設定と進捗状況の正確な評価制度が必要です。
RPA導入から運用までのスケジュールを短期で立てた
RPAツールは導入が容易とされますが、すべての業務に即対応できるわけではありません。特に複雑な業務プロセスを有する場合、適切なカスタマイズや設定の作業が不可欠です。これを怠ると、短期間での成果を期待しすぎて適切なスケジューリングがおろそかにされ、多くの問題が発生し、プロジェクトが失敗に終わるリスクが高まります。
RPA導入失敗を避けるためあらかじめ押さえておくべきポイント
RPA導入を成功へ導くため、事前に踏まえておくべきポイントは以下の通りです。
- RPAは世間がいうほど簡単なツールではない
- 自動化できる業務に制限がある
- 優先順位とスモールスタート
- 業務フローを可視化しておく
- 既存システムとの連携性を確認する
- 効果測定の方針をあらかじめ決めておく
- 自社に最適なRPAツールを選択する
- 運用の複雑さを理解しておく
- RPA人材の育成や推進体制の構築
順番にそれぞれ解説していきます。
RPAは世間がいうほど簡単なツールではない
RPAは、プログラミングスキルがなくても扱えると言われていますが、実際には、ツールの操作方法を習得するだけでなく、RPAの構築やテスト、運用ルールの策定などにおいて、専門的な知識やスキルが必要となるケースもあります。特に、RPAツールによってはプログラミング言語を用いたカスタマイズが可能なものもあり、その場合は、プログラミングの知識が必要になります。
RPAベンダーによっては構築などの複雑な導入作業を代行してくれるため、導入の際にどのようにサポートをしてくれるか確認しましょう。
自動化できる業務に制限がある
RPAは、あらゆる業務を自動化できるわけではありません。ルールベースの定型業務を自動化するのに適していますが、複雑な判断や例外処理が多い業務、頻繁に内容が変更される業務には不向きです。RPA導入前に、対象業務がRPAに適しているかを慎重に判断する必要があります。
優先順位とスモールスタート
RPA導入は、全ての業務を一度に自動化するのではなく、優先順位を付けて、スモールスタートで進めることが重要です。全業務を一気に自動化するのではなく、まずは小規模なプロジェクトから始め、段階的に徐々に自動化の範囲を広げていきます。自動化による効果が高い業務、RPAとの相性が良い業務から優先的に自動化を進めましょう。
運用の複雑さを理解しておく
RPAを導入した後は、ロボットの稼働状況の監視、エラー発生時の対応、パフォーマンスの改善など、継続的な運用が必要です。適切な運用体制を構築し、運用ルールを明確化しておくことが重要です。例えば、ロボットがエラーを起こした場合の対応手順や、ロボットのパフォーマンスを監視するための指標などを定めておく必要があります。
また、RPAツールのバージョンアップやセキュリティ対策など、定期的なメンテナンスも必要となります。
業務フローを可視化しておく
RPA導入の効果を最大化するためには、自動化対象の業務フローを可視化することが重要です。業務フローを可視化することで、RPA導入によってどの程度の時間短縮やコスト削減が可能なのかを具体的に見積もることができます。さらに、業務フローを可視化することで、RPA導入前に潜在的な問題点やボトルネックを洗い出すことができます。この準備作業が、後の効果測定の簡素化や成果に直結するため、時間とリソースを惜しまずしっかりと行うことが推奨されます。
既存システムとの連携性を確認する
RPAを既存システムと連携させる場合、適切な連携方法を選択する必要があります。場合によっては、既存システムの改修が必要になることもあります。例えば、API連携を行う場合は、APIの仕様を理解し、RPAツールからAPIを呼び出すプログラムの作成や、データベース連携を行う場合は、データベースの構造やSQLの知識を必要としたりする可能性があります。
効果測定の方針をあらかじめ決めておく
RPA導入の効果を最大化するためには、導入前に効果測定の方針を明確に決めておくことが重要です。効果測定の指標、測定方法、測定時期などを事前に決定しておくことで、RPA導入の成果や、目標に対して現状がどのように進んでいるかを常に客観的に評価し、改善につなげることができます。
効果測定の指標例
| 定量的指標 | 定性的指標 |
| ● 削減できた業務時間 ● 処理速度の向上率 ● ヒューマンエラーの削減数 ● コスト削減額 | ● 従業員の満足度向上 ● 業務の質の向上 |
スケジュール設定と効果測定の流れの例
- RPA導入前に、効果測定を行う期間と頻度を設定する（例：導入後3ヶ月、6ヶ月、1年後に効果測定を行うと設定）
- 効果測定の結果を分析し、RPA導入の成果を評価する
- 必要があれば、RPAの運用方法や自動化対象業務の見直しを行う
自社に最適なRPAツールを選択する
RPAツールは、様々なベンダーから提供されており、機能、価格、使い勝手などが異なります。自社の業務内容や規模、予算、RPA導入の目的に最適なRPAツールを選定することが重要です。
RPAツール選定の際には、以下の点を考慮しましょう。
- 必要な機能が備わっているか、既存システムとの連携が可能か
- 価格が予算に見合っているか、ライセンス体系は自社に合っているか
- 操作画面が見やすいか、ロボット開発が容易か
- 既存システムと連携可能か、将来を見据えた時の拡張性に優れているか
- サポート体制が充実しているか
RPA人材の育成や推進体制の構築
RPA導入を成功させるためには、RPAツールを使いこなせる人材の育成と、RPA導入を推進する体制の構築が不可欠です。社内にRPAの専門家を育成したり、外部の専門家を雇用したりすることで、RPA導入をスムーズに進めることができます。また、RPA導入を推進するチームを編成し、責任者や担当者を明確にすることで、RPA導入を円滑に進めることができます。
RPAの導入・運用にはサポートのフル活用が効果的
RPAは、単に導入すれば良いというものではありません。RPAを導入して業務自動化を実現するためには、事前の準備と適切な開発プロセスが不可欠です。導入前の段階では、自動化対象業務の選定、RPAツールの選定、導入スケジュールと体制の構築、効果測定方法の決定など、綿密な計画を立てる必要があります。さらに、RPAツールを使いこなすためのトレーニングや、ロボット開発、テスト、運用ルールの策定など、導入後も継続的な取り組みが必要です。
自社だけで行うのが難しい場合や、RPAに関する知識や経験を懸念する場合は、導入前後や運用のサポートが充実しているRPAを選定することが効果的です。サポートを有効活用することで、導入初期の技術的な障壁や操作ミスといった課題に迅速に対応できます。またRPA技術の導入後も、継続的な改善と効果の最大化が実現します。
RPAツールによっては、以下のようなサポート体制が提供されています。
導入サポート
導入時のコンサルティング、要件定義、設計、開発、テスト、運用支援など、RPA導入を包括的にサポートします。
トレーニング
RPAツールの操作方法、ワークフローの構築、運用管理など、RPAに関する様々なトレーニングを提供します。
テクニカルサポート
RPAツールに関する技術的な質問やトラブルシューティングに対応します。電話、メール、チャットなど、様々な方法でリアルタイムサポートを提供します。
代理構築
代理構築では、社内での開発が難しかったり、業務プロセスが複雑だったりする際、業務自動化のワークフロー（ロボット）の構築を丸ごとベンダーに任せられます。
RPAなら手厚いサポートが強みのAUTOROがおすすめ
AUTORO（オートロ）は、5分以内で回答するチャットサポートが強みのRPAツールです。口コミでサポート品質No.1の受賞歴もあり、速さのみならず内容の充実度もご好評いただいております。もちろん、チャットのみで解決できない内容は、その都度営業担当やカスタマーサポートから回答が得られます。
導入企業様からは、スピーディーな課題解決や、自動化の開発に関する壁打ちや相談ができる気軽さ、代理構築や既存のフローの改善などまで行う手厚さを特にご評価いただいております。
具体的には、
- 普通なら「こんなことを聞いて、時間を取らせて申し訳ないな」と思うようなことでも相談できる
- 自動化について「やりたいこと」と具体的にする前に、質問や課題を壁打ちできる
- 伝えたいことを上手く汲み取ってもらえるため、欲しい回答や知りたい情報をスピーディーかつクリティカルに得られ、作業を止めることなく課題解決できる
- レスポンスが速いため、やりたいこと・分からないことを伝えて、指示してもらう・サンプルをもらうなどをし、改善していくという流れがスムーズ
などのお声をいただいております。
「弊社はエンジニアが多いのですが、わざわざ工数を割いてまで聞きにいくのも気が引けるし、ちょっとしたことでエラーが出ていたとなるとそんなことで聞くのは申し訳ないなと思ってました。でも、AUTOROはサポートが手厚くて、カスタマーサポートの方が協力会社登録の業務フローを代理構築してくださって、あんなの絶対自分でできないと思っていたので安心感はすごく感じていました。」
RPAで定型業務の手作業をほぼゼロに！業務増でもリソースを維持する体制を構築 | Web Auto Robot の 「AUTORO（オートロ）」
AUTOROのサポートでは、単純な質問への回答のみならず、「こうした方がおすすめです」といった細かな構築の提案も行うため、最適な形で自動化を勧められます。
「何か困ったことが起こった時にも、画面共有をして事象を見せないと伝わらないようなことはなく、チャットでやり取りしながら「こう書いたらよいですよ」「ここをこう変えてみてください」「動きました！」といったテンポですぐに問題が解決します。」
Salesforce×RPAで反社チェック・与信業務を自動化 | Web Auto Robot の 「AUTORO（オートロ）」
「毎日「これ、どうすればいいんですか？」「これってどういうことですか？」と一作業やるたびに問い合わせていましたね（笑）。問い合わせへの返事もいつも数分でもらえて、その速さには感動しました。そんな風に手厚いサポートで導入フェーズを乗り切ることができました。」
毎日3時間を費やしていたトラブルシューティングがたったの5分に | Web Auto Robot の 「AUTORO（オートロ）」
またAUTOROは、連携させているシステムのアップデートに都度対応して、ワークフローを修正したり、欲しい機能を新たに追加したりなどについても、サポートでスピーディーに対応するため、安定的な運用を継続できるという点も強みの一つです。
RPAの導入が無駄にならないように徹底的に準備しよう
RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）はビジネスプロセスを自動化し、業務効率を向上させる強力なツールですが、導入に失敗するケースも少なくありません。確実な準備を行い、RPAで期待通りの成果を達成しましょう。
Web Auto Robotの「AUTORO」で業務自動化
AUTOROの製品紹介資料を無料でダウンロードいただけます。
製品の特徴や導入のメリット、ご活用事例などをご紹介しています。
