日常業務で電話環境を改善したいが、「クラウドPBX」って何だか聞き慣れないし、使い方やメリットはよくわからない…という方は多いのではないでしょうか？

そこで、今回はクラウドPBXについてわかりやすく解説していきます。

実際、どんな機能があるのか、どのくらいの料金がかかるのか、そして企業にとってどんなメリットがあるのかお伝えしていきます。

業務効率の向上や電話環境の改善、クラウドPBXに関する情報収集に是非ともご活用ください。

クラウドPBXとは？

クラウドPBXとは設置不要のインターネット電話交換システム

クラウドPBX（Private Branch Exchange）とは、簡単に言うと電話交換機の機能をインターネット上に移すサービスです。

従来は、オフィスや店舗に大きな電話機と、それを管理するための専用の装置などを設置する必要がありましたが、クラウドPBXはインターネットを通じクラウド環境で提供されるため、その物理的な装置が不要になります。

また従来のPBXでは、設置されている電話機しか使用できませんでした。しかしクラウドPBXでは、スマートフォンやコンピューターなどあらゆるデバイスを使って、場所を問わずどこからでも電話をかけたり受けたりできます。

さらに、自動応答や転送などの便利な機能が付いているものもあるため、電話関連の業務全般の改善が期待できます。

また、クラウドPBXは拡張性にも優れているといえます。ビジネスの規模やニーズが変化しても、クラウド上で簡単に追加の機能や回線を導入できるため、ビジネス環境の変化に即座に対応できるためです。

そもそも「PBX」とはわかりやすく言うと？

そもそも「PBX（Private Branch eXchange）」とは何かというと、企業や組織内で設置され使用される電話交換システムのことです。「クラウド型」に対し「オンプレミス型」とも言われます。PBXは企業内の複数の電話回線を集約して、内線同士の通信や外部の電話回線との通信を制御するシステムです。

例えば、オフィスで電話がかかってきた場面を想像してみてください。電話を社内のある部署から、別の部署に電話を転送するときには、PBXが内線同士の通信を繋いでくれます。

さらに取引先や顧客などに電話をかけるときにも、PBXが外部回線と通信を繋いでくれます。

PBXは、オフィス内の電話回線を集め、効率的に社内外に電話をかけるための仕組みということです。

ただしPBXは電話回線を使用しているため、原則として社内に設置された電話機でのみ対応可能。他のデバイス機器や社外からは利用できません。

IP-PBXとは？

IP-PBXは、クラウドPBXと同様に、インターネットを使用して電話通信を管理するシステムです。

企業や組織内での内線通話はもちろん、外線通話にも対応し、通話の転送や保留、会議通話などの機能を提供します。またスマートフォンやパソコンなど、様々なデバイスを電話機として利用することが可能になります。

ただしIP-PBXの利用には物理的なサーバーの設置が必要になります。

クラウドPBXとIP-PBX、PBXの違い

クラウドPBXとIP-PBX、従来のPBXの大きな違いは、専用ハードウェアを設置する必要性の有無といえます。

従来のPBXは、企業内に専用の電話交換機が設置されます。そのため企業のITチームがハードウェアのメンテナンスや管理をする必要があり、故障などの場合は外部業者への依頼が必要になります。また、使用する電話機の数や内線番号などの設定変更も同様です。

一方、クラウドPBXはインターネット経由で提供されるため、専用のハードウェアをオフィスに設置する必要がありません。そのため、特定の機器に依存せず、スマートフォンやコンピューターなどあらゆるデバイスから電話をかけることができます。

これにより、リモートワークや出張などの環境変化に適応しやすく、オフィス外からの電話も対応できます。

加えて、クラウドPBXでは大抵の場合、サービスの提供元がメンテナンスを担当するため、管理や運用も容易であるのも特徴といえます。使用する電話機（アカウント）の数や内線番号の変更なども、インターネット上の管理画面で完結させることができます。

IP-PBXは、インターネット回線を使用し、場所や機器を問わず利用できる点でクラウドPBXと共通していますが、専用の機器の設置が必要であり、やはり管理・運用の柔軟性に違いがあるといえます。

続いて、クラウドPBXのメリット・デメリットについて詳しく見ていきましょう。

クラウドPBXのメリット

企業や組織でクラウドPBXを活用するメリットは以下の通りです。

場所を問わず会社の電話番号で発着信できる

クラウドPBXを使えば、どこにいても会社の電話番号で通話できます。

オフィス内での通話だけでなく、リモートワーカーや出張先からも、同じ電話番号を使ってコミュニケーションできるので、顧客やビジネスパートナーとの連絡がスムーズになります。

電話の取り次ぎが効率化される

自動応答や転送機能により、電話の取り次ぎがスムーズになります。

電話が適切な担当者や部署に自動的に転送されるため、従業員の負担が軽減され、顧客の待ち時間も短縮されます。

内線化で通話料を削減できる

クラウドPBXでは内線通話が可能です。オフィス内の通話はインターネットを介して行われるため、通話料は無料になり、結果として通信費用を節約できます。

導入や使用範囲の拡大が簡単

クラウドPBXはインターネット経由で提供されるため、機器の設置などが不要でスピーディーに導入できます。

また新しい従業員の追加や事業の拡大に伴うシステムの変更が容易であり、スケーラビリティが高いのもメリットの一つです。

初期費用を抑えられる

従来のPBXシステムと比べて、物理的な機器を購入する必要がないため、初期費用が低く抑えられます。

物理的な機器の管理が不要になる

クラウドPBXでは、専用のハードウェアや電話交換機の管理が不要です。

サービスの提供者がシステムのメンテナンスやアップデートを行うため、組織内での管理業務が軽減されます。

企業の規模を問わず利用できる

大規模な企業だけでなく、小規模な事業やスタートアップ企業でも利用できます。

スケーラビリティも高いため、事業の成長に合わせてシステムの拡張も容易です。

外部システムと連携しやすい

クラウドPBXは、外部システムとの連携が容易です。CRMやSFA、チャットツールなどのビジネスツールと統合することで、顧客サービスや営業活動の効率化が図れます。

BCP対策になる

クラウドPBXは、災害時や緊急事態に備えた事業継続計画（BCP）の一環として活用されます。クラウド上にデータが保存されているため、オフィスが利用できない状況でも電話サービスを維持することが可能です。

クラウドPBXのデメリット

クラウドPBXのデメリットも合わせて把握しておきましょう。

ランニングコストが発生する

クラウドPBXの利用には大抵月額料金の支払いが必要になります。

また、通話料や追加機能の利用料なども加算される場合があるため、継続的な利用には予算の確保が必要不可欠になります。

音質が通信環境に依存する

クラウドPBXの場合、インターネット接続の品質や安定性が音声通話の品質に直接影響します。

通信環境の悪い場所にいたり、ネットワークが混雑したりした場合には、音声の遅延や途切れ、品質低下が生じる可能性があります。特にリモートワーカーなどの場合、自宅のネットワーク環境によっては問題が発生しやすいかもしれません。

緊急通報などのかけられない電話番号がある

クラウドPBXでは、回線から位置情報の特定ができない可能性があるという理由から、緊急通報など地域性のある特定の電話番号や、サービスへの通話が制限されています。

具体的には以下のような番号が利用できないと考えてください。

FAXの接続が困難

クラウドPBXでは、従来のアナログ回線を利用したFAX機器との接続や連携が難しい場合があります。

必要に応じてクラウドPBX専用のFAXサービスを利用するか、アナログ通信をデジタル化するためのアダプターなどが必要となる可能性があり、この場合には追加の設定やコストが発生する場合があります。

セキュリティ面で懸念がある

クラウドPBXはインターネット経由で利用されるため、セキュリティ上の懸念は拭えません。またサービスがクラウドで提供される関係上、主要なセキュリティ管理をベンダーに託すことになります。

データの送信中や保存中に傍受や改ざん、乗っ取りなどのリスクが存在し、クラウドサーバーへの不正アクセスやサービス停止などの問題も起こり得るため、十分なセキュリティ対策を行っている製品を選んだり、定期的なシステムの監視したりすることが重要になります。

特に個人情報や機密情報の取り扱いが多い業界では、セキュリティの強化が不可欠となるでしょう。

クラウドPBXの機能

ここからは、クラウドPBXの機能の主な機能をご紹介します。

内線接続・外線接続

クラウドPBXは、内部の電話回線（内線）と外部の電話回線（外線）の接続を提供します。これにより、内部の通話や外部との通話が可能になります。

共通電話帳

クラウドPBXを利用する全てのユーザーがアクセスできる共有の電話帳で、組織内の連絡先情報を集約し、簡単に検索できるようになります。

個人電話帳

各ユーザーが独自の電話帳を管理できる機能で、個々の連絡先情報を保存および管理できます。

保留機能

通話中に一時的に通話を保留することができる機能で、他の作業を行う間に、通話を一時停止し相手を待たせることができます。

留守番電話機能（ボイスメール）

不在時や応答できないときに、相手がメッセージを残せる機能で、後で再生して確認できます。

（案内例）「現在電話に出ることができません。メッセージを残していただければ、後ほど折り返しご連絡いたします。」

応答後の転送

通話を受けた後、他の内線や外線に通話を転送する機能で、受けた通話を適切な相手にリダイレクトできます。

ダイヤルイン機能

特定の番号をダイヤルすることで内線や外線にアクセスする機能で、短縮ダイヤルなども含まれます。

内線化

スマートフォンやPCを内線として利用する機能で、場所やデバイスに依存せずに通話が可能です。

会議電話

複数の参加者との同時通話を実現する機能で、会議やグループディスカッションを行うことができます。

音声ガイダンス

自動音声案内システムで、通話者に対して適切なオプションを案内する機能です。

（案内例）「お問い合わせありがとうございます。ご希望の部署に接続するためのオプションをお選びください。」

CTI（顧客情報表示）機能

通話時に顧客情報を表示し、通話をより効果的に行うための機能です。

IVR（自動音声応答）機能

自動的に音声メッセージを再生し、通話者を適切な部署や担当者に接続する機能です。

（案内例）「弊社カスタマーサポートにお電話いただきありがとうございます。お問い合わせ内容に応じて、オプションをお選びください。」

通話録音機能

通話内容を録音し、後で再生や参照することができる機能で、コンプライアンスやトレーニング目的に役立ちます。

（案内例）「この通話は録音されています。」

モニタリング

通話を監視する機能で、品質管理やトレーニング、コンプライアンスの目的で使用されます。

グループ呼び出し

特定のグループに同時に通話を発信する機能で、一斉に情報を伝達する際に使用されます。

代表番号発着信

代表番号を介して発信したり、代表番号に着信したりする機能です。

クラウドPBX導入を検討するべきタイミングとは？

以下の場面に当てはまる場合、クラウドPBXの導入を考えた方が良いかもしれません。

• PBX導入の初期費用を削減したい
• ​テレワークやリモートワークを実施したい
• ​複数拠点の統合管理を行いたい
• 法定耐用年数の6年を超える
• 既存のPBXベンダーのサポート期間が終了する
• オフィスを増設・移転する

順番に詳しく見ていきましょう。

PBX導入の初期費用を削減したい

クラウドPBXは、従来のPBXシステムと比較して、導入時のハードウェアやインフラにかかる費用が大幅に削減できます。クラウド上でサービスが提供され、物理的な機器の購入や設置が不要になるためです。

初期投資を抑えつつ、最新の通信機能を利用したい企業にとって、クラウドPBXは理想的な選択肢といえます。

​テレワークやリモートワークを実施したい

クラウドPBXは、インターネット経由でどこからでもアクセス可能なため、テレワーク（リモートワーク）の実施に最適です。従業員は自宅や外出先から、オフィスにいる時と同様に電話対応が可能になります。

電話関連業務を効率化し、また柔軟な働き方を支援することで、生産性の向上にも寄与すると考えられます。

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オフィスを増設・移転する

オフィスの増設や移転も、電話システムの見直しに最適なタイミングです。

クラウドPBXなら、新しいオフィスの立ち上げが迅速かつ容易に行え、拡張性も高いため、将来の事業拡大にも柔軟に対応できます。

​複数拠点の一括管理を行いたい

従来のPBXの場合は拠点ごとに機器を設置する必要があり、必要以上にコストがかかっていました。しかしクラウドPBXではその必要はありません。

そのため、複数のオフィスや拠点がある企業、またはこれから拠点を拡大していく企業にとって、クラウドPBXの導入は非常に効果的であるといえます。

また一元的な管理画面から、各拠点の設定変更や利用状況の確認が行えるため、通信コストの削減や管理の効率化が実現します。

法定耐用年数の6年を超える

PBXシステムの法定耐用年数である6年を超えると、故障のリスクが高まり、メンテナンスコストも増加します。このタイミングでクラウドPBXへの移行を検討することで、安定した通信環境を維持しつつ、将来的なコスト削減にもつながります。

既存のPBXベンダーのサポート期間が終了する

ベンダーのサポート期間が終了すると、システムの更新や障害対応が困難になります。サポート基幹終了のタイミングでクラウドPBXに移行することで、常に最新の機能を利用でき、安心して通信環境を維持できるようになります。

クラウドPBX導入を検討する前に確認したい注意点

クラウドPBXの導入を検討したり、選定したりする際には、以下の点に注意しましょう。

既存の電話番号やFAXが利用できなくなる可能性がある

クラウドPBXへの移行に際しては、既存の電話番号やFAX番号をそのまま利用できるかどうかを確認することが大切です。

多くのクラウドPBXサービスでは、番号の引き継ぎに対応していますが、サービスによっては対応していない場合もあります。事前に確認し、必要であれば番号の移行や新規取得の手続きを行う必要があります。

ランニングコストが高額になる可能性がある

クラウドPBXの導入は、初期費用を削減できる一方で、利用する機能や通話量に応じてランニングコストが変動します。特に大人数での利用や、大量の通話を行う場合、アカウント費用や通信費用が高額になる恐れがあります。

料金プランや通話料金を事前に確認し、予算内で運用できるかどうかを慎重に検討することが重要です。

機器の設置や回線の新規契約が必要な場合がある

クラウドPBXを利用するためには、インターネット接続が必須です。既存のネットワーク環境がクラウドPBXの要件を満たしていない場合や、インターネット回線に光回線を利用する場合、追加の機器や専用アダプターの設置、回線の新規契約が必要になることがあります。

また、高品質な通話を維持するためには、十分な帯域幅と安定したインターネット接続が求められます。

セキュリティレベルやサポート品質が提供会社によって異なる

クラウドPBXサービスを提供する企業によって、セキュリティ対策やサポートの質に差があります。

通信データの暗号化、不正アクセスの防止策、障害時の対応速度など、サービスプロバイダのセキュリティレベルとサポート体制を事前に確認し、信頼できるプロバイダを選択することが重要です。

クラウドPBXの料金相場

クラウドPBXを導入する際には、まず初期設定にかかる費用が必要です。

初期費用は、サービス提供元によって差がありますが、大体1万円から5万円の範囲で設定されていることが多いようです。従来のPBXと比べると、導入のハードルが大幅に下がります。

また、先ほど注意点として挙げたような、機器の設置や新規回路の設置が必要になる場合は、初期費用がさらに数万円上乗せされると考えてください。

続いて月々の利用料金については、基本料金に加え、利用するアカウント数などに応じて変動します。

一般的には、1席あたり約1,000円の料金がかかり、例えば10人のチームであれば月額約1万円、50人のチームであれば月額約5万円となります。

ただし、電話をかける際の通話料金は別途発生する場合や、IVRなどのオプションにも追加料金が発生する場合がある点にも注意が必要です。

具体的な料金を把握するには、希望する機能やサービス内容を明確にして、複数のベンダーから見積もりを取ることが重要です。

クラウドPBXを活用して電話環境を改善しよう

既存のPBXシステムに代わる、柔軟でスケーラブルな通信環境を実現するために、クラウドPBXの導入を検討することは、時代の要請に応える賢明な選択といえるでしょう。

ただし導入時にはいくつかの注意点を考慮する必要があります。

これらを慎重に検討し、適切な準備を行うことで、クラウドPBXは企業を次のレベルへと導く強力なツールとなるでしょう。

より効率的で柔軟な通信環境を構築するために、クラウドPBXの導入を検討してみてはいかがでしょうか？

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