Power Automateは、Microsoftが提供する自動化ツールで、業務プロセスを効率化し、手動作業を減らすことができます。今回はPower Automateの基本的な概要から、活用事例、導入メリット・デメリット、そしてPower Automateで対応できない場合の対処法について詳しく解説していきます。

Power Automateとは

Power Automate（パワーオートメイト）は、Microsoftが提供するクラウドベースの自動化ツールです。このツールを使うことで、日々の繰り返しの作業を簡単に自動化することができます。例えば、メールの整理やデータの転記、ファイルの保存など、繰り返し行う作業を自動化できます。

Power Automateは、プログラミングの知識がなくても、ドラッグ＆ドロップで簡単にフロー（自動化の流れ）を作成することができます。また、Microsoftの他のサービス（OutlookやPower pointなど）とシームレスに連携できるため、既存の業務環境にスムーズに組み込むことができます。

さらに、Power Automateは多くのサードパーティアプリとも連携可能です。これにより、SlackやX（旧Twitter）、Google Driveなど、さまざまなアプリケーションと連携して、自動化の幅を広げることができます。例えば、特定の条件でメールを自動返信したり、ファイルがアップロードされたら自動で通知を送ったりすることができます。

Power AutomateにAI搭載の新機能が追加

2024年5月21日、MicrosoftがPowerAutomateに、AIに話しかけながら画面の操作を記録させることができる新機能「AIレコーダー」を搭載すると発表しました。人間に話しかけて指示するように、自動化したい工程や条件を声で説明すると、AIがそれに対応したカスタマイズ方法の提案を自動で行ってくれるため、より簡単にPower Automateを使った自動化が可能になると思われます。

公開されているデモ動画では、メールに添付された請求書類から、日付や住所をコピー＆ペーストし、経費精算ソフトに入力するという一連の流れを声で指示して操作している様子が確認できます。

AIレコーダーは、2024年6月にプレビュー版が公開予定です。

Power Automate活用事例10選！

Power Automate活用事例を10個、それぞれ具体的にご紹介します。

• メール​返信の自動処理
• 承認プロセスの自動化
• 添付ファイルの自動保存
• データの自動転記・保存
• 特定名のファイル保存時の自動通知
• 特定ツイートの自動アラート
• ​定型メールの作成・ファイル添付・送信の自動化
• システムからのデータエクスポートの自動化
• 会議の自動招集
• ​AIを活用したレポートの自動生成
• 法人番号の自動検索
• 補助金申請の可否を自動判定

順番に詳しく見ていきましょう。

メール​返信の自動処理

Power Automateでメールの返信を自動化できます。

例えば、自社のサービスについてのお問い合わせメールが届いたとします。この場合、Power Automateを使って以下のようなフローを作成できます。

1. トリガーの設定​：メールが受信トレイに届いたときにフローが開始されるように設定。
2. 条件の設定​：メールの件名や本文に特定のキーワード（例えば「問い合わせ」や「質問」）が含まれているかどうかを確認。
3. 自動返信の作成​：条件に一致する場合、自動的に返信メールを作成し、送信。

返信内容は「お問い合わせありがとうございます。近日中に担当者よりご連絡いたします。」といった内容の、単純な自動返信メールを即座に送信することができます。

承認プロセスの自動化

Power Automateで承認フローを自動化できます。承認フローとは、例えば経費申請や休暇申請などにおいて上司や関係者の承認を得るための手続きを指します。

経費申請の場合は、Power Automateを使って以下のようなフローを作成できます。

1. ​​トリガーの設定​​：経費申請フォームが送信されたときにフローが開始されるように設定。
2. 条件の設定​​：申請内容に基づいて、適切な承認者を選択。例えば、申請金額が一定額を超える場合は上司の承認が必要とするなどの条件を設定する。
3. 承認依頼の送信​​：条件に一致する場合、自動的に承認依頼メールを作成し、承認者に送信。メールには、申請内容の詳細や承認リンクを含む。
4. 承認結果の処理​​：承認者が承認または却下した場合、その結果を自動的に申請者に通知する。また、承認された場合は経理部門に通知を送るなどの処理を行う。

このようにすることで、経費申請の承認がスムーズに進み、申請者と承認者の間でのコミュニケーションコストを削減できるだけでなく、手動での確認や承認作業の手間を省き、確認漏れの防止にも繋がります。

添付ファイルの自動保存

Power Automateでメールに添付されたファイルを自動的に指定のフォルダに保存することができます。受信したメールに添付されたファイルを自動で保存する場合、Power Automateを使って以下のようなフローを作成できます。

1. トリガーの設定​​：メールが受信トレイに届いたときにフローが開始されるように設定。
2. 条件の設定​​：メールに添付ファイルが含まれているかどうかを確認。
3. ファイルの保存​​：条件に一致する場合、添付ファイルを自動的に指定のフォルダ（OneDriveやSharePointの特定のフォルダなど）に保存。
4. 通知の送信​​：ファイルが保存されたことを確認するために、自動的に通知メールを作成し、関係者に送信。

これにより、いちいち手作業でファイルをダウンロードして、整理する必要がなくなります。

データの自動転記・保存

Power Automateで、データの自動転記と保存が簡単にできます。例えば、Excelシートのデータを自動的に別のシステムに転記したり、特定のデータを自動的に保存することができます。

まず、Excelシートに入力されたデータを、別のシステムに転記する場合、Power Automateで以下のようなフローを作成できます。

1. トリガーの設定​​：Excelシートが更新されたときにフローが開始されるように設定。
2. データの取得​​：更新されたExcelシートから必要なデータを取得。
3. データの転記​​：取得したデータを自動的に別のシステム（例えば、データベースやCRMシステム）に転記。
4. 通知の送信​​：データの転記が完了したことを確認するために、自動的に通知メールを作成し、関係者に送信。

次に、オンラインフォームから取得したデータを自動的に保存するシナリオを考えてみましょう。

1. トリガーの設定​​：オンラインフォームが送信されたときにフローが開始されるように設定。
2. データの取得： フォームから送信されたデータを取得。
3. データの保存： 取得したデータを自動的に指定のフォルダやデータベースに保存。
4. 通知の送信： データの保存が完了したことを確認するために、自動的に通知メールを作成し、関係者に送信。

これにより手動でのデータ入力作業の手間を省けるだけでなく、手動でのデータ入力ミスを防ぎ、作業時間を大幅に短縮することができます。

特定名のファイル保存時の自動通知

Power Automateで特定の名前を持つファイルが保存された際に自動的に通知を送ることができます。

具体的な例として、契約書ファイルが保存された際に自動通知を送る場合、Power Automateを使って以下のようなフローを作成できます。

1. トリガーの設定： ファイルが特定のフォルダに保存されたときにフローが開始されるように設定。
2. 条件の設定： 保存されたファイルの名前に「契約書」というキーワードが含まれているかどうかを確認。
3. 通知の作成： 条件に一致する場合、自動的に通知メールを作成し、関係者に送信。

通知メールには、ファイルの保存場所やファイル名などの詳細情報を含めることができます。

特定ツイートの自動アラート

Power Automateで、特定のキーワードやハッシュタグを含むポスト（旧ツイート）が投稿された際に自動的にアラートを送ることができます。これにより重要な情報を見逃すことなく、迅速に対応することができます。

具体的な例として、2つのシナリオを考えてみましょう。

まず、企業のブランドに関するツイートが投稿された際に自動アラートを送る場合、Power Automateを使って以下のようなフローを作成できます。

1. トリガーの設定： 特定のキーワード（ブランド名や製品名）やハッシュタグを含むツイートが投稿されたときにフローが開始されるように設定。
2. 条件の設定： ツイートの内容に基づいて、アラートを送る条件を設定（ポジティブ／ネガティブなフィードバックに応じて異なるアラートを設定するなど）。
3. アラートの作成： 条件に一致する場合、自動的にアラートメールを作成し、関係者に送信。

次に、特定のキャンペーンに関連するツイートが投稿された際に自動アラートを送るシナリオを考えてみましょう。

1. トリガーの設定： キャンペーン名や専用ハッシュタグを含むツイートが投稿されたときにフローが開始されるように設定。
2. 条件の設定： ツイートの内容に基づいて、アラートを送る条件を設定。
3.  ​​アラートの作成： 条件に一致する場合、自動的にアラートメールを作成し、キャンペーン担当者に送信。

このようにすることで、キャンペーンに関連するツイートが投稿された際に迅速に担当者に通知が届き、必要な対応を迅速に行うことができます。

​定型メールの作成・ファイル添付・送信の自動化

Power Automateでは、定型メールの作成、ファイルの添付、そして送信を自動化することができます。具体例として、毎月の報告書を定期的に送信する場合、Power Automateを使って以下のようなフローを作成できます。

1. トリガーの設定： 毎月の特定の日付にフローが開始されるように設定。
2. 定型メールの作成： 定型メールのテンプレートを作成し、必要な情報（報告書のタイトルや期間など）を自動的に挿入。
3. ファイルの添付： 自動的に指定のフォルダから報告書ファイルを取得し、メールに添付。
4. メールの送信： 作成したメールを自動的に、事前に設定しておいた関係者に送信。

システムからのデータエクスポートの自動化

Power Automateで、システムからのデータエクスポートを自動化することができます。例えば、毎日の売上データを定期的にエクスポートする場合、Power Automateを使って以下のようなフローを作成できます。

1. トリガーの設定： 毎日特定の時間にフローが開始されるように設定。
2. データの取得： 売上データを管理しているシステムから必要なデータを取得。
3. データのエクスポート： 取得したデータを自動的に指定のフォーマット（ExcelやCSVなど）でエクスポート。
4. ファイルの保存： エクスポートしたファイルを自動的に指定のフォルダに保存。
5. ​​通知の送信： データのエクスポートの完了について、自動的に通知メールを作成し、関係者に送信。

このようにすることで、毎日の売上データのエクスポートが自動化されます。

会議の自動招集

Power Automateで会議の招集を自動化できます。これにより手動で会議のスケジュールを調整し、招待メールを送る手間を省けます。

毎週の定例会議を自動的に招集する場合、Power Automateを使って以下のようなフローを作成できます。

1. トリガーの設定： 毎週特定の曜日と時間にフローが開始されるように設定。
2. 会議のスケジュール設定： 会議のスケジュールを自動的に設定し、必要な情報（会議のタイトル、場所、時間、参加者など）を入力。
3. 招待メールの作成： 自動的に、会議の詳細情報や参加リンク（例えば、TeamsやZoomのリンク）を含めた招待メールを作成し、参加者に送信。
4. リマインダーの設定： 会議の前日に自動的にリマインダーを送信するように設定。

​AIを活用したレポートの自動生成

AI技術とPower Automateを組み合わせることで、より高度な自動化と効率化が可能となります。例えば、マーケティングキャンペーンにおけるレポートを自動生成する例は以下の通りです。

1. ​​トリガーの設定​​：キャンペーン終了後にデータが集計されたときにトリガーが発動するように設定。
2. AIによるデータ分析​​： AIモデルを使って、キャンペーンデータを自動的に分析。
3. レポートの生成​​： 分析結果を基に、AIが自動的にレポートを生成。
4. レポートの保存・配信​​： 生成したレポートを自動的に保存、関係者に配信。
5. フィードバックの収集​​： キャンペーン担当者からのフィードバックを自動的に収集し、次回のキャンペーンに反映させる。

法人番号の自動検索

Power Automateを使うことで、法人番号の自動検索が可能となります。

新規取引先の法人番号を検索する場合、Power Automateを使って以下のようなフローを作成できます。

1. トリガーの設定：CRMシステムなどに 新規取引先が登録されたときにフローが開始されるように設定。
2. 法人番号の検索： 登録された取引先の情報を基に、法人番号を自動的に検索。
3. ​​法人情報の取得： 検索結果から法人番号や関連情報を取得。
4. データの保存： 取得した法人情報を自動的にCRMシステムやデータベースに保存。
5. 通知の送信： 法人番号の検索が完了したことを確認するために、自動的に通知メールを作成し、関係者に送信。

また既存の取引先の法人情報を定期的に更新するシナリオも考えられます。

1. トリガーの設定： 定期的にフローが開始されるように設定。
2. 法人番号の検索： 既存の取引先の情報を基に、法人番号を自動的に検索。
3. 法人情報の取得： 検索結果から最新の法人情報を取得。
4. データの更新： 取得した最新の法人情報を自動的にCRMシステムやデータベースに更新。
5. 通知の送信： 法人情報の更新の完了通知メールを自動で作成し、関係者に送信。

Power Automateを使えば、法人番号の自動検索により、手動での検索作業を省き、業務の効率化とデータの正確性を向上させることができます。

補助金申請の可否を自動判定

Power Automateで補助金申請の可否を自動的に判定することができます。

例えば新規事業の補助金申請を行う場合、Power Automateを使って以下のようなフローを作成できます。

1. トリガーの設定： 新規事業の申請が行われたときにフローが開始されるように設定。
2. 申請条件の確認： 申請内容を基に、補助金の申請条件を自動的に確認。
3. 可否の判定： 申請条件に基づいて、補助金申請の可否を自動的に判定。例えば、条件を満たしている場合は「可」、満たしていない場合は「否」と判定する。
4. 結果の通知： 判定結果を自動的に申請者に通知。

Power Automateの導入方法

Power Automate の導入方法は、1. MSIインストーラーを使用してインストールする、2. 2. Microsoft Storeからインストールする の2種類です。それぞれご紹介します。

Power Automateの導入方法1：MSIインストーラーを使用してインストールする

MSIインストーラーを使用してインストールする手順は以下の通りです。

1.  ​Power Automateインストーラーをダウンロードする

Power Automateインストーラーをダウンロードして、デスクトップまたはダウンロードフォルダに保存します。

2.  ​インストーラーを実行する

ダウンロードした​Setup.Microsoft.PowerAutomate.exe​ファイルをダブルクリックして実行します。

3.  ​インストールの指示に従う

インストーラーの指示に従って、インストールを進めます。

4.  ​各機能を選択する

• デスクトップ用Power Automate​：デスクトップフローを作成するためのアプリです。
• コンピューターランタイムアプリ​：コンピューターをPower Automateクラウドに接続し、自動化を最大限に活用するためのアプリです。
• Javaアプレット​：UI自動化を有効にするために必要なファイルです。Java関連のプロセスをすべて閉じてからインストールしてください。

5.  ​サービス使用条件に同意する

「サービス使用条件に同意する」チェックボックスにチェックを入れて、「インストール」をクリックします。

インストールに失敗した場合は、トラブルシューティングガイドを参照しましょう。

Power Automateの導入方法2：Microsoft Storeからインストールする

1. Microsoft StoreでPower Automateを探す

2. Microsoft Store が開いたら、「入手」を選択し、Power Automateをインストールする

参考：MSI インストーラーを使用して Power Automate をインストールする、Microsoft Store から Power Automate をインストールします

Power Automateの導入メリット

Power Automateを導入することによる、具体的なメリットをご紹介します。

業務の効率化

Power Automateを使うことで、日常的な業務プロセスを自動化できます。例えば、定型メールの送信、データのエクスポート、会議の招集など、手動で行っていた作業を自動化することで、従業員はより重要な業務に集中することができます。

エラーの削減

手動での作業はヒューマンエラーが発生しやすいですが、Power Automateを使うことでエラーの発生を大幅に削減できます。自動化されたプロセスは一貫性があり、正確に実行されるため、データの正確性が向上します。

コストの削減

業務プロセスの自動化により、手動作業にかかる時間とコストを削減できます。例えば、定型業務に費やす時間を短縮することで、従業員の生産性が向上し、結果としてコスト削減につながります。

リアルタイムのデータ処理

Power Automateを使うことで、リアルタイムでデータを処理し、必要な情報を即座に取得できます。これにより、迅速な意思決定が可能となり、ビジネスのスピードが向上します。

柔軟なカスタマイズ

Power Automateは多様なトリガーやアクションを組み合わせることで、柔軟にカスタマイズが可能です。これにより、企業のニーズに合わせた自動化プロセスを構築することができます。

他システムとの連携

Power Automateは、Microsoft 365や他のクラウドサービスとシームレスに連携できます。例えば、SharePoint、OneDrive、Teams、Dynamics 365などと連携することで、統合された業務プロセスを実現できます。

Power Automateの導入デメリット

Power Automate導入に際して考慮すべきデメリットもあり、特に以下の点に注意が必要です。

操作感が使いづらい、使いこなせない

Power Automateに初めて触れる方は操作画面を複雑に感じることもあります。特にプログラミング経験がない場合、フローの設定やロジックの構築を行う際、直感的でない操作画面が障壁になるケースが多く見受けられます。

立ち上げが遅かったり、動作が不安定な場合がある

Power Automateで特に処理が重くなるフローを作成すると、起動が遅くなったり、動作が不安定になることがあります。このような現象は、複雑なロジックを組み込んだり、大量のデータを扱うフローで特に発生しやすい問題です。

人が判断する作業には対応できない

業務の過程で人の判断が必要な業務では、Power Automateで対応するのが難しい場合があります。Power Automateは、あくまで定型的な業務プロセスやルールに基づいた作業を自動化するのに適しており、予期しない状況や例外的なケースに対応する必要のある作業には向きません。

頻繁な変更がある作業には向かない

頻繁に変更が必要な作業の自動化は、環境変化に応じて作業フローを更新する必要があり、時間と労力がかかります。特に、業務プロセスや使用するシステムの変化が激しい部門やプロジェクトでは、Power Automateの使用が逆効果になることがあります。

Power Automateで対応できない業務はRPAならできる

Power Automateは多くの業務を自動化することができますが、全ての業務に対応できるわけではありません。特に複雑な業務や人間の判断が必要な作業には限界があります。しかし、RPA（Robotic Process Automation）を活用することで、これらの業務にも対応することが可能です。

RPAとは

RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）は、人間がパソコン上で行う単純作業や繰り返しの業務をソフトウェアロボットを使って自動化する技術です。

RPAとは？メリットや導入事例までわかりやすく解説【初心者向け】

RPAは特に以下のような業務の自動化を得意としています。

複雑なデータ処理

RPAは、複数のシステムやアプリケーション間でのデータ処理を自動化することが得意です。例えば、異なるシステムからデータを抽出し、統合してレポートを作成する作業などです。

​​例外処理​​

RPAは、条件分岐や例外処理を柔軟に設定できるため、予期しない状況や例外的なケースにも対応できます。例えば、特定の条件に基づいて異なる処理を行う業務などです。

GUI操作の自動化​​

RPAは、ユーザーインターフェースを操作することができるため、手動で行っていたクリックや入力作業まで自動化できます。例えば、Webサイトへのデータ入力や、アプリケーションの操作などです。

AIとの組み合わせで人間の判断をサポート​​

RPAは、AIと組み合わせることで、人間の判断をサポートすることができます。例えば、AIが分析した結果を基にRPAが自動的に次のアクションを実行するなどです。

RPAとAIの違いはなに？組み合わせで何ができるのかもあわせてご紹介！

RPA導入なら「AUTORO（オートロ）」がおすすめ

より複雑な業務の自動化を、安定して行いたい場合は、ノーコード設計のRPA「AUTORO（オートロ）」がおすすめです。ドラッグ＆ドロップで簡単に自動化のフローを構築できるため、プログラミングの知識がなくても、現場の担当者だけで運用できるのが特徴的です。またカスタマイズ性にも優れているため、独自性の高い複雑な業務でも、最適な方法で自動化することができます。

AUTOROを導入することにより、具体的には以下のような業務を自動化できます。

• メールの送受信
• 求人サイト上の作業
• レポーティング業務
• 反社チェック
• ECサイト業務
• 勤怠システム管理
• 交通費の精算や入金
• kintoneと外部システムのデータ連携や転記作業

AUTOROは多数のツール連携実績があり、さらにクラウド・デスクトップ両方の操作に対応しているため、上記の例以外にも様々な業務の自動化が可能です。

サポート面では、導入・運用時に発生した課題や、新たに追加したい機能のリクエストなどにも、チャット等で即座に対応いたします。

業務自動化やRPA導入をご検討の際は、既存ツールとの連携が可能かどうかや、他社RPAツールとの違いなども合わせてご回答いたしますので、お気軽にお問い合わせください。

今すぐお問い合わせしたい場合はこちら

Power AutomateやRPAを使って業務を自動化しよう

Power Automateは多くのビジネスプロセスを自動化する便利なツールですが、すべての業務に適しているわけではありません。特に複雑なタスクや外部システムとの連携が必要な場面では、RPAなどの他のツールの利用も検討しつつ、業務の自動化・効率化を図っていきましょう。

Web Auto Robotの「AUTORO」で業務自動化

Power AutomateについてよくあるFAQ

Power Automateとは何ですか？

Power Automateは、Microsoftが提供するクラウドベースの自動化ツールです。業務プロセスを自動化することで、手動作業を減らし、効率化を図ることができます。さまざまなアプリケーションやサービスと連携し、トリガーやアクションを設定することで、自動化フローを作成できます。

Power Automateを使うメリットは何ですか？

Power Automateを使うことで、業務の効率化、エラーの削減、コストの削減、リアルタイムのデータ処理、柔軟なカスタマイズ、他システムとの連携、簡単な操作性、スケーラビリティなどのメリットがあります。これにより、企業の生産性向上と競争力強化が期待できます。

Power Automateの利用にはどのようなコストがかかりますか？

Power Automateの利用にはライセンス費用がかかり、月¥2,248〜です。詳細は公式サイトをご参照ください。

Power Automateはどのような業務に適していますか？

Power Automateは、定型的な業務プロセスやルールに基づいた作業の自動化に適しています。例えば、定型メールの送信、データのエクスポート、会議の招集、データの統合、通知の送信など、さまざまな業務に活用できます。

Power Automateはどのようなシステムと連携できますか？

Power Automateは、Microsoft 365、SharePoint、OneDrive、Teams、Dynamics 365などのMicrosoft製品をはじめ、さまざまなクラウドサービスやアプリケーションと連携できます。

Power Automateのサポート体制はどうなっていますか？

Power Automateは、Microsoftのサポートチームによるサポートが提供されています。公式のドキュメントやコミュニティ、学習コンテンツなども充実しており、導入から運用までのサポートが受けられます。詳細はこちらをご覧ください。