2019年4月に働き方改革関連法案の一部が施工されて以来、様々なところで業務効率化のニーズが高まっています。しかし自社でどのように業務効率化を進めていくべきか、自社に合うやり方がわからないという企業様もいらっしゃることでしょう。
この記事では、そもそも業務効率化とは何か、どのように取り組めばよいのか、業務効率化のポイントや注意点を解説します
業務効率化とは
業務効率化は、「ムリ・ムラ・ムダの削減・軽減」という意味と、「より重要な仕事へのリソース配分」という意味の2種類を持ちます。人的・時間的・経済的なリソースをどの業務にどのように分配するか、優先度をつけて整理することを通じ、チーム・部署・会社の業績を高めることが、業務効率化の目的です。
業務効率化が業務のスピードアップや業務量削減と同じ意義にとらえられてしまうこともありますが、実際には業務量削減は業務効率化の一例にすぎないので注意してください。
業務効率化を進める際の注意点
いたずらに業務量や業務時間を削減したり、業務のスピードを無理矢理に高めるだけでは、業務効率化は達成できません。下記のような点に注意しながら、業務効率化に取り組みましょう。
1. 表面的な手法やツールに飛びつかない
他社の事例や最先端のツールは必ずしも自社に合うわけではありません。時間やお金をかけたのに、かえって業務効率を悪化させる恐れもあります。自社の課題はなにか、そのためにはどんな取り組みが必要かをまず初めに検討しましょう。他社の事例やツールなどは、実際に効率化させるべき業務が見えてきてから活用を検討するのが効果的です。
2. コスト取り組みの優先度や重要度を整理する
改善案に取り組む前に、本当にその取り組みで効果が出るのか、メリットやデメリット、コストパフォーマンスを考えましょう。業績への影響が小さい課題に取り組んでしまったり、改善の結果パフォーマンスを悪化させてしまっては、業務効率化につながりません。複数の課題や改善案を比較検討するとよいでしょう。
3. 効果検証ができるよう、KPIを用意する
実際に業務効率化に取り組んだあと、求める成果が出たかどうかを把握するために、KPIは必須です。PDCAが回るようにすることで、取り組み後にも改善案や仮説が生まれ、さらに業務効率化を図ることもできます。業務改善施策を実施する前に、指標となるKPIを用意しましょう。
業務効率化の進め方
実際に自社の業務効率化を進めたい場合、どのような手順で進めるのがよいでしょうか。進め方の一例をご紹介します。
1. 求める成果を決める
まず、最終的に求めたい成果が何かを考えましょう。売り上げを高めるためなのか、利益率を高めるためか、はたまた残業時間を減らしたいのか・・・など、目的によって検討すべき施策はまったく異なります。どの成果を求め手の業務効率化なのか、取り組みの最初に考えましょう。
2. 現状を把握する
求める成果が決まったら、その成果に関連する要素が今どのような状態なのかを把握しましょう。例えば売り上げ向上が目的であれば、実際の売り上げデータを見てどの時期にどんな商材が売れているかを分析したり、売り上げに関係する各部署がどのような活動でどのような成果を上げているかを分析したりします。あるいはデータの分析だけでなく、実際に現場を観察して、売り上げを上げるために日々どんな業務にどれくらいの時間をとっているのかを知るという方法もあります。データと現場の両面から、現状把握をしてみてください。
3. 仮説を立てる
現状を踏まえ、「このような業務が売り上げを高める邪魔になっているのではないか」「このような取り組みをしたら売り上げが上がるのに、そこに人や時間が足りないのではないか」といった仮説を立てます。仮説は1つだけでなく、複数の仮説を立てることをお勧めします。
4. 取り組み方を複数検討する
どんな改善案にもメリットとデメリットがあります。より成果に近いメリットが得られ、デメリットが少ない手法がないか、検討しましょう。十分にメリットが見込める改善案や、改善案のデメリットが現状維持をすることのデメリットよりも小さい案に、優先的に取り組みましょう。
5. KPIを定め実際に取り組む
改善に取り組む前に、いつまでにどんな成果が出れば成功か、指標を用意し計測できる状態にしてからスタートします。改善の実施後には振り返りを実施し、実際に狙っていた成果が出たか？出なかったのはなぜか？成果が出ていたら、次はどう展開できるか？などの観点から、次のアクションにつなげていきます。
業務効率化のアイデアが欲しいときは
初めて業務効率化に取り組む際には、なかなか現状把握や改善案が思い浮かばない場合もあるでしょう。業務効率化を専門にしている企業のサイトに、多数の事例が載っています。アイデアの参考までに見てみるとよいかもしれません。弊社の場合、業務を自動化させ業務時間を削減した他社事例が多数あるので、どのような課題からどのような進め方を経て成果を手に入れたかの参考にしてみてください。各社の業務効率化事例はこちら。
終わりに
弊社はRPAの導入による業務自動化をご支援させていただいた経験から、業務効率化の知見を多数有しております。何から取り組むべきか、ツールを入れるべきかどうかも含めご相談可能なので、業務効率化についてご質問やご相談がありましたらお気軽にお問い合わせください。
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