業務プロセスとは、業務の中における各作業の流れやつながりのことです。そしてこれらを整理し現状の問題点を洗い出し、解決を目指すのが業務プロセスの改善です。生産性向上やコスト削減などのメリットがあるため、さまざまな企業が業務プロセスの改善を目指しています。しかし、進め方を間違えては効率化がかなわず、生産性向上やコスト削減などの効果も得ることができません。どのような手順で進めていくべきか、そのポイントをご紹介します。
業務プロセス改善の実施前に行うこと
実際に業務プロセスを改善する前にしなければいけないことが、業務プロセスの全体像を把握することです。それによって業務を洗い出し、効率化したい業務を特定することができます。無駄が多い業務を改善することにもつながり、より大きな効果が得られるでしょう。
業務プロセスは、多くが複数の業務や部署にまたがる複雑なものになっており、全体像の把握は困難かもしれません。しかし、把握ができていなければ、業務停滞の特定ができず、無駄な業務が発生し続けてしまいます。業務プロセスの全体像把握を効果的に行うには、業務プロセスを可視化することがおすすめです。
複雑な業務プロセスでも、要素をまとめた「表」や視覚的に理解しやすい「図」を使うなどすれば、可視化が容易になるでしょう。業務プロセスの可視化により全体像を理解しやすくなると、問題点や改善案が見つけやすくなるだけでなく、関係者間で認識を共有できるようにもなります。また、次のようなメリットが得られます。
- 関係者が同じ認識のうえで議論することで、より建設的な話し合いができるようになる
- 可視化が進むことで、業務の属人化や負担の偏りについても確認できる
- 業務全体を見渡すことができるため、上司や経営層の業務管理・経営管理にも役立てることができる
業務プロセス改善の進め方
業務プロセスの可視化により全体像を把握することで、効率化したい業務プロセスの目星がつくはずです。それによって本格的に業務プロセスの改善に着手できます。その手順についてご紹介します。
ステップ1 現状の把握と分析をし、優先順位をつける
業務は互いに関連し合っているため、効率化したい業務はひとつではないでしょう。業務改善に必要となる期間や改善による影響の大きさなどを考慮し、業務効率化をする項目に優先順位をつけます。ただし優先順位は目的ごとに異なります。
例えば、効率化の実績を優先するのであれば、効果は小さくても実施に時間がかからない項目を優先して実行するといいでしょう。まずはコストをかけずに実行したい場合も、業務規模が小さい項目が向いています。しかし手間や時間よりも効果を優先するのであれば、業務の重要度が高い項目から取り掛かるべきです。
ただし、業務規模が大きい項目は実行までにも時間がかかるため、期待した効果を得るまでに一定の期間が必要となります。「人事の関係で年度内に結果を出さなければならない」といったケースもあるでしょうから、状況に応じて優先順位を決定します。
ステップ2 業務改善案の作成と実施
業務改善する際の目的と、目的達成のために必要となる業務改善案を設定します。例えば、ある業務プロセス改善として、「人員を増やす」という案を出した場合はどうでしょう。
単純に人員を増やした場合、新たな人員を教育する時間と手間が生じますし、人件費も増加します。そのため、最善の解決策とはならないかもしれません。このような場面では、システムやツールの導入による作業の自動化で、人員を増やすことなく対応できる体制を構築する方が効果的ではないでしょうか。
業務改善案の作成と実施には、現場の負担や企業が負うべきコストも含めた、現実的な解決策を作成し実施することが必要です。
ステップ3 業務改善実施に対する評価とさらなる改善
業務改善案を実施したあとには、結果の検証が必ず必要です。「作業にかかる時間が〇〇時間削減」「同じ人員でレポートの中身が増えた」「前日納品が可能になった」など、業務改善の結果として得られた効果を確認・検証します。
改善案が業務改善に寄与していなければ内容の見直しが必要であり、成功していた場合も、さらなる改善に向けた取り組みをしなくてはいけません。業務改善案の「作成」「実施」、そして「評価」と今後の「改善」。これらを繰り返すことでブラッシュアップをしていき、業務プロセス改善計画の完成度を高めていくのです。
なお、ブラッシュアップを繰り返すためには、改善を実行する前の段階から、その後の検証を行う体制を整えておきます。
業務プロセス改善を成功させるためのポイント
業務プロセス改善のステップについてご紹介しましたが、成功するためにはいくつかのポイントを押さえたうえで作業を進めることが重要です。注意すべきポイントをご紹介します。
現場から意見を吸い上げる
全体の業務把握や改善する業務プロセスにおいては、現場からヒアリングすることで、課題そのものを見つけやすくなり、課題が明確になります。例として、課題には次のようなものがあります。
- 何とか間に合わせているが、実は慢性的に業務の停滞や遅延に陥っている
- 属人化が進んでいる、もしくは個人のスキルに依存した状態になっており、経験の浅い社員が業務に寄与できない
- 情報共有が不十分で、担当者間で作業の重複や漏れなどがあり、非効率な体制になっている
- データや資料の保管場所、ルールなどが不明確になっており、各担当者が手探りで業務を進めている
実際に業務を行っている現場の意見を取り入れることで、作成した改善案が現場に浸透しやすくなります。
複数のシナリオを作成する
想定外の事態というものは必ず起こるもので、入念に検討した改善案も予定どおり進むとは限りません。案を実行しても効果が見られない場合や、そもそも特定した課題が見込み違いであることもあり得ます。
そのため、1つの業務改善項目に対し、複数のシナリオを準備しておくといいでしょう。そうすれば、不測の事態が発生したとしても素早く円滑に対処でき、業務プロセス改善の成功へとつなげることができます。
関連する業務プロセスへの同時着手
事前に行う業務プロセス可視化の際に、関連する業務も明確にしておきましょう。先にも述べたとおり、業務プロセスは業務内容や組織をまたいで複雑に絡み合っています。そのため、ある特定の業務プロセス改善に成功したとしても、それに関連する業務プロセスに問題があれば、改善効果が半減してしまう恐れがあるのです。
現在改善に取り組んでいる業務プロセスに関連する業務プロセスに関しても、同時進行で着手していくことで、より高い改善効果を得ていきましょう。
進捗会議の定期開催を
業務プロセスの改善が予定どおり行われているか、またはその進捗度を関係者で共有するため、定期的に会議や報告会を開催します。業務プロセス改善に対し組織全体で取り組む体制が立てられ、業務プロセス改善が円滑に進められるようになります。業務プロセスの改善が実施されることで、新たな意見や提案が出てくることもあるので、その都度進捗会議の議題として扱い、検討していくといいでしょう。
RPAによる作業の自動化も検討する
RPAはPC上で行われる反復作業を自動化します。システム導入のような大掛かりな準備は不要で、スモールスタートで実施しやすい、初期費用を抑えて導入しやすいなどの特徴があります。クラウド型であれば、デスクトップ型やオンプレミス型と比較して運用負担を抑えることも可能です。また、クラウド型はPCを占領することがなく、テレワークやモバイルワークなどの多様な働き方にも対応することができます。
業務プロセス改善による生産性の向上やコスト削減を実現させよう
業務プロセスの改善による業務効率化は、生産性の向上やコスト削減などの効果が期待できます。ただし、改善を行ったからといって必ずしも期待どおりの成果が挙げられるとは限りません。期待どおり、もしくはそれ以上の成果を挙げるためには、今回ご紹介したような手順やポイントを意識することが重要となるでしょう。また、改善したい業務がPC上の作業であれば、メリットの多いRPAによる自動化も合わせて検討してみることをおすすめします。
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