近年多くの企業が注目しているRPA。しかし、一部からは「RPAは意味ない」などの声もあがっており、実際、いざ導入したもののうまく活用できないままでいる企業も少なくありません。
では、本当にRPAは導入しても「意味ない」、「無駄」なツールなのでしょうか？
この記事ではRPAが「意味ない」と言われてしまう理由とともに、よくある失敗例と失敗を防いで効果的に運用するポイントまでをわかりやすく解説します。RPAの知識を正しく身につけ、ぜひ効果的なRPA運用の参考にしてください！
目次
そもそもRPAとは？
RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）とは、ソフトウェアロボットを使ってパソコン上の業務を自動化する技術です。このソフトウェアロボットが、人間の代わりに業務を自動で行ってくれます。
RPAは日常的に行う繰り返しの多い作業、いわゆるルーチンワークの場面でよく使われます。RPAが活用される業務は、
- データ入力： データの登録・更新やExcelの操作など。
- 帳票作成： 請求書や報告書など書類の作成。
- メール自動送信： 定型文によるメールの一斉送信。
- 情報収集： ウェブサイトの情報をスプレッドシートなどに転記する。
などが挙げられます。
RPAが「意味ない」と言われる理由は？
このようにRPAの導入には本来多くのメリットがありますが、下記のようなデメリットから「導入しても意味ない」「使えない」と感じる場合もあるようです。ここでは、RPAを「意味ない」と感じるそれぞれの理由について一つずつ解説していきます。
導入コストが高く、手間もかかる
RPA導入は初期費用などの金銭面はもちろん、継続的に運用していくためには従業員や管理者へのツールトレーニングなども発生します。また、RPAの開発や維持にあたり人的リソースも必要となりますので、導入時のコストとともに継続的なコストも発生することになります。
対象の業務がRPAに向いていない
RPAはすべての業務を自動化できるわけではありません。特に人間の判断が求められるような複雑な業務や、頻繁にプロセスが変更される業務などは、ロボットでは対応しきれないケースも存在します。
現場への定着ができなかった
現場担当者にとってツールの操作が難しく理解が進まなかったり、RPA導入の目的がうまく伝わっていない場合、こういったケースが多くみられます。これを放置してしまうと、導入時はなんとかうまくいったとしても、他のワークフロー構築やエラーの修正が行えないなど、本来RPAが持っているはずの拡張性が失われてしまうことへ繋がります。
RPAの運用でよくある失敗例
では、上記で挙げた理由を踏まえ、具体的にはどのような失敗例があるのでしょうか？
いくつか事例を挙げて解説します。
失敗例①：自社開発でコスト削減するはずが、結果的に外注して費用が増加
あらかじめ社内でのスキルを持った人材の育成や、複数人の担当者を置けなかった場合に起こりやすいケースです。もちろん外注は悪い選択ではないですが、当初の見込みと異なると単純に追加コストとみなされ、費用対効果が悪いと感じてしまいます。
属人化してしまうような運用体制作りではなく、なるべく複数人担当者を置く、スキルを持った人材の育成を目指すなど、導入前にある程度検討しておくことが必要です。
失敗例②：導入はしてみたが、何を自動化したらいいかわからなくなり放置
自動化したい業務の可視化や、目星をつけられないまま進めてしまった場合に起こりやすいケースです。
また、プロジェクト化せずに進めた場合や、上層部のみで導入を決めてしまったことにより、導入理由がきちんと共有されていない状態で運用を開始してしまった場合でもよく見られる事例です。
失敗例③：頻繁なメンテナンスで逆に業務時間が増加
全てのパターンを網羅しようとして、複雑なワークフローを構築してしまった場合に起こりやすいケースです。
全てのパターンへ対応しなくても効率化は可能なので、最初から難易度の高い目標を定めるのではなく、段階を踏んだスケジュールで本来のゴールへの導入を進めていくことがおすすめです。
RPAの運用を失敗させないポイントとは？
ここまではRPAが「意味ない」と言われる理由、RPA導入の失敗例などを説明してきましたが、ここからはRPAの運用を失敗させずに成功へと導くポイントを説明していきます。
使用中のツールとの連携が可能かを確認しておく
既に業務内で活用しているツールとの連携が可能かを確認しておくことで、より拡張性高くRPAを運用していくことができます。業務において必要不可欠なツールであればあるほど、連携ができるかどうかがRPA選定のポイントになることが多いです。
また、業務プロセスや環境、使用ツールが変化することを考慮して、他にも様々なツールとの連携ができるRPAを選択することも重要なポイントと言えます。
必ず無料トライアルを実施する
本格導入の前に、必ず無料トライアルで実際にRPAツールを試してみましょう。
決して安くない導入コストを無駄にしないため、ツールの操作性や機能性を事前に確認し、自社への業務自動化へマッチしているかを判断することがポイントです。
また、無料トライアル中に担当者がツールの操作を覚えることができるため、よりスムーズな業務移行が期待できます。
サポート体制が整っているかを確認する
RPA選定時、サポート体制がどのように用意されているかを確認するのは重要です。どこからどこまでをサポートしてくれるのか、無償・有償どちらなのか、プランによって変動があるのかなど、なるべく詳細に確認しましょう。
導入時の支援が整っていることはもちろん、トレーニングやチャットサポートなど、導入後に発生したトラブルや疑問に関して迅速に対応してくれるかどうかは、運用を成功させるためのとても大切な要素となっています。
また、万が一RPAが止まってしまった場合に備え、問い合わせ後の回答がどのくらいの時間かかるのかを確認しておくことも大切です。
サポート体制が充実しているRPAツールを選択することで、より安定した長期運用と自動化業務の拡張が期待できます。
UIやデザインが使いやすく好みに合っているか
使いやすいUIやデザインは、意外と重要なポイントです。
デザイン性が悪かったりUIが悪いとどんどんツールを開く頻度が減っていくケースが多いです。日々開くことに抵抗感がないツールを導入することで、より早くRPAツールを学習することが期待できます。
まとめ
RPAが「意味ない」と言われている理由や実際の失敗例から、RPAの運用を失敗させないポイントまでを解説してきました。
RPAは、”導入して終わり”というツールではありません。もちろん導入時に確認する重要なポイントはありますが、その後どのように成果をあげ、安定的・長期的に業務の効率化を行えるかが重要です。
RPAを「意味ない」と判断してしまう前に、改めて運用方法やツールの選定を行うことで、より効果的な業務の効率化が図れるかもしれません。
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