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RPAは簡単に作れるのか?RPAのシナリオ作成手順をわかりやすく解説します。

近年RPAという言葉をよく聞くようになりました。しかし、RPAってなんだか難しそう、プログラミングの知識がないと使えないんじゃないの?など、RPAに難しいイメージを持っている人も多いのではないでしょうか。この記事では、RPAは簡単に作れるのか?という疑問にお答えするのとあわせて、業務を自動化するためのRPAのシナリオ作成についてわかりやすく解説します。ぜひRPAの導入のご参考にしてください。

RPAは簡単に作れるのか?

RPAツールはその多くがノーコードで利用できるため、プログラミングよりも比較的簡単に業務を自動化することができます。

しかし、すべてを簡単に自動化できるわけではありません。複雑な業務を自動化したり、エラーを減らしたい場合には、プログラミングの知識があると便利です。

ただし、RPAの自動化においてはプログラミングを学ぶよりも、まず使っているRPAツールについて、使い方や何が自動化できるかなど理解を深めることが重要です。

そのためには、疑問点や不明点を気軽に問い合わせできるサポートが充実している、マニュアルが整備されている、ユーザーコミュニティがありユーザー同士の意見交換が活発であるなど学習がしやすいRPAツールを選ぶと良いでしょう。

参考:プログラミングの学習時間の目安

  • 0から学んでプログラミングができるようになるまで:200時間
  • 簡単なプログラミングの業務ができるようになるまで:1年ほど
  • 即戦力のエンジニアになれるまで:3年以上

RPAのシナリオ作成手順

RPAにおけるシナリオとは?

RPAにおけるシナリオとは、RPAがタスクを実行する際のフローを記した設計図です。RPAはこのシナリオに沿って動作し、業務を自動化してくれます。

シナリオには以下のようなアクションが含まれます。このアクションを組み合わせて、RPAがタスクを実行するシナリオを作成します。

  • アクション: 何をするかなど具体的な操作。例えば、ファイルを開く or 閉じる、指定したサイトを開く、データをExcelに入力するなどの操作が挙げられます。
  • 条件分岐: ある条件を満たした場合にはアクションAを実行し、満たさない場合にはアクションBを実行する、といったフローが設定できます。
  • ループ: 繰り返しの設定。例えば、複数のファイルを順番に処理したり、データベースから特定の条件に一致するデータをすべて抽出する際に使用されます。
  • エラー処理: シナリオの実行中にエラーが発生した場合の対処方法。エラー通知の送信やリトライ処理、シナリオの停止などが含まれます。

RPAのシナリオの作成手順

  1. 自動化する業務を決める: まずはRPAで自動化したい業務を決めましょう。定型的で繰り返しの多い作業、単純作業で時間がかかる作業、ヒューマンエラーが起こりやすい作業が自動化に適しています。
  2. 自動化する業務の手順を洗い出す: 業務の手順を詳細に洗い出し、フローチャートを作成します。これによりRPAのシナリオが作りやすくなります。
  3. シナリオを設計する: RPAを動かすためのシナリオを設計します。2で作成したフローチャートを参考にしながら、アクションや条件分岐を設定し、RPAが正確に実行されるように構築します。
  4. テストする: シナリオを作成したら、サンプルデータを用意してまずは動作のテストをしましょう。
  5. 最適化する: テスト結果をもとに、シナリオを最適化します。エラーが発生した場合や改善の余地がある箇所は、シナリオを修正して再度テストを行います。
  6. 本番環境で動かす: テストが問題なければ、本番環境でRPAを動かします。
  7. 改善を行う: RPAの効果を測定し、必要に応じて改善を行います。定期的にシナリオを見直し、自動化に組み込まれたツール(Excelなど)のアップデートに対応することが重要です。

RPAのシナリオ作成のポイント

サポートが充実しているRPAツールを選ぶ

初めてRPAツールを触る際には、当然分からないことが出てくるでしょう。そんな時に助けてくれるのがRPAツールのベンダーから提供されているサポートです。RPAのシナリオをスムーズに作成するには、このサポートがどれだけ充実しているかが鍵になってきます。

サポートを選ぶポイント

  • サポートの種類(電話、チャット、メール):電話は時間帯によっては繋がりづらかったり、メールは回答までに日数を要する場合があります。近年では回答が迅速でちょっとした質問でも気軽にできるチャットサポートが人気です。
  • サポートの料金
  • 問い合わせから回答にかかる日数
  • マニュアルがちゃんと整備されているか

アクションの数が多いRPAツールを選ぶ

標準で備わっているアクションの数が少ないRPAツールを選ぶと、自動化したい操作が自動化できなかったり、1つの操作を自動化するのに様々なアクションを組み合わせてシナリオを作成する必要があるので、手間と時間がかかります。

アクションの数が多いRPAツールを選べば、少ない手順でシナリオを作成することができるので手間と時間がかからないだけではなく、シナリオの可読性も上がります。

またアクションの数が多いと、様々な業務プロセスに対応できるため、異なる部署や業務にも対応できるカスタマイズ性も優れています。

エラーが起こりにくいシナリオを作る

RPAのシナリオ作成においてはなるべくエラーが起こりにくいシナリオを作成することが大切です。エラーが起こると、エラーの処理に時間を追われて業務がストップしてしまい効率化のためにRPAを導入したはずなのに本末転倒になってしまいます。

画像認識を使わない

画像認識とは、あらかじめRPAツールに「この画像に切り替わったらこういう操作をして欲しい」というアクションを設定し、画像を認識させてWebページのボタンやテキストボックスを操作する技術です。

画像認識はRPA初心者でも使いやすい利点がありますが、以下のような点でエラーが起こりやすいです。

  • 画像認識は、処理速度が遅くエラーが発生しやすいことがあります。
  • Webページのデザインの変更があると、画像認識が正常に機能しないことがあります。
  • 指定した画像の類似画像がある場合、誤った操作がされる可能性があります。

そのためシナリオ作成においては画像認識ではなくWebページのコードの要素を指定してボタンやテキストボックスの操作をするのが望ましいです。

動作環境を安定させる

RPAの実行に負荷がかかり過ぎると、パソコンがフリーズしエラーを引き起こす恐れがあります。テスト段階で、RPAの動作環境が安定していることを確認しましょう。

またクラウド型のRPAツールを使えば、RPAはクラウド上で動作するのでパソコンに負担がかからず安定して動かすことができます。

エラー処理を実装する

どんなにエラーが起こらないように気を付けていたとしても、RPAツールはパソコン上で動くためどうしてもエラーは発生してしまいます。

そのため予期せぬエラーが発生した場合に備えて、適切なエラー処理をシナリオに組み込むことが重要です。例えば、エラーが発生した時に通知を出したり、エラーが出ても業務が止まらないようにエラーを無視する処理を入れることなどが有効です。

まとめ

RPAは簡単に作れるのか?という問いと、RPAのシナリオの作成手順について解説しました。RPAはノーコードで業務を自動化できるので、プログラミングよりもハードルは低いですが使いこなすにはRPAツールの理解を深めることが必要不可欠です。

ポイントを踏まえながら、RPAのシナリオを作成しスムーズな業務効率化を目指しましょう。

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この記事を書いた人

Mori Chihiro
Mori Chihiro

2023年1月にオートロ入社。 主にイベントやセミナーの運営、web広告の運用を担当しながらマーケティングを勉強中。 趣味は映画鑑賞でたまに怖い映画を見るのが好きです。 東京育ちでお気に入りスポットは上野。