Excelの代替品として、「kintone」というツールを耳にしたことがある方は多いのではないでしょうか？業務効率化ツールの一つとして、kintoneを導入する企業は年々増えてきています。
この記事では、更なる業務効率化を叶える「kintoneとRPAの連携」について、事例を交えて解説していきます。kintoneを導入したけどうまく活用できていないかも…、RPAと連携させてさらに業務負荷を減らしていきたい、という方はぜひご覧ください！
目次
kintoneとは
kintone（キントーン）は、サイボウズ株式会社が提供しているクラウドサービスで、ビジネスアプリやシステムを手軽に構築できるプラットフォームです。開発の専門知識がなくても企業の業務に適したシステムを容易に作成でき、業務アプリを最短3分で構築できる迅速さが特徴です。現在では、30,000社以上の企業がkintoneを導入しています。
kintoneはアプリの開発に留まらず、効率的なコミュニケーションの実現も可能です。データやコメントを円滑に管理し、業務の効率向上をサポートします。
kintoneを活用すれば、表計算ソフトよりも手頃でありつつ、専門的なシステムよりも柔軟に企業の業務に最適なシステム（アプリ）を構築できます。開発の知識が不要なため、エンジニアを保有していない業務部門でも簡単に直感的な操作で利用でき、作成した業務アプリを素早くチーム内で共有することも可能です。
kintoneは部門に関係なく、さまざまな業務全般で利用でき、例えば案件管理、進捗管理、日報管理など、多岐にわたる業務ニーズに対応可能な優れたツールとなっています。
RPAとは
RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）とは、ソフトウェアロボットを使ってパソコン上の業務を自動化する技術です。このソフトウェアロボットが、人間の代わりに業務を自動で行ってくれます。
RPAは日常的に行う繰り返しの多い作業、いわゆるルーチンワークの場面でよく使われます。
RPAが活用される業務のいくつかを下記にて紹介していきます。
- データ入力： データの登録・更新やExcelの操作など。これにより、正確性が向上し、時間とリソースが節約されます。
- 帳票作成： 請求書や報告書など書類の作成。これにより、人的ミスの可能性が低減し、生産性が向上します。
- メール自動送信： 定型文によるメールの一斉送信。これにより、迅速かつ一貫性のあるコミュニケーションが可能です。
- 情報収集： ウェブサイトの情報をスプレッドシートなどに転記する。これにより、大量のデータを素早く処理し、分析に役立てることができます。
RPAの導入は、業務効率を向上させ、従業員がより価値ある仕事へ集中できるようにする有力な手段と言えるでしょう。
kintone活用におけるよくある悩み
kintoneは優れたツールであることをご理解いただけたかと思いますが、一方で、導入後に直面するよくあるお悩みも存在します。今回は、その中でどういった点が挙げられるのか、いくつかを紹介していきます。
手入力での運用による入力ミス
kintoneへのデータ入力作業は、通常、アプリの入力項目を従業員が手動で処理することが一般的なので、このプロセスにおいて入力ミスが生じることがあります。
具体的な例としては、採用状況をkintoneで追跡管理している場合、面接や問い合わせに関する情報をkintoneに手動で入力する必要があります。こういった作業の際、必ず人の手による転記作業が行われるため、ヒューマンエラーが発生しやすい状況となってしまいます。
さらに、この手作業によるデータ入力は、チェックや検証作業を必要とし、その結果、管理者や関係者の時間がかかることが頻発します。特に定型的な作業が繰り返されるケースでは、生産性が向上せず、従業員にはストレスをもたらす場合もあります。
このように、kintoneへの入力作業は予想以上に時間を要し、業務の合理化や効率化がなかなか進まないケースもあると考慮する必要があります。
データ連携に手間がかかる
kintoneは、標準機能だけで運用する場合、異なるアプリ間でのデータの集計や加工が制限されています。アプリ全体のデータを最大限に活用するには拡張機能や外部連携サービスの導入が不可欠です。また、この拡張機能の導入には、コストがかかるケースもあります。
また、アプリの設計に不備がある場合、データ連携時に情報が破損してしまう可能性もあります。アプリケーション全体を一元管理できていない状況では、データの整合性や正確性が損なわれ、連携漏れが生じる可能性があるのです。そのため、kintoneのアプリケーションの設計と管理には慎重なアプローチが求められます。
このように、kintoneはアプリを単独で作成するだけではデータの有効な活用は難しく、連携方法やデータの整合性を確保するためにも戦略的な検討が必要となります。この点は、kintoneをより効果的に活用するために企業として工夫が必要になる部分と言えるでしょう。
kintoneのAPI連携とは
先にデータ連携へ手間がかかると紹介しましたが、kintoneはREST API、JavaScript API、Bulk APIなど、複数のAPIを提供しており、異なるツールとの連携自体は可能です。API連携とは、異なるソフトウェアやプログラムの情報を一部結びつけ、外部から呼び出して利用する手段です。これは先に紹介した、拡張機能のうちの一つになります。
kintoneを外部システムと連携させれば、相互的にデータを自動で同期できます。例えば、予約管理システムから予約情報を自動的にkintoneに反映させれば、手動で情報を入力する手間が省け、全ての情報管理をkintoneで統一できます。
ただし、こちらは追加料金がかかることを認識しておく必要があります。
本来複雑なアプリの作成やカスタマイズのために必要なプログラミングを不要にするものなので、追加料金はやむを得ないということです。また、APIが提供されていないシステムとの連携などが必要になった場合はAPIを活用することができないので、こういった場合も他の手段をとる必要があります。
参考：kintone REST API – cybozu developer network
kintoneとRPAの連携でできること
このようにAPI連携ができない場合や、さらなる業務効率化を目指す場合に活用されるのが、kintoneとRPAの連携です。kintoneとRPAを連携させることで、さらに業務効率の幅を広げていくことができます。
この章では、具体的にどういった業務効率化がkintoneとRPAの連携で叶うのか、具体的な事例を交えて紹介していきます。
レポートやリスト作成の自動化
RPAを活用し、スプレッドシートとkintoneを連携させることで、営業リストの作成や管理表の構築を自動化することが可能です。
例えば、各条件を細かく設定して企業を検索し営業リストを作成する作業や、kintoneからのデータ更新があるたびに手動でデータをエクスポートし、報告書として整理するなどの作業は非常に時間がかかりますし、担当者の労力を浪費してしまうでしょう。
しかし、kintoneとRPAを組み合わせることで、これらの一連の業務を自動化することが可能です。事前に設定された検索条件をもとにRPAがkintone上で検索を実行し営業リストを生成するといった作業や、定期的にkintoneからデータを取得し、スプレッドシート上で報告書を作成するなど、人手を介さずに業務を効率的に遂行できます。
リード情報の登録作業の自動化
外部の資料サイトや問い合わせサイトからの情報流入時、リード情報を手動で登録することが一般的ですが、これにはヒューマンエラーが発生しやすく、単純な作業にもかかわらず時間と労力が必要です。
こうした手動登録の作業を効率化するためには、RPAとkintoneを組み合わせることが有益と言えるでしょう。RPAが自動的にメールや外部サイトから情報を収集し、そのデータを直接kintoneに登録するワークフローを構築できます。これにより、ロボットが登録作業を遂行してくれるため、入力ミスのリスクも低減され、従業員の負担も軽減されます。
参考：kintone × RPAでかんたん開発！劇的改善！ – サイボウズ
RPAの選び方
kintoneとRPAの連携が業務j効率化において有効なことはご理解いただけたかと思いますが、その上でどういったRPAツールを選ぶことが適切なのか、悩んでしまう方もいらっしゃるかもしれません。
この章では、RPAツールを選ぶ際のポイントのいくつかをご紹介いたします。ぜひツール選定時の参考にしてください。
種類の選択
RPAツールには、デスクトップ型、クラウド型、サーバー型の3つの種類があります。
一つずつ、簡単に解説していきます。
デスクトップ型のRPAツールは、パソコンにソフトウェアをインストールして使用します。主な特徴として、比較的安価で小規模な業務の自動化に向いており、オフラインでの利用が可能です。
ただし、大規模な自動化や他の作業との同時実行には不向きで、ユーザーがアップデートを管理する必要があります。
クラウド型のRPAツールは、クラウド上で提供され、インターネットに接続して利用します。クラウドサービスやインターネット上の作業を効果的に自動化でき、スケーラビリティにすぐれているため、幅広い業務自動化が可能です。また、クラウド上で動作するため作業中や休日・夜間でも動作してくれる点や、ベンダー側でアップデートを行うため、常に最新の状態で使用できる点も特徴です。
一方で、オフライン環境では利用できず、一部のローカル作業が自動化できない場合があります。
サーバー型のRPAは、自社でサーバーを用意して導入します。大規模な業務の自動化に向いていますが、初期コストが高く、サーバーの運用と増設に伴うコストが発生します。スケーラビリティは低く、リソースを増やすにはサーバーの増設が必要です。
RPAツールの選択時には、こういったメリットやデメリットを踏まえ、自社の状況に合わせたツールを選択する必要があります。
サポートを確認する
RPAを運用する上で、当然分からないことや問題が出てくることが多々あるでしょう。そのため、RPAツールを選ぶ上ではサポートがいかに充実しているかをチェックするのがポイントです。有償なのか無償なのか、プランによって変動があるのか、エラー発生時の返答のスピードなど、RPAツールを提供する企業によって提供体系は様々なので、なるべく詳細に確認しておくことが必要です。
サポート体制が充実しているRPAツールを選択することで、より安定した長期運用と自動化業務の拡大が期待できます。
無料トライアルで選択する
無料トライアルを実施することで、本格導入の前に実際にRPAツールを試してみることができます。
決して安くない導入コストを無駄にしないためにも、操作性や機能性などが自社の業務自動化へマッチしているのか、事前に確認しておくことは重要です。
また、無料トライアルを行うことにより運用担当者がツールの操作を事前に把握できるため、よりスムーズな業務移行が期待できます。
まとめ
kintoneとRPAの連携は、企業の業務効率化の幅を大きく広げることができます。
kintoneの柔軟性とRPAの効率性を組み合わせることで、kintoneだけでは手間がかかってしまう業務プロセスが自動で処理されますし、ヒューマンエラーも格段に減らすことができるので、従業員はよりクリエイティブな業務に専念でき生産性向上にも繋がります。
適切なRPAツールを選択し、より高度な業務自動化を実現していきましょう。
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弊社で提供しているRPAツール「AUTORO」は、パソコン上の単純作業を自動化するWeb Auto Robotです。
iPaaSとしても優秀な点が特徴であり、CRMやチャットツール、各種管理ツールなど様々なクラウドサービスとの連携実績がありますので、kintoneと各ツールの連携をAUTOROを起点として実行することが可能となります。
また、導入時には自動化業務の確認から、構築・設定のサポート、必要に応じて操作説明会の実施などと幅広く対応でき、導入後には5分で対応するチャットサポートがついているので、どんな現場でも安心してご活用いただけます。
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