新型コロナウイルス感染症の影響で、外出自粛に伴う在宅勤務やテレワーク・リモートワークといった、これまでにない急激な変化の波がやってきました。この流れは一時的なものではありません。働き方改革、生産性向上や多様な働き方を取り入れていくという流れ自体は、ここ数年ずっと続いていたからです。テレワークをはじめとした多様な働き方へいかに早く変化に対応できるかという点は、「コロナ後」の世界への備えとして重要になってくると考えられます。

テレワークへの備え、そしてコロナ後への備えに、実はRPAが非常に向いています。本記事ではその理由と、RPAを活用するポイントや事例をお伝えします。

RPAがテレワークに活躍する理由

テレワークという状況は、実はRPAを導入・活用しやすいタイミングです。その理由は主に3つあります。

1. テレワークで紙ベースの業務がデジタルになり、RPAを活用しやすくなる

テレワークとなったことで、今までデジタル化していなかった業務もこの機にデジタル化したり、デジタル化とともに業務フローも整理したりした方も多いのではないでしょうか？

RPAはパソコン上で完結するデジタルな定型業務を自動化することが非常に得意です。テレワークのためにあらゆる業務がデジタル化した今の環境は、RPAツールを活用するのにまさしく最適だといえます。

2. 従業員が遠隔地にいても業務を代行してくれる

RPAは一度設定してしまえば、その後は自動で業務を実行します。基本的に24時間365日稼働することができますし、実行するために従業員が付きっきりになる必要もありません。

社員が出社できずにそれぞれの家で業務をしているという状況下でも、RPAは止まることなく業務を続けてくれるのです。

3. 設定を変更するだけで変化にも対応できる

世の中の環境が変わりやすい状況下では、業務の進め方もそれに応じて変化させる必要があります。人手に頼ったアナログな業務の場合、業務の進め方を変えると、人が業務に慣れるまでは時間がかかったりヒューマンエラーが起こりやすくなったりもします。

RPAであれば、設定さえ変えてしまえば慣らしの期間もなく、すぐに業務の進め方を変更することができます。このような変化への対応力は、急激な変化の時代だからこそ注目されているRPAの特長の一つです。

テレワークには「クラウド型RPA」がおすすめ

テレワーク下でRPAを導入しようとお考えの方には、まず「クラウド型RPA」の検討をおすすめします。クラウド型には、特にテレワークに向いている特長があります。

1. 会社端末やサーバーに依存しないため、設定調整に出社の必要がない

クラウド型RPAはその名の通りクラウド上で利用できるため、どこからでも、どの端末からでもアクセスできます。「特定の端末でしか操作できない」「出社しないと設定ができない」といったことはなく、在宅勤務のまま各自のパソコンから操作することができます。

2. 動作が安定しやすく、エラーやトラブルが少ないため導入しやすい

特にウェブサイトなど見た目・UIが変わりやすいものを対象にRPAを設定する場合、UIが変わるたびにRPAが動かなくなるトラブルも想定されます。RPAを導入してすぐにトラブルに見舞われては大変ですよね。

要素指定のクラウド型RPAであれば、見た目が変わっても同じ要素であれば問題なく作動するため、こういったエラーが激減します。実際にデスクトップ型からクラウド型RPAに乗り換えた際にエラーが大幅に減少する事例についてもご紹介しております。導入直後からエラーが頻発する事態を避けるためにも、クラウド型の導入をおすすめします。

3. 導入費用が安く、すぐにスモールスタートが可能

クラウド型RPAの多くは、利用する人数や実行させる業務の数などによって費用が変動するため、使い方によっては安く利用することもできます。また、システム開発などの費用も必要なく、長い開発期間を待つ必要もありません。経験のないテレワーク環境のなか、RPAの導入も初めてであれば、あまり費用をかけた末にうまくRPAを使いこなせず費用を無駄にはしたくないですよね。そんな失敗をしないためにも、クラウド型RPAでスモールスタートをすることが大切です。

テレワークの今こそ知りたい！RPAの活用事例

テレワークの中で初めてRPAを検討される方の中には、そもそもどんな業務が自動化できるのか想像がつかない方もいることでしょう。実はRPAは非常に幅広い業務を自動化することができます。

1. 反社チェック、与信…面倒な取引先管理を自動化

株式会社ニューズピックスでは、取引先情報を登録するだけで、「反社チェック」「与信」業務が自動で行われています。これにより、いくら業務量が増えても業務へ対応する時間は増えない「‘0’の衝撃」と言われる体制を築き上げました。

2. 個別業務だけでなく、基幹業務のプロセス全体も自動化

株式会社アクトコールではコールセンターにRPAを導入しました。クライアントの電話を受け終わった後に発生する、記録を残して関係者へ連絡通知をする作業を自動化しました。結果として、メールだけでも2,000件におよぶ業務を全て自動化することに成功しました。

クラウド型RPAなら「AUTORO」