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【2024年最新】RPAとExcelマクロ(VBA)の違いを徹底解説!できることや活用事例、選び方|おすすめツール紹介

今回は、業務自動化においてそれぞれ異なる強みを持つ、RPAとVBA(Excelマクロ)の違いについて徹底的に解説していきます。また、それぞれの活用シーンや、選び方、活用事例なども合わせて見ていきましょう。

RPA、VBA、Excelマクロの概要

まずは、RPA、VBA、Excelマクロとは何か、それぞれの概要をおさらいしていきましょう。

RPAとは

RPAは「ロボティック・プロセス・オートメーション(Robotic Process Automation)」の略で、ソフトウェアロボットが人間がパソコン上で行う単純作業や定型業務を自動化する技術です。特に、大量のデータ処理や繰り返しの多いタスクに適しており、例えば、データの入力や転記、定期的なレポート作成などを自動化できます。またRPAは、プログラミングの知識がなくても使えるツールが多いのが特徴的です。

VBA、Excelマクロとは

Excelマクロは、Excelで繰り返し行う操作を自動化するためのツールです。そして、このマクロを作成するために使われるのがVBA(Visual Basic for Applications)というプログラミング言語です。

VBAとは

VBA(Visual Basic for Applications)は、Microsoft Office製品(特にExcel)で使用されるプログラミング言語です。VBAを使うことで、Excelの操作を自動化したり、カスタム機能を作成したりすることができます。

Excelの「開発」タブからVBAエディタを開き、そこでコードを記述することでマクロを作成します。VBAを使うことで、Excelの操作を細かく制御し、自動化することができます。

Excelマクロとは

Excelマクロは、Excel内で繰り返し行う操作を自動化するためのものです。例えば、毎日同じデータを整理したり、特定の計算を繰り返し行ったりする場合、その操作をVBAコードで記録しておくことで、次回からはボタン一つで同じ操作を自動で行うことができます。

VBAとExcelマクロの関係性

VBAとExcelマクロの関係性は以下の通りです。

  • VBAはプログラミング言語であり、Excelマクロはその言語を使って作成される自動化ツール
  • マクロはExcelの「開発」タブからVBAエディタを開き、VBAコードを記述することで作成できる
  • マクロは、特定のタスクを自動化するためのVBAコードの集合

例えば、以下のようなVBAコードを使って、簡単なマクロを作成することができます。

Sub Paste_OneRow()
    ‘ 行をコピーして貼り付け
    Sheets(“Sheet1”).Range(“1:1”).Copy Sheets(“Sheet2”).Range(“1:1”)
    Application.CutCopyMode = False
End Sub

このVBAコードを記録し、マクロを実行すると、自動的にあるシート(Sheet1)から別のシート(Sheet2)に行をコピーして貼り付けます。

RPAとVBA(Excelマクロ)でできること

RPAとVBA(Excelマクロ)ではそれぞれどんなことができるのか具体的に見て、理解を深めていきましょう。

RPAでできること

RPAはパソコン上で行うあらゆる業務の自動化が可能で、特に繰り返しの作業やルーティン業務を得意としています。具体的には例えば以下のようなことができます。

データの入力と転記​

毎日異なるシステムからデータを取得してExcelに入力する作業があるとします。RPAを使えば、このデータの取得から入力までの一連の作業を自動化できます。

定期的なレポート作成​

毎週や毎月のレポート作成もRPAで自動化できます。必要なデータを集めて、定型フォーマットにまとめる作業を自動で行います。

メールの自動送信​

RPAは特定の条件に基づいてメールを自動送信することも可能です。例えば、特定のデータが更新されたら、それをトリガーに自動でその情報を関係者にメールで通知する、といったことができます。

システム間のデータ連携​

RPAは異なるシステム間でデータを連携させる作業も自動化でき、iPaaSのような役割を果たすこともできます。例えばCRMシステムから取得した顧客情報をERPシステムに入力する、といった作業です。

VBA(Excelマクロ)でできること

VBA(Visual Basic for Applications)は、Microsoft Excelで使用されるプログラミング言語で、Excelマクロを作成するために使われます。具体的には例えば以下のようなことができます。

データの整理と分析​

大量のデータを整理して、特定の条件に基づいてフィルタリングや並び替えを行うことができます。例えば、特定の月の売上データだけを抽出して集計する、といった作業です。

複雑な計算の自動化​

複雑な計算を自動化することができます。例えば、複数のシートにまたがるデータを集計して、特定の計算を行う、といった作業です。

定型業務の自動化​

毎日や毎週行う定型業務を自動化できます。例えば、毎朝特定のデータを更新して、その結果をメールで送信する、といった作業です。

カスタム機能の作成​

本来はExcelにはない機能をVBAで作成することができます。例えば特定の条件に基づいてセルの色を変更する、といったカスタム機能です。

RPAとVBA(Excelマクロ)の違い

ここからは、RPAとVBA(Excelマクロ)の違いをいくつかの項目に分けてご紹介します。

自動化の可能な範囲

RPAは、複数のアプリケーションやシステム間での作業を自動化することができます。例えば、Webブラウザ、メールクライアント、ERPシステムなど、異なるプラットフォーム間でのデータ転送や操作を自動化できます。一方、VBA(Excelマクロ)は主にExcel内での操作を自動化するためのツールであり、外部ツールとの連携などは基本的にはできません。

コーディングスキルの要否

RPAは、プログラミングの知識がなくても使えるツールが多く、直感的な操作で自動化プロセスを作成できることが特徴です。ツールによっては、ドラッグ&ドロップでワークフローを構築することができるため、非エンジニアでも簡単に使いこなせます。

一方、VBAはプログラミング言語であり、マクロを作成するためにはコードを記述する必要があります。そのためVBA(Excelマクロ)を使いこなすためには基本的なコーディングスキルが必須となります。

データ処理の規模とスピード

RPAは、大量のデータ処理や複雑な業務プロセスの自動化に適しています。複数のシステム間でデータをやり取りする場合でも、高速かつ正確に処理を行うことができます。

一方、VBAはExcel内でのデータ処理に特化しており、Excelの範囲内であれば高速に処理を行うことができますが、大規模なデータ処理には限界があります。

導入および運用のコスト

RPAの導入には、専用のソフトウェアライセンスやサーバーの設定などが必要であり、初期費用や運用コストがかかることがあります。一方、VBAはExcelがインストールされていればすぐに使えるため、追加のコストはほとんどかかりません。ただし、複雑なマクロを作成するためには、専門的な知識やスキルが必要です。

外部システムとの連携能力

RPAは、異なるシステムやアプリケーション間でのデータ連携が得意です。例えば、Webスクレイピングを行ってデータを取得し、それをExcelに入力する、といった作業を自動化できます。一方、VBAは主にExcel内での操作に特化しており、外部システムとの連携には限界があります。ただし、APIを利用することである程度の連携は可能です。

サポートの充実度

RPAツールは、ベンダーからのサポートが充実していることが多く、導入から運用までのサポートを受けることができます。また、コミュニティやフォーラムも活発で、情報を得やすいです。一方、VBAはMicrosoftのサポートを受けることができますが、具体的なマクロの作成やトラブルシューティングについては、自分で調べる必要がある場合が多いです。

セキュリティの強固さ

RPAは、ベンダーのセキュリティポリシーに基づいて設定されるため、セキュリティが強固です。大抵の場合、データの暗号化やアクセス制限など、セキュリティ対策がしっかりとされています。

一方、VBAはExcel内で動作するため、セキュリティ対策はExcelの設定に依存します。マクロの実行には注意が必要で、不正なマクロが含まれている場合、セキュリティリスクが発生することがあります。そのため信頼できるソースからのマクロのみを実行するようにすることが重要です。

RPAとVBA(Excelマクロ)に適した業務

RPAとVBA(Excelマクロ)に適した業務はそれぞれ異なります。業務のニーズに応じて、どちらのツールを使用するかを選択しましょう。

現場での業務自動化、大量のデータ処理、複数システムの連携にはRPA

まずはRPAに適した業務をご紹介します。

現場での業務自動化

現場での業務自動化には、VBAよりもRPAが適している場合が多いといえます。

膨大なデータ処理

RPAは、大量のデータ処理に非常に適しています。例えば、数千件のデータを異なるシステムから取得して整理する作業や、定期的に大量のデータを分析してレポートを作成する作業など、膨大なデータを扱う業務においてRPAは非常に効果的です。RPAは高速、かつ、正確に自動でデータを処理することができるため、業務の効率化とエラーの削減が期待できます。

複数システムの連携

RPAは、異なるシステムやアプリケーション間でのデータ連携が得意です。例えば、CRMシステムから取得した顧客情報をERPシステムに入力する作業や、Webスクレイピングを行ってデータを取得し、それをExcelに入力する作業など、複数のシステム間で大量のデータを処理する業務においてRPAは非常に効果的です。

Microsoft Office製品だけで完結する業務はVBA(Excelマクロ)

VBA(Excelマクロ)は、主にMicrosoft Excel内での操作を自動化するためのツールです。そのため、Excelを中心とした業務に非常に適しています。例えば、Excel内でのデータ整理や分析、特定の条件に基づいたフィルタリングや計算など、Excelの機能を活用した業務においてVBAは非常に有効的です。また、ExcelマクロはMicrosoft Office製品(WordやOutlookなど)とも連携できるため、Office製品内で完結する業務に適しています。

RPAとVBA(Excelマクロ)の利用シーン例

RPAとVBA(Excelマクロ)はそれぞれどんな場面で仕えわれるのか、利用シーン例を見ていきましょう。

RPAの利用シーン

以下はRPAの利用シーン例です。

​​データ入力の自動化​​

RPAを使って、手作業で行っていたデータ入力を自動化します。例えば、顧客情報や取引データの入力作業を自動化することで、入力ミスを減らし、作業時間を短縮できます。

営業管理の自動化​​

営業活動に関するデータの収集や整理、レポート作成をRPAで自動化します。これにより、営業担当者はより多くの時間を顧客対応に充てることができます。

​​積荷商品の情報更新​​

積荷商品の情報を定期的に検索し、更新がある場合に自動的に情報を書き換える業務をRPAで行います。常に最新の情報を保つことができます。

住宅ローン申込書の入力​​

住宅ローンの申込書に記載された情報を自動的にシステムに入力する作業をRPAで行います。

​​税務署からの顧客取引照会​​

税務署から依頼される顧客取引の照会業務をRPAで自動化します。

商品の納期見通し通知​​

商品の納期見通しを自動的に計算し、関係者に通知する業務をRPAで行います。これにより納期管理がスムーズになります。

​​在庫変動の反映​​

在庫の変動を複数のサイトに自動的に反映する業務をRPAで行うことで、在庫情報をリアルタイムで更新できます。

人事管理の自動化​​

従業員の勤怠データの収集と集計、給与計算、休暇申請の処理などをRPAで自動化します。

顧客サポートの自動化​​

顧客からの問い合わせメールの自動分類と返信、FAQの自動応答、サポートチケットの自動生成と管理をRPAで行います。

財務報告の自動化​​

月次・四半期・年次の財務報告書の作成、経費精算の処理、予算と実績の比較分析などをRPAで自動化します。

マーケティング活動の自動化​​

ウェブサイトの訪問者データの収集と分析、メールマーケティングキャンペーンの自動実行、SNSの投稿スケジュール管理をRPAで行います。

法務業務の自動化​​

契約書のレビューと管理、法的文書の作成と送付、コンプライアンスチェックの実施をRPAで自動化します。

VBA(Excelマクロ)の利用シーン

VBA(Visual Basic for Applications)は、Excelの強力な機能を活用して、様々な作業を自動化するために使用されます。以下に、「レポート作成の自動化」と「メール一括送信の自動化」の2つのシナリオについて説明します。

レポート作成の自動化

VBAを使用して、複雑なレポートを自動的に生成することができます。例えば、毎月の売上データが格納された複数のExcelファイルからデータを集計し、それを基にグラフや表を含むレポートを作成するマクロを作ることができます。以下はその一例です。

Sub 自動レポート作成()
    Dim ws As Worksheet
    Set ws = ThisWorkbook.Sheets(“売上データ”)
    ‘ データ集計
    Dim 集計範囲 As Range
    Set 集計範囲 = ws.Range(“A2:B100”) ‘ 例としてA2:B100の範囲を指定
    ‘ 集計結果を別のシートに出力
    Dim 出力先 As Worksheet
    Set 出力先 = ThisWorkbook.Sheets(“レポート”)
    出力先.Range(“A1”).Value = “月”
    出力先.Range(“B1”).Value = “売上合計”
    ‘ 集計と出力
    Dim i As Integer
    For i = 2 To 集計範囲.Rows.Count
        出力先.Cells(i, 1).Value = 集計範囲.Cells(i, 1).Value
        出力先.Cells(i, 2).Value = Application.WorksheetFunction.SumIf(ws.Range(“A:A”), 集計範囲.Cells(i, 1).Value, ws.Range(“B:B”))
    Next i
    ‘ グラフ作成
    Dim chartObj As ChartObject
    Set chartObj = 出力先.ChartObjects.Add(Left:=100, Width:=375, Top:=50, Height:=225)
    chartObj.Chart.SetSourceData Source:=出力先.Range(“A1:B100”)
    chartObj.Chart.ChartType = xlColumnClustered
End Sub

メール一括送信の自動化

VBAを使って、Excelにリストされた複数の連絡先に対して一括でメールを送信することも可能です。例えば、顧客リストがある場合に、それぞれの顧客にカスタマイズされたメールを送ることができます。以下はその一例です。

Sub メール一括送信()
    Dim OutlookApp As Object
    Set OutlookApp = CreateObject(“Outlook.Application”)
    Dim ws As Worksheet
    Set ws = ThisWorkbook.Sheets(“顧客リスト”)
    Dim メール範囲 As Range
    Set メール範囲 = ws.Range(“A2:C100”) ‘ A列に名前、B列にメールアドレス、C列にメッセージがあると仮定
    Dim i As Integer
    For i = 1 To メール範囲.Rows.Count
        Dim Mail As Object
        Set Mail = OutlookApp.CreateItem(0)
        Mail.To = メール範囲.Cells(i, 2).Value
        Mail.Subject = “お知らせ”
        Mail.Body = メール範囲.Cells(i, 3).Value
        Mail.Send
    Next i
End Sub

これらのコードは、実際のデータと環境に合わせて適宜調整する必要がありますが、VBAを利用することで、手作業で行っていた繰り返しの作業を効率化できます。

RPAとVBA(Excelマクロ)の選び方

RPAかVBA(Excelマクロ)のどちらを使えば良いのか、選ぶ際のポイントは以下の通りです。

業務がMicrosoft Office製品のアプリだけで完結するか

まず、業務がMicrosoft Office製品(Excel、Word、Outlookなど)だけで完結する場合は、VBA(Excelマクロ)が適しているといえます。VBAはMicrosoft Office製品内での操作を自動化するためのツールであり、Excel内でのデータ処理や分析、Office製品間での連携が得意です。一方、Microsoft Office製品だけで業務ができない場合、業務が複数の異なるシステムやアプリケーションを跨ぐ場合は、RPAが適しています。RPAは異なるプラットフォーム間での操作を自動化することができるため、システム間のデータ連携や操作を行う場合の方が適しているといえます。

運用・管理のしやすさ

VBAはExcel内で動作するため、Excelがインストールされていればすぐに使えて、追加のインフラや設定が不要です。しかし、VBAのコードを管理するためにはプログラミングスキルが必要です。

一方、RPAは専用のソフトウェアを使用するため、初期設定や運用管理が必要ですが、直感的な操作でワークフローを構築できるため、非エンジニアでも簡単に管理できます。また、RPAツールはベンダーからのサポートが充実していることが多く、導入から運用までのサポートを受けることができます。

以上を参考に、自社の運用・管理体制に必要な要素が何か検討しましょう。

自動化する業務量

自動化する業務量が多い場合はRPAが適しているといえます。さらに、複数のシステム間でのデータ連携が必要な場合にも効果的です。

一方、VBAはExcel内でのデータ処理に特化しているため、比較的小規模なデータ処理や定型業務の自動化に適しているといえます。

自動化の予算

RPAの導入には専用のライセンスやサーバーの設定などが必要であり、初期費用や運用コストがかかることがあります。しかし、その分業務効率化の効果が大きいため、投資対効果が高い場合が多いです。一方、VBAはExcelがインストールされていればすぐに使えるため、追加のコストはほとんどかかりません。必要最低限のコストで業務自動化をしたい場合には、VBAの方が適しているかもしれません。

管理ができる人材の有無

VBAを使用する場合、プログラミングスキルを持つ人材が必要です。VBAのコードを作成・管理するためには、基本的なプログラミング知識が求められます。一方、RPAは高いITスキルがなくても使えるツールが多く、現場のスタッフが自分で自動化プロセスを作成・修正できるため、特定の人に依存せずに業務を進めることができます。ただし、RPAも機能をカスタマイズする際には専門的なスキルが必要になる場合もあります。

  • RPAとVBA(Excelマクロ)の選び方まとめ
RPAの利用がおすすめのシーンVBA(Excelマクロ)がおすすめのシーン
● Microsoft Office製品だけで業務ができない場合
● プログラミング言語(VBA)の知識が無い場合
● ベンダー専任のサポートを受けたい場合
● 複数のシステムを連携させたい場合
● Microsoft Office製品だけで業務が完結する場合
● 比較的小規模なデータ処理や定型業務を自動化したい場合
● できるだけコストをかけずに自動化したい場合

RPAの導入メリット

RPAの導入メリットは大きく分けて二つ挙げられます。

定型業務をロボットに任せられる

RPAは、定型業務を自動化し、一通りロボットに任せることができます。例えば、データ入力や転記、定期的なレポート作成、メールの自動送信など、繰り返し行う作業を自動化することができます。さらに、RPAは24時間365日稼働することができるため、業務のスピードと精度を向上させることができます。これにより従業員の負担は軽減され、より価値の高い業務に集中することができます。

システムを開発するより工数やコストの節約になる

RPAの導入は、専用のシステムを開発するよりも工数やコストの節約になります。従来のシステム開発では、要件定義、設計、開発、テスト、導入といった多くの工程が必要であり、時間とコストがかかります。一方、RPAは既存のシステムやアプリケーションをそのまま利用して自動化を実現するため、開発工数を大幅に削減することができます。また、RPAツールは直感的な操作でワークフローを構築できるため、非エンジニアでも簡単に自動化プロセスを作成することができます。これにより、導入コストを抑えつつ、迅速に自動化を実現することができます。

RPAの導入ならツール連携とサポートに強いAUTOROがおすすめ

AUTOROのHP

RPAの導入なら、複数のシステムやデータ間の連携や、サポートに強いAUTORO(オートロ)がおすすめです。

AUTOROは、Salesforceやkintoneをはじめとする様々なクラウドツールとの連携実績があり、さらにデスクトップ上のアプリにも対応可能です。これにより、複雑な業務でも人間の手作業に近い形での自動化が可能です。

さらに、5分で返答するリアルタイムチャットサポートも強みの一つで、RPAの構築や運用に行き詰まった際にも、専任者による適切なアドバイスをチャットですぐに受けられます。サポートに関しては口コミNo.1の受賞歴もあり、サポート内容の充実度にもご好評いただいております。

RPA導入をご検討の際は、オートロまでお気軽にご相談ください。

「AUTOROのここが知りたい!」にお答えします

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RPAの導入による自動化事例

RPAが実際にどのような業務を自動化できるのか、AUTORO(オートロ)の導入企業事例を元にご紹介します。

RPAでExcelシートへの転記を自動化した事例

デジタルマーケティング施策の上流から下流までを総合的に支援する株式会社STAUT様は、その競争力を高めるためにRPAを導入しました。特に、ネット上の情報収集や広告レポート作成業務を自動化するためにAUTOROを活用しています。

具体的な活用事例としては、リスティング広告の運用代行業務のためのオンライン上の情報収集業務を自動化しています。特定のキーワードを一日に数回検索し、検索結果をExcelシートに転記する作業を自動化することで、情報収集業務の効率化を図っています。また、広告掲載チェックの自動化を進化させ、画像キャプチャーから内容を抜き取ってスプレッドシートに転記する形に置き換えました。これにより、分析の効率が大幅に向上し、ひと月に3~4人分の手が浮いていると感じられています。

さらに、AdWords ScriptsやGoogle Apps Scriptと組み合わせて、リスティング広告の掲載結果レポートを定期的に自動でダウンロードし、Excelシートに転記してGoogle Data Portalで可視化する業務も自動化しています。

AUTOROの魅力は、専用端末なしで低コストで簡単に自動化を実践できる点です。クラウド型RPAは普通に使用しているPC上でロボットを稼働させられるため、専用のPCが不要であり、コスト削減にも繋がります。また、RPAを通じて業務の定型化やノウハウの共有・継承が進み、業務効率化だけでなく、社内の知見の可視化と共有が実現されています。

また、AUTOROの導入背景として、限られたリソースの中でクライアントへの提供価値をどう伸ばせるかを考え、人手に依存しない価値を作り出すための成長戦略としてRPAを選択しました。特に、デスクトップ型とクラウド型RPAの比較を行い、AUTOROの柔軟性と低コストでの導入が決め手となりました。

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RPAで経理業務を効率化した事例

個人・個人事業主・法人の様々なお金にまつわる課題を解決するサービスを提供する、株式会社マネーフォワード様。同社では、経理部の慢性的な人手不足を解消するため、RPAの導入を決定しました。

数あるRPAツールの中から選ばれたのは、クラウド型のAUTORO。マネーフォワードクラウド会計との相性の良さ、場所を選ばない柔軟なアクセス、社内でのスムーズな情報共有などが評価されました。

AUTOROは、経理部において、複数のデータポイントから情報を集めて判断する業務の前工程を自動化Salesforceからの仕訳作成など、これまで手作業で行っていたデータのセットアップ作業をロボットが代行することで、担当者は、より付加価値の高い分析や判断といった業務に集中できるようになりました。

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RPA × kintone連携で反社チェック業務を自動化した事例

法律事務所検索サイトなどを運営する株式会社アシロ様では、取引先や採用候補者に対する反社チェック業務に多くの時間と労力を費やしており、新規取引先や採用候補者の増加に伴って手作業でのチェック作業は限界に達しつつありました。また、営業部門と総務部門の間で発生する、反社チェックに関するコミュニケーションコストも課題となっていました。

そこで導入されたのが、クラウド型RPAのAUTORO。kintoneとの連携が容易である点、トライアル段階からの手厚いサポート、スモールスタートしやすい料金体系などが評価され、選定されました。

AUTOROは、kintoneと連携し、取引先情報の登録と同時に反社チェックを自動的に開始。Googleや日経テレコンなどの記事データベース、法律関係者データベースなどを自動で検索し、リスクレベルに応じた結果をkintone上に表示します。担当者は、AUTOROが収集した情報を確認し、承認作業を行うのみとなりました。

導入効果として、営業部門と総務部門の間のコミュニケーションコストが大幅に削減されました。さらに、AUTOROによる網羅的な情報収集により、人為的なミスによる見落としを防ぐ効果にも繋がりました。

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​RPAとVBA(Excelマクロ)の組み合わせも効果的

Excelの強力なデータ処理機能と、RPAのシステム間連携の強みを組み合わせることで、より高度な自動化を実現できます。例えば、Excel内でのデータ処理や分析をVBAで行い、その結果を他のシステムに転送する作業をRPAで自動化することができます。さらに、Excelで作成したレポートを自動的にメールで送信する作業や、Webブラウザから取得したデータをExcelに入力する作業などもスムーズに行えます。

RPAとVBA(Excelマクロ)の違いを理解して最適な業務改善を実施しよう

RPAとVBA(Excelマクロ)はそれぞれの強みを活かして、業務自動化を効果的に進めることができます。RPAとVBA(Excelマクロ)のどちらかあるいは両方を最大限活用し、自社に最適な方法で業務を自動化しましょう。

Web Auto Robotの「AUTORO」で業務自動化

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この記事を書いた人

Ayuka Fujii
Ayuka Fujii

2023年3月〜オートロに従事し、現在は主にAI系の記事制作と公式X(@autoro_io)の運用を担当。初心者目線で親しみやすい記事作りを心がけています。趣味は日本全国のグルメマップを作ることで、行ってみたいお店の数が全国3000を突破しました。新潟生まれ新潟育ち。