近年、働き方改革やテレワークの推進により、業務効率化はますます重要になっています。しかし、限られた時間の中で、効率的に仕事をこなすのは難しいと感じている人も多いのではないでしょうか？

そこで今回は、業務効率化に役立つツールを6種類23ツールご紹介します。

各ツールの特徴や料金などを紹介しているので、自分に合ったツールを見つけて、仕事のパフォーマンスを向上させましょう。

業務効率化ツールとは？

業務効率化ツールとは、ビジネスにおいてチームや個人が日常的な業務を効率的に行うためのソフトウェアやアプリケーションのことです。

これらは、作業の自動化やタスク管理、コミュニケーションの円滑化など、さまざまな目的に役立ちます。

例えば、タスク管理ツールは、タスクの優先順位付けや期限の設定、チームとの共有を効率的に行うことができます。また、自動化ツールを使えば、繰り返しの作業を自動化し、時間と手間を節約できます。

業務効率化ツールのメリット

業務効率化ツール導入の主なメリットは以下の通りです。

時間の節約​

繰り返し行う作業を自動化・効率化することで、手作業での時間を大幅に削減します。これにより、より重要な業務に集中する時間が増えます。

ミスの削減​

手作業による入力ミスや計算ミスを減らし、正確性を向上させます。これにより、品質の高い業務が可能になります。

​コミュニケーションの向上​

チーム間の情報共有を容易にし、コミュニケーションの効率を高めます。これにより、プロジェクトの進行がスムーズになります。

データの一元管理​

顧客情報やプロジェクトの進捗など、重要なデータを一元管理できます。これにより必要な情報を迅速に取得し、意思決定を加速します。

コスト削減​

効率化により、余分な人件費や時間の浪費を削減し、経費を節約できます。

業務効率化ツールの主な種類

業務効率化ツールには、業務の一部を自動化できるツールや、社内外のコミュニケーション、営業活動やマーケティング業務などの効率化を可能にするツールなど様々な種類があります。

今回は厳選して業務効率化ツールを、以下の6つの場面別にご紹介します。

1. 業務自動化（RPA）
2. コミュニケーション（チャット・オンライン会議）
3. 名刺管理
4. 営業支援・顧客管理
5. マーケティング
6. プロジェクト管理・タスク管理

それぞれの詳細を確認していきましょう。

業務自動化（RPA）

業務全体を効率化する手段の一つとして、業務を一部自動化する「RPA」が挙げられます。RPA（Robotic Process Automation）は、「ソフトウェアロボット」を用いて、主にルーティンワークや繰り返し作業を自動化する技術です。

例えば、主にバックオフィス業務や顧客サポートなどにおいて、毎日同じ手順で行うデータ入力やフォーム処理などの作業を、コンピューターに指示するだけで自動化できます。

下記記事では、RPAとは何かを初心者向けにわかりやすく解説しています。

RPAとは？メリットや導入事例までわかりやすく解説【初心者向け】

RPAのメリットは、作業の迅速化、コスト削減、および人員のリソースを戦略的に活用することができる点です。

また、RPAは業務の一部だけを対象とした導入も可能なため、業界や規模に左右されず、中小企業から大企業まで幅広い環境で活用できる点も特徴的であるといえます。

RPA導入のメリットとデメリットとは？デメリットを回避する方法とRPAの活用事例もあわせてご紹介

コミュニケーション（チャット・オンライン会議）

コミュニケーションの効率化は、ビジネスチャットツールやオンライン会議ツールを活用することで改善が期待できます。

従来の対面や電話、メールなどのコミュニケーションの方法と比べ、手間がかからず、さらにリアルタイムでのやり取りや、グループチャット、ファイル共有などが容易に行え、迅速な意思決定や情報共有が可能になります。

また、場所や時間に縛られることなく、リモートワークなど遠隔での協力が促進され、業務効率化と生産性の向上に繋がります。

【比較表あり】ビジネスチャットツールおすすめ２２選！選び方のポイント解説

名刺管理

名刺管理は専用のツールを活用することで効率化が可能です。

名刺管理ツールは、名刺情報をデジタル化し、名刺情報を整理・管理するためのアプリケーションです。

通常、名刺をスキャンし、情報を自動的に読み取り、データベースに保存するなどの機能が搭載されています。

名刺管理ツールの主なメリットは、名刺情報の整理や検索が容易であり、取引やその管理、引き継ぎなどをスムーズに行えることです。

また、名刺管理ツールを活用することで、名刺の紛失や破損のリスクを軽減し、デジタルデータとして保存や共有が可能になります。

プロジェクト管理・タスク管理

プロジェクト管理・タスク管理も専用のツールを使用して効率化することが可能です。

プロジェクト管理・タスク管理ツールには通常、チームでのプロジェクト進捗管理や個人のタスク管理、具体的には、タスクの作成や割り当て、優先順位や期限の設定、進捗状況の追跡などの機能が備わっています。

これにより、チーム全体がプロジェクトの進行状況を把握し、タスクの管理や配分が円滑に行えます。

さらに作業の透明性と効率性の向上にあり、誰もがいつでもどこからでもタスクの状況を確認できる点もメリットとして挙げられるでしょう。また一部のツールにはチームでの同時アクセス・編集機能やファイル共有などの機能もあります。

営業支援・顧客管理

営業支援ツール（SFA）と顧客管理ツール（CRM）は、企業の営業活動と顧客関係を効率化し、強化するツールです。

SFAは「セールスフォースオートメーション／Sales Force Automation」の略で、主に営業チームの活動を自動化し、効率化することを目的としています。これにより、営業担当者は顧客訪問の計画、商談の管理、成果の分析などをより簡単に行うことができます。

一方、CRMは「カスタマーリレーションシップマネジメント／Customer Relationship Management」の略で、顧客情報の一元管理と、顧客との関係を深めるための戦略をサポートします。CRMを活用することで、顧客のニーズや嗜好を理解し、パーソナライズされたサービスを提供することが可能になります。これらのツールを活用することで得られるメリットは、営業成績の向上や顧客満足度の高いサービス提供などが挙げられます。

マーケティング

マーケティングツールは、企業のマーケティングの効率化に特化したツールです。

市場調査、顧客分析、キャンペーン管理、SNSやメールマーケティング、広告配信、コンテンツ管理など、マーケティング業務の様々な側面をサポートします。

マーケティングツールを活用することにより、例えばターゲット顧客のニーズや行動を深く理解したり、適切なタイミングでパーソナライズされたメッセージを送ったりすることが可能になります。

また、キャンペーンの効果測定や分析機能を通じて、マーケティング戦略の改善点を見つけ出し、ROI（Return On Investment／投資収益率）を高めることにも繋がるでしょう。

業務効率化ツールのおすすめ23選

ここからは、おすすめの業務効率化ツールを、6つの種類別に合計23ツールご紹介します。それぞれの特徴や利用料金等も比較していきましょう。

自動化ツール（RPA）のおすすめ4選

AUTORO

出典：https://autoro.io/ 

概要

AUTORO（オートロ）は、サーバーや端末が不要で、MacでもWindowsでも使用可能な柔軟性を持ち、ノーコードで誰でも簡単に操作できる点が大きな特徴です。

さらに、充実したサポートと伴走支援により、導入から運用までしっかりとサポートを受けられます。

AUTOROの主な機能としては、ブラウザ及びデスクトップ上の操作の自動化が挙げられます。手作業で行っていたルーチン業務や転記作業などを自動化し、生産性の向上やコスト削減を実現できます。

また、多数のAPI連携機能を標準搭載しており、LINE WORKSなどの外部サービスとの連携も容易に行えます。

料金プラン

要問い合わせ

​BizRobo!

出典：https://rpa-technologies.com/

概要

BizRobo!は、RPAテクノロジーズ株式会社が提供する、低コストで無制限に利用できるソフトウェアロボットです。開発環境と実行環境をオールインワンで提供し、開発者や実行ロボットを増やす際の追加コストの心配がない、独自の価格体系で圧倒的な費用対効果を実現します。

特に、1ライセンスで複数のロボットを同時に稼働可能であり、ノンプログラミングで現場が開発できる点が魅力です。

さらに、ロボット・開発者・利用者を統合管理することができ、オールインワンの料金システムを採用しているため、追加コストがかからない点が特徴です。

料金プラン（税別）

参考：https://rpa-technologies.com/lite/

Winactor

出典：https://winactor.biz/ 

概要

WinActor（ウィンアクター）は、NTTデータが提供する国内シェアNo.1のRPAツールです。純国産で日本のビジネス環境や法規制に精通しているため、国内企業が安心して導入できます。

また、プログラミング知識がなくても直感的な操作で業務プロセスを自動化できる高いカスタマイズ性を持ち、企業の様々なニーズに柔軟に対応します。

料金プラン（税別）

参考：https://www.scsk.jp/sp/winactor/price/ 

​Automation Anywhere

出典：https://www.automationanywhere.com/jp/products 

概要

Automation Anywhereは、世界中で広く利用されているクラウド型RPAツールです。Automation Anywhereは、他社のRPA製品と比較して、動作環境のカバレッジが広いことが特徴です。多様なシステムやアプリケーションとの互換性が高く、幅広い業務プロセスに適用可能です。

Discovery BotやAI搭載の「RPA Workspace」などの高度な自動化機能により、自動化する対象を効率的に見つけ出し、ロボットの実装や管理を容易に行うことができます。

ただし最大限活用するにはある程度の専門知識が必要になるため、導入に際しては適切な開発環境や教育、サポートが重要となります。

料金プラン（税別）

要問い合わせ

コミュニケーションツールのおすすめ3選

Slack

出典：https://slack.com/intl/ja-jp/ 

概要

Slackは、リアルタイムチャット、ファイル共有、強力な検索機能を備え、プロジェクトごとにチャンネルを作成して情報を整理できます。

また、外部アプリケーションとの連携も豊富で、業務効率化を強力にサポートします。

料金プラン

Chatwork

出典：https://go.chatwork.com/ja/ 

概要

Chatworkは、ビジネスシーンに特化したコミュニケーションツールです。チャット、タスク管理、ファイル共有、ビデオ会議など、プロジェクト運営に必要な機能を一つのプラットフォームで提供します。

直感的な操作性で、チーム内外のコミュニケーションをスムーズに行えるため、業務の効率化とスピードアップを実現します。セキュリティも高く、企業や組織での利用に最適です。

料金プラン

zoom

出典：https://explore.zoom.us/ja/products/meetings/ 

概要

Zoomは、使いやすさと高い品質で知られるビデオ会議システムです。ワンクリックで簡単に会議を開始できます。

最大1000名までの同時参加に対応しており、幅広いニーズに対応します。

画面共有、リアルタイムチャット、バーチャル背景など、多彩な機能を備えています。

料金プラン

名刺管理ツールのおすすめ4選

​Sansan

出典：https://jp.sansan.com/solution/meishi-management/ 

概要

Sansanは、大企業や中堅企業向けに特化した名刺管理サービスです。

クラウド上で名刺情報を一元管理し、社内での共有やCRMとの連携をスムーズに行うことができます。

名刺をスキャンすると、その情報が自動的にデジタル化され、クラウド上で安全に管理されます。また、社内での名刺情報の共有や、SalesforceなどのCRMツールとの連携が可能です。

料金プラン

要問い合わせ

Eight

出典：https://8card.net/ 

概要

Eightは、個人利用から中小企業まで幅広く利用されている名刺管理アプリで、スマホ同士でのペーパーレスな名刺交換も可能です。

またスマートフォンで名刺を撮影するだけで、情報がデジタル化されEight上で管理されます。

さらに、Eightを利用している他のユーザーとは、アプリ内で直接コネクションを作ることができます。

料金プラン

基本無料（月額600円または年額6,000円のEightプレミアムプランあり）

​HubSpot

出典：https://www.hubspot.jp/products/business-card-scanner-app 　

概要

HubSpotは、主にCRMツールとして知られていますが、Hubspotユーザーには無料の名刺スキャン機能も提供しており、スキャンした名刺情報を直接CRMに取り込むことができます。

HubSpotの名刺スキャン機能を使用すると、名刺情報が直接HubSpotのCRMに登録され、顧客情報として管理できます。また、HubSpotの豊富なマーケティングツールと連携することで、顧客との関係構築をさらに強化できます。

料金プラン

CamCard Business

出典：https://www.camcard.jp/business/ 

概要

CamCard Businessは、名刺をスキャンして情報をデジタル化し、簡単に管理・検索ができます。名刺をカメラでスキャンすると、その情報が自動的にデジタル化され、アプリ内で簡単に管理できます。

また、多言語対応であるため、海外のビジネスパートナーの名刺もスムーズに管理することが可能です。

個人利用はもちろん、小規模ビジネスでも利用しやすいシンプルなUI、オンライン上での名刺交換機能も魅力的です。

料金プラン

勤怠管理ツールのおすすめ3選

King of Time

出典：https://www.kingoftime.jp/ 

概要

King of Timeは、企業の勤怠管理をクラウド上で一元的に行うことができるシステムです。従業員の出勤・退勤の打刻はもちろん、休暇管理や残業管理、給与計算まで幅広くカバー。

また、スマートフォンアプリにも対応しており、外出先からの打刻や勤怠確認も簡単に行える他、顔認証や指紋認証などの生体認証やICカードなどでの打刻にも対応可能です。

料金プラン

300円／1名／月

​​勤怠Navi

出典：https://kintai-navi.studio.site/ 

概要

勤怠Naviは、シンプルな機能と操作性が特徴的な勤怠管理ツールです。人事情報をクラウドで管理する機能や、必要な勤怠一覧情報等をCSVで出力できます。

テレワークにも対応可能です。

料金プラン

900,000円（購入型クラウドシステム）

​​ジョブカン勤怠管理

出典：https://jobcan.ne.jp/ 

概要

ジョブカン勤怠管理は、企業の勤怠管理をシンプルかつ効率的に行うためのクラウドサービスです。

従業員の出勤・退勤の打刻は、PCやスマートフォン、タブレットから簡単に行え、GPS機能を利用した位置情報に基づく打刻なども可能です。

また、勤怠データの自動集計やシフト管理機能、休暇申請や残業申請など、従業員からの申請もオンラインで簡単に行え、管理者はリアルタイムで承認作業を行うことができます。

さらに、給与計算や人事評価といった他のサービスとの連携もスムーズに行えます。

料金プラン

営業支援（SFA）・顧客管理（CRM）ツールのおすすめ3選

Mazrica Sales​

出典：https://product-senses.mazrica.com/ 

概要

Mazrica Salesは、クラウドベースでAI搭載の顧客管理ソフトウェア(CRM)です。

主に中小企業向けに開発されており、顧客管理、見積作成、受注管理などの機能を備えています。

シンプルでわかりやすいインターフェースが特徴で、操作性に優れています。スケジュール管理や顧客データの共有なども可能です。

料金プラン

​GENIEE SFA/CRM​

出典：https://chikyu.net/ 

概要

GENIEE SFA/CRMは、営業支援システムとCRMを組み合わせたクラウドサービスです。見積書作成や受注管理などの基本的なSFA機能に加え、顧客管理、商談管理、予実管理など、CRMの機能も備えています。

モバイルアプリも提供されており、外回りの営業活動でも活用できます。またAIを活用した商談アシスト機能も搭載しており、次の行動を提案してくれます。

料金プラン

Zoho CRM

出典：​https://www.zoho.com/jp/crm/ 

概要

Zoho CRMは、南インドのZoho Corporationが提供するクラウド型CRMシステムです。

顧客情報の管理、商談・案件管理、自動化マーケティングなどの機能を搭載しています。また多言語、カレンダー連携、SNSとの連携など、利用シーンに合わせて拡張できるのも魅力です。

価格設定が柔軟で、少人数から大規模組織まで対応可能。スマートフォンアプリもあります。

料金プラン

マーケティングツールのおすすめ3選

​MIERUCA

出典：https://mieru-ca.com/ 

概要

SEOやコンテンツの課題を見える化し、カスタマージャーニーを最適化するツールです。

Webサイトの改善点を具体的に指摘し、効果的なマーケティング戦略をサポートします。

料金プラン

要問い合わせ

Google アナリティクス

出典：https://marketingplatform.google.com/intl/ja/about/analytics/ 

概要

Google提供の無料で利用できる強力な分析ツールです。

訪問者の行動やサイトのパフォーマンスを詳細に分析し、マーケティング戦略の改善に役立てることができます。

料金プラン

基本無料

FORCAS

出典：https://www.forcas.com/ 

概要

ABM（アカウントベースドマーケティング）に特化したツールで、ターゲットアカウントのニーズに合わせたマーケティング活動を支援します。

効率的なリード獲得と育成を実現します。

Salesforceなどの外部ツールとの連携も可能です。

料金プラン

要問い合わせ

プロジェクト管理・タスク管理ツールのおすすめ3選

Trello​

出典：https://trello.com/ja 

概要

Trelloは、「ボード」、「リスト」、「カード」の3つのアイテムでタスクを管理するツールです。

シンプルな画面遷移によって、業務の担当者や完了状況を一目で把握できるのが特徴です。

料金プラン

Backlog​

出典：https://backlog.com/ja/ 

概要

Backlogは、プロジェクト管理、タスク管理、バグ追跡、Wiki、ファイル共有など、開発プロジェクトに必要な機能を一つにまとめたツールです。チーム内のコミュニケーションを円滑にし、プロジェクトの進行を効率的に管理できます。

料金プラン

Wrike

出典：https://www.wrike.com/ja/ 

概要

Wrikeは、「リスト」「ボード」「テーブル」の3つの形式の中から、タスク管理の方法を選択できるのが特徴です。いつでも表示形式を変更できるため、プロジェクトの進行状況に応じて最適な管理方法を選べます。

料金プラン

業務効率化ツール選定のポイント

業務効率化ツールの導入を検討する際の選定ポイントは以下の通りです。

• 自社の課題を把握する
• ツールの適合性を確認する
• 使いやすさを優先する
• 拡張性を見据える
• コストとROIを検討する

それぞれ詳しく見ていきましょう。

自社の課題を把握する

業務効率化ツールを導入する最大の目的は、業務の課題を解消することです。

例えば、時間がかかりすぎる作業、エラーが発生しやすいプロセス、コミュニケーションのミスなど、業務を遂行する上での障害となる要素のことを指します。

まずは、自社の業務を深く理解し、どの部分に課題があるのかを明確に把握することが大切です。

ツールの適合性を確認する

市場にはさまざまな業務効率化ツールが存在しますが、すべてのツールがすべての企業に適合するわけではありません。

自社の業務フローやチームの特性、既存のシステムとの互換性などを考慮し、自社に最適なツールを選ぶことが重要になります。

デモ版を試用したり、ユーザーレビューを参考にしたりすることで、ツールの適合性を入念に確認しましょう。

使いやすさを優先する

ツールが高機能であっても、使いにくければ業務効率は向上しません。

ツールを最大限活用し定着させるには、直感的な操作が可能で、学習コストが低いツールを選ぶことが大切であるといえます。

また、ツールの導入後にサポート体制が整っているかどうかも、使いやすさを左右する重要な要素と言えるでしょう。

拡張性を見据える

ビジネスは常に変化し、成長するものです。

現在の業務に適合するツールであっても、将来的にはその機能が不足する可能性も考えられます。

そのため、将来の業務拡大や変化に対応できる、拡張性の高いツールを選ぶことが望ましいでしょう。

コストとROIを検討する

ツールの導入にはコストがかかります。

しかし、重要なのはコストだけではなく、そのツールによって得られるリターン（ROI：Return On Investment／投資収益率）です。

ツール導入によってどの程度業務効率が向上し、コスト削減や売上増加につながるかを見積もり、総合的な判断を下しましょう。

業務効率化ツールを活用しよう！

業務効率化に役立つツールをご紹介しました。これらを参考に、日々の業務を今一度振り返り、改善してみてはいかがでしょうか？

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