近年、働き方改革や新型コロナウィルスの影響により、リモートワークが急速に普及しています。そこで重要になるのが、リモートワークツールです。コミュニケーションやタスク管理、ファイル共有などをオンライン上で行い、リモートワークの円滑化やペーパーレス化を促進します。
今回は、リモートワークツールの種類やおすすめツールと選び方などを解説します。自分に合ったツールを選ぶことで、効率的にリモートワークを進めて、より良いワークライフバランスを実現しましょう。
リモートワークツールを導入することで、以下のような効果が期待できます。
- タスク管理の効率化
- 情報共有の円滑化
- 生産性の向上
- 従業員満足度の向上
リモートワークツールの活用は、企業にとっても従業員にとっても多くのメリットをもたらします。詳しくは下記記事をご参照ください。
目次
リモートワークで必須のツール14選！
リモートワークが一般的になるにつれて、遠隔で効率的に仕事を行うためのツールがますます重要になっています。ここでは、リモートワークに必須のさまざまな種類のツール・システムについて説明します。
- Web会議システム
- オンラインストレージ
- クラウドPBX（IP電話）
- ビジネスチャットツール
- ナレッジマネジメントツール（社内Wiki、グループウェア）
- 勤怠管理システム
- 人事管理・評価システム
- 営業支援システム（SFA）
- タスク管理・プロジェクト管理ツール
- 電子契約システム
- リモートアクセス（遠隔操作）ツール
- オンラインイベントツール
- バーチャルオフィスツール
- 動画配信システム
それぞれの必要な理由や、おすすめのツールの具体例を順番に見ていきましょう。
1. Web会議システム
Web会議システムは、今やビジネスに欠かせない存在です。チームメンバーやクライアントと、場所を問わずリアルタイムでコミュニケーションを取ることができます。
Web会議システムには、ビデオ会議やチャット機能などが搭載されており、参加者がリアルタイムで画面を共有したり、ファイルを送受信したりすることができます。例えば、チームでプロジェクトの進捗報告を行う際、参加者は自宅やオフィスから、画面共有機能を使って報告資料を確認したり、質問をしたりすることができます。
利点としては、時間や場所に制約されない柔軟性が挙げられます。オフィスにいなくても、スムーズに会議を行うことができるので、遠隔地にいるメンバーや海外のクライアントとも円滑なコミュニケーションが可能です。また、出張や移動の費用や時間を削減できるため、効率的に業務に取り組めます。
一方で、デメリットとしては、リモート環境に慣れていない人にとっては使い方が難しい場合があります。また、インターネット接続の不安定さや、技術的な問題が発生する可能性も考えられるでしょう。
代表的なWeb会議システムは以下の通りです。
- Zoom
- Microsoft Teams
- Google Meet
- Webex Meetings
- Skype
2. オンラインストレージ
オンラインストレージは、重要なファイルやドキュメントを安全にクラウド上で保管し、必要な時に簡単に共有することができるツールです。プロジェクトの資料や社内文書をオンラインストレージに保存することで、どこからでもアクセスして編集したり、共同作業を行ったりすることができます。
これらのツールには、ファイルのアップロードやダウンロード、フォルダの作成や管理、共有設定の変更など基本的な機能が備わっています。例えば、会社で共同プロジェクトに取り組んでいる場合、チームメンバーはオンラインストレージにプロジェクト用のフォルダを作成し、そこに必要なファイルやドキュメントをアップロードして共有します。そして、誰でもそのフォルダにリアルタイムでアクセスして最新の情報を確認し、必要に応じて編集やコメントを行うことができます。
メリットとしては、データのバックアップや安全な保管が可能であり、紛失や破損のリスクを軽減することができます。また、クラウド上に保存されているため、場所を問わずどこからでもアクセスできる便利さも魅力です。
一方で、デメリットとしては、インターネット接続が必要なため、オフライン環境では利用できないこと、セキュリティ上の懸念があることが挙げられます。適切なセキュリティ対策を施し、信頼性の高いツールを選ぶことが重要になります。
代表的なオンラインストレージは以下の通りです。
- セキュアSAMBA
- OneDrive for Business
- Dropbox Business
- Google Drive Enterprise
- Amazon S3
- box
3. クラウドPBX（IP電話）
クラウドPBX（IP電話）は、オフィス内の電話システムをオンライン化し、リモートからでも電話通話を行うことができるツールです。
例えば、リモートワーカーが自宅からクラウドPBXを使用して、外部からの通話を受け付けたり、内線電話をかけたりすることができます。また、営業部門のスタッフが外出先からクライアントに電話をかける場合、クラウドPBXを使用してオフィス内の電話番号を表示させ、プロフェッショナルな印象を与えることができます。
また、通話の品質が高いため、クライアントとのコミュニケーションもスムーズに行うことができます。
一方でインターネット接続やセキュリティの問題が懸念される場合もあります。
代表的なクラウドPBX（IP電話）は以下の通りです。
- トビラフォン Cloud
- 03plus
- Dialpad
- サービス名
- BIZTEL ビジネスフォン
- VoiceX
- MOT TEL
4. ビジネスチャットツール
ビジネスチャットツールは、チームメンバー同士のリアルタイムでのコミュニケーションを支援するツールです。
これらのツールには、チャット機能や通知機能、絵文字やスタンプの利用など、コミュニケーションを円滑に進めるためのさまざまな機能が搭載されています。例えば、チームメンバーがプロジェクトの進捗状況を共有する際、ビジネスチャットツールのチャンネル（専用のトークルーム）を使って情報をまとめ、関係者をメンションし、知らせることができます。そしてメンバーはリアルタイムでコメントを返し合い、意見交換を行うことができます。
ビジネスチャットツールではメールよりも迅速なコミュニケーションが可能であり、情報共有や問題解決をスムーズに行うことができます。また、複数人でのグループチャットやファイルの添付など、チームワークを強化する機能も豊富です。
一方で、デメリットとしては、リアルタイムでのやりとりが途切れず、仕事に集中しにくい、情報が散乱してしまうなどが考えられます。
代表的なビジネスチャットツールは以下の通りです。
- Google Chat
- Slack
- Chatwork
- LINE WORKS
- Microsoft Teams
以下の関連記事ではツールごとに詳しくご紹介しています。
5. ナレッジマネジメントツール（社内Wiki、グループウェア）
ナレッジマネジメントツールは、社内の情報をまとめて管理し、チーム全体で共有するためのプラットフォームです。必要な情報が一箇所に集まっていることから、「社内wiki」「グループウェア」などとも言われます。
具体的には、ドキュメント管理機能やファイル共有機能、検索機能などが充実しています。プロジェクトの進捗状況や企業の規定、社員の連絡先など、様々な情報を一元管理し、必要な時にいつでもアクセスできるようにします。
例えば、新しいプロジェクトに参加した社員は、ナレッジからプロジェクトの目標やスケジュールを確認して、即座にチームと一体感を持って作業を進めることができます。
利点としては、情報の集約と共有によって、チーム全体が同じ情報にアクセスできることが挙げられます。これにより、情報の漏れや誤解を防ぎ、情報共有の効率化を実現します。また、新入社員の教育やトレーニングにも役立ちます。
一方で、情報の整理や更新が追いつかない場合、古い情報が残ってしまうことや、情報の機密性、セキュリティに関する懸念も考えられます。
代表的なナレッジマネジメントツールは以下の通りです。
- Confluence
- Kintone
- Smart KMS
- Quick Solution
- ホットナレッジ
- LINC Biz bot
- Teachme Biz
- AirCourse
- LearnO
6. 勤怠管理システム
勤怠管理ツールは、チーム全体の勤務時間や、休暇などの勤怠管理を効率的に行うためのツールです。
具体的には、勤務時間の記録や休暇の申請、残業の承認などの機能が含まれています。例えば、従業員が出勤する際にはツール上で勤務時間を記録し、休暇を取得する際には申請を提出します。上司や人事部門は、このツール上で休暇の承認や勤務時間の管理を完結させることができます。
勤怠管理ツールを使用することで、従業員と管理者の双方が勤務時間や休暇の状況をリアルタイムで把握できます。これにより、残業や休暇の申請手続きが簡素化され、さらにミスを防ぐことにも繋がります。
一方で、システムの導入や設定、運用に時間・費用がかかる場合や、従業員がシステムを使いこなせないことで効果が得られない場合も考えられます。導入の際はシステムの使用方法などの情報共有を徹底して行いましょう。
代表的な勤怠管理システムは以下の通りです。
- ジョブカン勤怠管理
- ジンジャー勤怠
- KING OF TIME
- ハーモス勤怠 by IEYASU
- マネーフォワード クラウド勤怠
- タッチオンタイム
7. 人事管理・評価システム
人事管理・評価システムは、従業員の情報や評価などの人事プロセスにおけるデータを効率的に管理するためのツールです。
従業員の基本情報管理や給与情報管理、評価シートの作成や評価工程の追跡などの機能が備わっています。
具体的には、従業員が自身の成果や目標を記入し、上司がそれを評価し、評価結果をシステム上で確認できるようにします。例えば年次面談の際などに、従業員と上司がツール上で目標設定や評価内容を共有しながら評価を行うことができます。
メリットとしては、従業員と上司のコミュニケーションを促進し、成果や課題について明確なフィードバックを提供することができる点が挙げられます。また、人事プロセスの効率化やデータの一元管理により、人事部門の業務負担の軽減も期待できます。
一方で、システムの導入やトレーニングに時間がかかる場合や、従業員の不正確な情報入力により不正確な評価が発生する可能性もあるため、十分な教育とミスを防ぐ対策が必要になります。
代表的な人事管理・評価システムは以下の通りです。
- HRBrain（エイチアールブレイン）
- カオナビ
- タレントパレット
- HRMOSタレントマネジメント
- ジンヒョウ
- スマカン（Smart Company）
- あしたのクラウド
- SmartHR
8. 営業支援システム（SFA）
営業支援システム（SFA）は、営業活動をより効率的に行い、顧客管理やセールスにおけるプロセス円滑化のサポートをするためのツールです。顧客情報の管理や営業活動の計画、商談の追跡などの機能が備わっています。
例えば営業担当者が顧客に電話をかける際、SFA上に記録してある顧客の連絡先情報や過去の取引履歴、直近のコミュニケーション履歴を確認し、前回の商談内容などを把握しながら対応することができます。
SFAの導入については、営業活動が効率化されるのに加え、営業プロセスの透明性が高まり、組織全体で情報共有が促進されることも利点の一つといえます。
一方で、システムの導入や設定にかかる時間とリソース、従業員のトレーニングなどが必要であることや、情報の正確性やセキュリティは懸念点といえます。
代表的な営業支援（SFA）ツールは以下の通りです。
- Sales Cloud
- Mazrica Sales（旧Senses）
- Microsoft Dynamics 365
- eセールスマネージャー
- GENIEE SFA/CRM
- Mazrica Sales
9. タスク管理・プロジェクト管理
タスク管理・プロジェクト管理ツールは、チームがタスクやプロジェクトを追跡し、進捗状況を効果的に管理するための便利なツールです。タスクの作成や割り当て、優先度の設定、期限の設定、進捗の追跡などの機能が含まれています。
例えば、チームが共有するタスクリストを作成し、各メンバーにタスクを割り当て、タスクの進捗状況や完了状況をリアルタイムで確認することができます。チームが新しいプロジェクトを開始する際、プロジェクトに途中から参加する際にも活用できます。
メリットとしては、チーム全体のタスクやプロジェクトが可視化されることで作業の重複や漏れを防ぎ、効率的なプロジェクト管理が実現できる点が挙げられます。
一方で、デメリットとしては、ツールの導入や運用に関するコストや学習コストが挙げられます。
代表的なタスク管理・プロジェクト管理ツールは以下の通りです。
- Asana
- Trello
- ToDous
- Wrike
- Producteev
- Brabio
- Jira Software
- Backlog
10. 電子契約システム
電子契約システムは、オンライン上で契約書を作成し、署名するための便利なプラットフォームです。取引や契約を行う際、書類の作成から署名までをデジタルで完結させることができます。
具体的には契約書の作成や編集、署名の管理などの機能が含まれています。
例えば、テンプレートを使用して契約書を作成し、必要な項目を編集したり、関係者に署名を依頼したりすることができます。契約時には、システム上で契約書を作成し、両者がオンライン上で署名することができます。
これにより、取引や契約の効率化、物理的な書類の作成や郵送の手間やコスト削減に繋がります。さらには、契約書の管理や追跡が容易なため、不備の早期発見・修正も期待できます。
一方で、一部の業界や国において法的な規制があり、デジタル署名が認められない場合があります。また、セキュリティ上の懸念や、デジタルデータの改ざんや紛失のリスクも考慮する必要があります。
代表的な電子契約システムは以下の通りです。
- クラウドサイン
- DocuSign
- 電子印鑑GMOサイン
- freeeサイン
- Adobe Sign
- クラウドスタンプ
- Money Forward クラウド契約
11. リモートアクセス（遠隔操作）ツール
リモートアクセスツールは、遠隔地からでも業務用のコンピューターやネットワークにアクセスできるツールです。これにより自宅や旅先からオフィスのデータにアクセスし、リモートで作業できます。
リモートアクセスツールは主に、安全なアクセスを可能にするセキュリティ機能に優れています。具体的には、VPN（仮想プライベートネットワーク）接続やリモートデスクトップ接続などがあります。
急な作業や緊急の対応が必要な場合でも、オフィスにいなくても業務を継続できるため、生産性が向上します。さらに、リモートアクセスツールを使用することで、柔軟な働き方やワークライフバランスの確保も可能です。
ただしセキュリティ上のリスクやデータの漏洩の懸念があることに変わりはありません。また、インターネット接続の速度や安定性に依存するため、環境によっては作業効率が低下する可能性もあります。導入の際には最適な環境整備が必要不可欠となります。
代表的なリモートアクセスツールは以下の通りです。
- ISL Online
- Chromeリモートデスクトップ
- RemoteWOL
- Splashtop
- TeamViewer Remote
- RemoteView
12. オンラインイベントツール
オンラインイベントツールは、ウェビナーやオンライン会議、イベント開催などの支援ツールです。ツールによっては、オンライン（ライブ・録画・オンデマンド）のみ、ハイブリッド、リアルのみなど異なる形式のイベントに対応しているものもあります。
ツールには、参加者の流入経路や視聴ログなどのデータ取得、QRコードでのチェックイン機能や視聴後のアンケート集計など豊富な機能が備わっています。
例えば、大手企業が新商品のウェビナーを開催する際、ツールを使用して参加者の参加履歴や視聴時間を把握し、興味のある顧客を特定することができます。
導入メリットとしては、オンラインイベントの開催、参加者のデータ収集などをスムーズに行うことができる点が挙げられます。一方デメリットとしては、運用に関するコストや学習コストが考えられます。
代表的なオンラインイベントツールは以下の通りです。
- Zoom
- Microsoft Teams
- Ciso Webex
- Google Meet
- remo
- StreamYard
- Whereby
- SpatialChat
- EventHub
- ネクプロ
- EventBASE
13. バーチャルオフィスツール
バーチャルオフィスツールは、オンライン上で仮想のオフィス空間でコミュニケーションを可能にするツールです。
仮想のオフィス空間で、アバターを介して会議を行ったり、ファイルを共有したりすることができます。
メリットとしては、時間や場所の制約を超えてチームメンバーと交流できる点が挙げられます。また、リアルなオフィス空間を再現することで、コミュニケーションや協力が円滑に行えるため、単にリモートワークをするよりもチームの結束力が高まるかもしれません。
ただし導入コストや、適切に利用するための教育コストなどが懸念されます。
代表的なバーチャルオフィスツールは以下の通りです。
- Sococo
- FAMoffice
- LIVEWORK
- mycrew
- oVice
- NeWork
- MetaLife
14. 動画配信システム
動画配信システムは社内外に向けた動画配信を支援する、法人向けのシステムです。従業員に向けて研修動画を配信したり、有料の動画コンテンツを販売したりできます。
テキストではわかりにくい教育マニュアルや、商品説明などを動画化して配信するなどによって理解度や理解速度の改善に繋がります。
ただし動画制作や編集には一定のスキルや時間が必要であり、そのためにコストや労力がかかる場合があります。
代表的な動画配信システムは以下の通りです。
- MOOGA
- SmartSTREAM
- BizLive
- ネクプロ
- OneStream
- ULIZA
- necfru
- クラストリーム
リモートワークツールの選び方のポイント
リモートワークツールは、様々な種類があり、それぞれ機能や価格も異なります。自分に合ったツールを選ぶためには、以下のポイントを参考にしてください。
- 必要な機能の明確化
- 拡張性
- 使いやすさ
- セキュリティ
- 価格
順番に見ていきましょう。
必要な機能の明確化
まず自社のリモートワークで必要な機能を明確にしましょう。リモートワークツールには様々な機能があります。
【例】
- コミュニケーションツール：チャット、ビデオ通話、音声通話など
- タスク管理ツール：タスクの作成、割り当て、進捗管理、期限設定など
- オンラインストレージ：ファイルの保存、共有、編集など
- プロジェクト管理ツール：プロジェクトのスケジュール管理、タスク管理、メンバー管理、進捗管理など
必要な機能は、業種や職種、チーム規模などによって異なります。まずは、どのような業務でツールを使用するかを明確にし、それに必要な機能を洗い出しましょう。
ツールの拡張性
企業の成長とともに、ツールの機能性を拡張できるか、それにより長く使い続けられるかを確認しましょう。例えば、機能の追加や、従業員数（ユーザー数）の増加に対応できるかどうかを確認しましょう。
さらに、他ツールとの連携性も重要なポイントです。複数のツールやシステムを使用している場合、または将来的に導入する場合、それらをシームレスに統合できるかどうかを確認する必要があります。
ツールの使いやすさ
リモートワークツールは、誰でも簡単に使いこなせる必要があります。複雑な操作が必要なツールは、導入しても利用率が低くなり効果を実感できません。
具体的には以下のようなポイントを確認しましょう。
- インターフェースがシンプルで分かりやすい
- 操作方法が簡単で直感的に使える
- 操作マニュアルやサポートが充実している
- モバイル等のマルチデバイスに対応している
実際に無料トライアルなどを活用し、いくつかのツールを試してみて、実際の現場での使いやすさを比較検討しましょう。
ツールのセキュリティ
リモートワークでは、情報漏洩などのセキュリティリスクが高まるため、セキュリティの安全性の高いツールを選ぶことが重要です。
例えば、データの暗号化、アクセス権限の管理、セキュリティログの監査などセキュリティ対策が十分に施されたツールを選ぶことで、安心してリモートワークを進めることができます。
ツールの価格
リモートワークツールの価格は、機能やユーザー数によって異なります。無料のものから有料のものまで幅広いので、予算に合わせて選ぶ必要があります。
無料プランで十分な機能が揃っているという場合もありますので、まずは無料プランを試してみるのも良いでしょう。
また、導入や運用時のサポートにも追加で費用が発生する場合があります。サポート体制についても合わせて確認するようにしましょう。
リモートワークツールを取り入れて快適に働こう
いかがでしたでしょうか？必要なリモートワークツールは何か、その目的とともに確認し、最適なツールを選び、導入を検討してみましょう。
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