この記事では、kintoneができること5つ、できないこと4つをご紹介し、それぞれについて詳しく解説します。さらに、kintoneの導入メリット・デメリット、導入に適した企業とはどんな企業なのかも合わせて確認していきます。

自社の業務に合った最適なツールを選ぶ際の参考情報として、ぜひご活用ください。

下記記事では、kintoneの活用事例をご紹介しています。ご興味があればこちらも併せてご覧ください。

kintoneでできることとは？具体的な活用例もご紹介！

kintoneとは？

引用：Kintone

kintone（キントーン）は、サイボウズが提供しているクラウドサービスで、ビジネスアプリ・システムを手軽に作成できるプラットフォームです。開発の知識がなくても、自社の業務に合わせたシステムを簡単に構築でき、業務アプリの作成は最短3分でできるというのが強みの一つで、毎月500社以上に導入されています。

またkintoneはアプリ開発だけでなく、効率的なコミュニケーションの実現も目指しています。データやコメントをスムーズに管理して、業務効率のアップをサポートします。

kintoneを使えば、表計算ソフトよりも手ごろで、かつ、専門的なシステムよりも柔軟に、自社の業務にぴったりなシステム（アプリ）を作れます。開発の知識が不要なので、業務部門でも気軽に、直感的な操作で利用できますし、作成した業務アプリはチーム内で素早く共有することもできます。

つまりkintoneは、部門問わず業務全般で活用でき、例えば案件管理や進捗管理、日報管理など、様々な業務ニーズに対応可能なツールなのです。

kintoneでできること・できないこととは？

kintoneでできることを見逃して、導入を先送りにするのは勿体無いですし、導入した後になって思い通りのことができない！と発覚する事態も避けたいものです。そこで、実際にkintoneを使ってできること・できないことを明確にしていきましょう。

それぞれについて、順番に詳しく解説していきます。

kintoneでできること5つ

kintoneでできることは以下の通りです。

1. アプリ作成
2. 高度なカスタマイズ
3. コミュニケーションツールとして活用
4. 豊富なAPI連携
5. モバイルに対応

それぞれについて詳しく確認していきましょう。

アプリ作成

kintoneでは、オリジナルのアプリを作成でき、これが最大の強みとも言えます。

ドラッグ＆ドロップの直感的な操作で、ITに詳しくない人でも簡単に業務アプリを作成できます。

また、テンプレートが用意されており、すぐに使えるアプリを作成することも可能です。

具体的には、

• 顧客管理アプリ
• 案件管理アプリ
• プロジェクト管理アプリ
• 日報管理アプリ
• 経費精算アプリ
• 会議管理アプリ
• 社内Wiki
• アンケートアプリ

など多岐にわたるアプリに対応しています。

業務に合わせてカスタマイズされた、最適なアプリケーションの作成が可能なので、企業・部署などの条件問わずに最大限活用できる点も魅力的です。

高度なカスタマイズ

カスタマイズ性が高いこともkintoneの魅力といえます。

kintoneには、以下の4つのカスタマイズ方法があります。

• 拡張機能

kintoneに既存の拡張機能を追加する方法です。さまざまな業種・業務に対応したプラグインが200種類以上提供されており、簡単にカスタマイズすることができます。

具体的には、帳票出力・見積作成、営業・顧客管理、Webフォーム、経費精算・会計・請求管理など、業務上のありとあらゆる場面で活用でき、全てをkintone上で一括管理できるようになります。

• 外部サービス連携

拡張機能の導入やAPI連携によって、電子契約サービスや、ファイル管理サービスなど、様々なクラウドの外部サービスと連携できたり、すぐに使い始めることができるアプリパッケージを利用できたり、kintoneの活用の幅が広がります。

特に拡張機能やアプリパッケージは、自らの手で1からアプリを作成する手間が省けて、すぐに業務に効用でき便利です。

• gusuku Customine

gusuku Customineとは、 kintoneの画面を、ノーコードで自由にカスタマイズする方法です。

操作方法は、ブラウザ上で「やること」と「できること」の組み合わせを選択するだけ。JavaScriptの知識不要で、ボタン一つでプログラムを自動生成してくれます。

こちらは一部機能制限はありますが、料金無料〜利用できます。

gusuku Customineについて、有料プラン料金などの詳細はこちら（公式）。

• JavaScript開発

kintoneでは、JavaScriptとCSSを使用してアプリの動作や画面をカスタマイズできます。開発の専門知識は必須ですが、非常に自由度の高いカスタマイズ方法です。

JavaScript開発でkintoneをカスタマイズする際の参考資料としては、kintoneのヘルプセンター：JavaScript API、kintoneの公式カスタマイズガイド、kintoneのJavaScript開発コミュニティなどを活用すると良いでしょう。また「cybozu developer network」では、kintoneに関するノウハウやイベント情報の発信、デベロッパー同士の交流などが行われており、日々の情報収集に最適です！

コミュニケーションツールとして活用

kintoneは、コミュニケーションツールとしても活躍します。

業務アプリとコミュニケーションを一元化し、レコード詳細画面でコメントを追加することで、効率的な情報共有が実現されます。コメントでは＠に続けてユーザー名を指定し、宛先を登録可能で、メール通知やスマホアプリを通じてコメントを確認できます。

スマホ通知の利便性も高く、kintoneアプリをインストールしていれば、即座にコメントを確認できます。

1対1のコミュニケーションも可能で、ユーザー名をクリックするか「ピープル」を開いて、クローズドなメッセージのやり取りができます。ピープル機能とは、社内SNSのような機能で、個別メッセージの他にも、投稿、連絡先確認、フォロー、コメント、いいね！が可能です。

さらに、全員でディスカッションや情報共有ができる「スレッド」機能、kintoneのチャット機能なども利用できます。アプリ内コメント欄、スペース内のスレッド、ピープル機能を活用し、指定ユーザーへの通知やテーマ別のチャットルームの作成が可能です。この際、チャットの相手を制限でき、情報漏洩のリスクを防止しながら、加えて効率的にデータの蓄積が可能になります。

また、kintoneはチャットワークとも連携でき、無料のプラグインを使用して通知を受け取ることができます。連携方法は、チャットワークのAPIトークンとOAuthウェブクライアントID※を発行し、通知したいアプリにプラグインを設定することで実現します。

豊富なAPI連携

kintoneはREST APIやJavaScript API、Bulk APIなど、複数のAPIを提供しており、様々なツールと連携させることができます。

API（Application Programming Interface）連携とは、異なるソフトウェアやプログラム同士の情報を部分的に繋げることです。これによってソフトウェアやプログラムの機能を外部から呼び出して利用することができるようになります。

kintoneを外部システムと連携させることで、kintoneと相互的にデータを自動連携させることができます。例えば、予約管理システムから、予約情報をkintoneに自動で反映させられれば、わざわざ予約管理システムを開いて情報を入力する必要がなくなりますし、全ての情報管理をkintone上で一元的に行うことができるようになります。

kintoneのAPI連携は、GoogleカレンダーやGmail、LINE WORKS、Slack、そのほか電子契約サービスや、ファイル管理サービスなど、様々なクラウドの外部サービスに対応しています。

kintoneのAPI連携で業務効率化！設定方法と活用事例もあわせて解説

モバイルに対応

kintoneはマルチデバイス対応で、スマホでも簡単に操作できます。

モバイル版kintoneは、Webブラウザまたは、専用のアプリをインストールすることで利用できます。

スマホでkintoneを使用すると、外出先でも通知をすぐに確認できたり、営業報告や状況報告などを書き込んだりでき、業務の効率化に効果的です。

セキュリティ対策として、有料のオプションによってアクセス権の管理や、紛失時の遠隔での接続停止が可能です。

kintoneでできないこと4つ

kintoneでできないことは以下の通りです。

1. 高度な統計処理
2. 複雑なレポート作成
3. 本格的な会計システムは実装されていない
4. 大規模なデータの管理は苦手

それぞれ見ていきます。

高度な統計処理

kintoneは企業のデータ管理を一元化し、業務プロセスを効率化しますが、一方で高度な統計分析やデータの加工、自動化処理に関しては、kintone上では難しいとされています。

kintoneは主にデータの蓄積や基本的な操作にフォーカスしており、データの前処理、集計、フィルタリング、ソートなどの操作を行い、必要なデータをグラフに反映させるなどの高度な処理には、別途専門のツールやプラットフォーム、またはそれらとkintoneを連携させる・プラグインを導入する必要があります。

複雑なレポート作成

kintoneでは複雑なレポート作成は難しいと考えられます。

kintoneは基本的な表形式のデータ表示に向いており、シンプルなグラフやチャートを作成することは可能です。しかし特定の統計データの可視化や洗練されたダッシュボードを作成するための高度なツールや設定が不足しており、高度なビジュアル化やカスタムチャートの作成には適していません。

kintoneは、例えば以下のような高度なレポートの作成には対応していません。

• 複数のデータセットを組み合わせて表示し、異なる軸を持つグラフを作成したり、独自の色や形状を選択してチャートをカスタマイズする
• 多次元データを一つのグラフに表示する
• 通常の折れ線グラフや棒グラフに加えて、散布図、バブルチャート、熱帯図、レーダーチャート、3Dグラフ、地図、ツリーマップなどの複雑なグラフタイプを作成する
• データが変更されるとグラフやチャートをリアルタイムで自動的に更新する

このようなデータの分析や可視化を目的とした複雑なレポートを作成する場合は、別のツールとの連携や、プラグインの導入が必要になります。

本格的な会計システムは実装されていない

kintoneはあくまで業務プロセスやデータの管理に焦点を当てたプラットフォームであり、本格的な会計システムを提供しておらず、複雑な会計関連の計算や関数を必要とする場合、kintone単体では不十分かもしれません。

kintoneは、Excelのような、数学関数や計算機能を持たず、高度な計算には向いていません。Excelファイルからkintoneにデータを移行する場合、特定の関数や計算がkintone上では再現できない事例も多くあります。

kintone上で会計システムを使用したい場合には、プラグインの導入や外部システムとの連携が必要であり、これには通常追加料金がかかります。

大規模なデータの管理

kinotneでは大規模なデータを管理できず、具体的には、一度に数百万件以上のデータを処理することは難しいと考えられます。

まず基本的には、kintoneの利用可能なディスク容量は1ユーザーあたり5GBです。そこから10GB単位で増設できますが、月額1,000円/10GBのコストがかかります。

このため、kintone内で蓄積したいデータをある程度厳選して利用しなければ、一定期間経過後に使用制限がかかる恐れがあります。

大容量のファイルを扱うことがわかっている場合には、kintone内での管理ではなく、あらかじめ他のデータベースサービス等外部ツールとの併用・連携を検討しましょう。

kintoneの導入メリット・デメリットとは？

ここまでで、kintoneを使ってできること、できないことについては確認しました。続いて、kintone導入のメリットとデメリットについても合わせて確認していきましょう。

kintoneの導入メリット・デメリットは以下の通りです。

それぞれについてご説明します。

kintoneの導入メリット

• アプリ作成が簡単

先ほど確認した通り、kintoneでは簡単にアプリが作成できます。業務上のやりたいことを、自由度高く実現できるので、企業問わず最大限活用できます。

• コストが安い

kintoneは比較的導入コストが安いツールです。まず、初期費用が無料で、1ユーザー単位で契約でき、月毎に更新可能です。

安価でコンパクトな機能を備えた「ライトプラン」は、1ユーザーあたり月額780円で、より幅広く利用したい場合におすすめの「スタンダードプラン」は、1ユーザーあたり月額1,500円。導入は5ユーザーから、規模や利用ニーズに合わせてこれらを選択できます。

スタンダードプランに限って30日間の無料トライアルが利用できます。

• 脱エクセル

kintoneを導入することで、エクセルを使わず直感的な操作で業務を進められます。

業務の効率化・生産性の向上につながりますし、エクセルの知識やスキルがない人でも、専門的な作業を行うことができるようになります。これは業務の属人化解消に寄与します。

• サポートが豊富

kintoneはカスタマーサポートが充実しており、kintoneに関する相談は専門のスタッフが、電話、メール、チャットのいずれかで対応してくれます。

kintoneの利用者はもちろん、kintoneをまだ使用していなくても、導入前〜導入後の相談を無料で受け付けています。こちらは、電話・メール、またはオンラインか対面での相談が可能です。

• 国産だから日本語の情報が豊富

kintoneは実は国産のサービスです。そのため、日本語の情報・サポートが豊富にあり、導入や運用がしやすいというのもメリットといえます。

海外製のシステムでは、利用者数が多く便利な一方で、日本語の情報やサポートがなかったり、操作画面が英語表記になっていたりする場合もあるのです。

kintoneの導入デメリット

• アプリが乱立しがち

kintoneは様々なアプリの作成や外部連携が容易ですが、これが逆にアプリの乱立を引き起こすことがあります。

同じ目的や機能を持つ似たようなアプリが複数存在すると、情報が分散したり、ほとんど使われないアプリが出てきたりなど、むしろ管理がしづらくなってしまう恐れがあります。

また、スタッフがどのアプリを使えばいいのかわかりづらく、人によって使うアプリまたはその使い方に差が生じてしまう可能性もあります。

さらに、データの管理はもちろん、アプリ自体の管理やメンテナンスもその分必要になり、アプリが乱立すれば現場の混乱は避けられないでしょう。

• UIが見辛い

kintoneは簡単にアプリを作成できますが、全体的なUIとしては少々見づらい部分があるかもしれません。

例えば、アプリ一覧で表示するホーム画面は、ほとんど変更ができず、多数のアプリから特定のものを見つけたり、整理したりできず不便です。

このように部分的に使いづらいUIでは、操作に慣れるまで、一時的に作業が滞る可能性も考えられます。

導入前にトライアル等を通じて、実際の操作感を現場で確認することが非常に重要になります。

• 拡張機能は追加料金がかかる

先に紹介したkintoneの機能を拡張する拡張機能の利用には、追加料金がかかります。

そもそも拡張機能は、本来複雑なアプリの作成やカスタマイズのために必要な、手動のプログラミング作業を不要にして、機能の拡張・カスタマイズを簡易化するもの。kintoneの高度なカスタマイズは、プログラミングを前提としたものなので、追加料金はやむを得ないということになります。

• 複雑なカスタマイズはプログラミング知識がないと難しい

kintoneは、業務工程に合わせ、機能を比較的簡単に、自由度高くカスタマイズできるのが強みです。しかし、高度なカスタマイズを行うためには、JavaScript等の専門知識が必須となります。

このため、プログラミングに不慣れなユーザーにとっては、理想的なカスタマイズが難しく、やりたいことを実現できないという事態になりかねません。

またこれに対処するために、外部の専門家や開発者を頼れば、さらに追加のコストや時間が生じるという懸念があります。コストに見合う結果が得られるのか、慎重に検討しなければなりません。

kintoneの導入に向いている企業とは？

ここまで、kintoneでできること・できないこと、そして導入のメリット・デメリットをご紹介しました。これらを踏まえ、最後にkintoneの導入に向いている企業の特徴を確かめましょう。

• 中小企業・ベンチャー企業
• コストを安く抑えたい・大規模なデータを扱わない企業

順番に見ていきます。

中小企業・ベンチャー企業

中小企業・ベンチャー企業はkintoneの導入に向いているといえます。

まず、充実したサポートや手軽な操作感によって、プログラミングの知識がなくても使いやすく、ITスキルが限られている企業でも活用できます。

また、契約は1ユーザーから可能で、比較的低コストで導入・運用できます。

さらに、導入後適切に実用化できれば、業務改善やデジタル化の効果を素早く実感できるため、変化に柔軟に対応できる中小企業やベンチャー企業とは特に相性が良いでしょう。

コストを安く抑えたい・大規模なデータを扱わない企業

コストを安く抑えたい・大規模なデータを扱わない企業もkintoneの導入に向いているといえます。

kintoneの初期費用は無料、月額費用は1ユーザー・780円からと、他のクラウド型サービスと比べて比較的安価に導入できます。また、1ユーザーあたりのストレージ容量が5GBと少ないため、大規模なデータを扱うには向いていませんが、小規模な企業や個人事業主であれば十分な容量でしょう。

顧客管理や営業管理など日常的な業務で使用する程度で、データ量がそれほど大きくない、小規模な部署やチーム、企業にはkintoneの導入に向いているといえます。

まとめ

kintoneのできること・できないことについて詳しく解説していきました。導入を検討している方もそうでない方も、まずは自社の業務プロセスや課題を見直し、ツールの導入によって何を実現したいのか検討することが重要です。

現在、kintoneでは導入前の無料相談や、スタンダードプランの無料トライアルを提供していますので、まずはこちらをチェックしてみてはいかがでしょうか？

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