伸び盛りのSaaS市場
国内SaaSは2024年に10兆円規模に達するとも言われ、SaaSサービスに対する需要はますます高まっています。そんなトレンドを追い風に、中には「ユニコーン企業」として存在感を持つ企業も現れる程。急成長を遂げる各SaaSサービスベンダーはその追い風を受けて売上を伸ばしつつも、サービスの急成長に対し社内の体制や人員が追いつかないという、成長ゆえの悩みを抱えています。
新規受注が増えると「アカウント開設」が地味な負担に
特に売り上げが増えれば増えるほどネックになるのが、受注に関する業務。あるSaaS事業者では、SaaSサービスを受注していただいたお客様へのアカウント開設業務の負荷など、受注後の営業事務が積み重なって大きなボトルネックになっていました。
一つ一つの作業はけして重労働ではありませんが、営業担当者とバックオフィス担当者の間で様々なやり取りをしながら完了するこの受注～アカウント開設業務までの業務は、１日２０件を超えてくるころには非常に大きな負担となるのです。
中身は単純業務なので、まず初めに検討したのはアルバイトの採用です。しかし、アルバイトとはいえ採用にも時間とお金がかかりますし、その後業務を覚えてもらうまでの時間も必要。さらに、受注そのものは多い時期・少ない時期あるものの年間を通して断続的に発生しており、常にアルバイトが対応できる安定シフトを組みにくいという課題もありました。
これらを考慮した結果、人ではなくロボットに任せるプロジェクトが立ち上がり、RPAの導入が決まったのです。
受注後の営業事務を丸ごと自動化！
RPAが自動化したのは、申込受領後に発生するアカウント発行対応。Salesforceへの登録完了をもってRPAを起動させ、基幹システムへの登録・紐づけといったシステム間でのデータ連携作業をすべてRPAが実行します。
システム内の処理だけではありません。アカウント発行に必要な作業が完了したら、営業への完了通知や、顧客への確認依頼連絡もRPAが自動で実行することにしました。
これによって削減された業務量は月66時間分にも及びます。また、営業とバックオフィス間で発生していたコミュニケーションも削減され、業務スピードも大幅にアップしました。入力ミスといったヒューマンエラーも低減され、担当者のストレスやプレッシャーも解消されるなど、予想外の好影響もあったそうです。
細かな負担こそシステム化が◎
急成長のSaaS企業は事業そのものが大幅に伸びていても、とにかく人手が足らないという状況になりがち。そのような企業においては、ちょっとした作業の積み重ねが少ないマンパワーを圧迫し、顧客体験や従業員の労働環境を悪化させてしまうことがあります。こうしたSaaS企業においては、賢くRPAを活用しシステム化することも検討することが、今後の事業成長においても重要なのです。
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