「データを1つ1つ入力するのが大変…」「入力を間違えることもできないしプレッシャーがかかる…」このようなお悩みをお持ちの方は多くいるのではないでしょうか。データ入力は、単調な繰り返し業務であるため、苦手だと感じる方もいらっしゃると思います。本記事では、そんなデータ入力を自動化する方法や自動化するメリット等をご紹介しています。ぜひ参考にしてみてください。

データ入力業務とは？

そもそもデータ入力業務とは、人の手で1つ1つデータ入力をする業務のことを指します。会社には経理・営業・人事・総務等の様々な部署がありますが、データ入力業務はどんな部署でも必ず存在します。そして地道な作業でありながら、決して間違えることができない非常に重要な業務です。

データ入力業務の課題

そんなデータ入力業務ですが、いくつか課題があります。これらの課題に悩んでいる方も多いのではないでしょうか。ここでは代表的な2つの課題をご紹介します。

時間がかかるため効率が悪い

こういった単調な繰り返しの作業は自動化が進んでいるのが現状です。そんな中、手作業でデータ入力を行っているとかなりの時間を要してしまいます。さらに、データ入力をする人手を割かなければなりません。時間がかかる上にデータ入力を実行するための人手も必要となると、あまり効率的とはいえません。

ミスが起きてしまう

ミスが起きるというのも課題の1つです。いくらミスをしないように気をつけようと意識をしていても、ミスは100％防げるものではありません。しかし、データを1つでも誤って入力した場合、会社全体の大きな問題に繋がりかねません。特に、重要なデータを扱う場合には、絶対に間違えられないといったスタッフの精神的な負担を招いてしまうということも懸念されるため、大きな課題として挙げられます。

データ入力の自動化が推奨される理由

上記でも少し触れましたが、データ入力の自動化が推奨されているのが現状です。一体なぜ、そこまでデータ入力の自動化が推奨されているのでしょうか。本項では、その理由について解説します。

効率的に業務が進められる

前項でも言及していますが、人の手で実施するよりも時間がかかりませんし、何よりミスが起こりにくくなります。作業によっては、人の目で確認することが必須だったり、コミュニケーションが重要になる場合もありますが、データ入力のような単調な繰り返しの業務こそ自動化に適しています。そうすることで、業務全体の時間を短縮することができ効率的に進めることが可能です。

初心者でも簡単に使える

ツールというとどうしても操作や扱い方が難しいと想像する方が多いかもしれませんが、操作はとても簡単です。さらに専門的な知識やスキルは一切不要で、わざわざ1から勉強して知識をつける必要もありません。誰でも簡単に扱うことができる点も自動化を推奨する1つの理由です。

データ入力を自動化する方法

ここまでデータ入力業務の自動化を推奨する理由を解説してきました。データ入力業務の自動化を検討してみようかな…と考えた方もいらっしゃるのではないでしょうか。そんな方々に向けて、本項では実際にデータ入力業務を自動化する方法についてご紹介します。一般的な方法を2つご紹介していますので、ぜひ参考にしてみてください。

①RPAの活用

RPAとは「Robotic Process Automation」の略称で、繰り返しの反復作業を自動で実行してくれるツールのことです。RPAに最適な業務は「繰り返しの単調な作業」です。繰り返しの作業が向いているのは、あらかじめ設定しておくことでその作業を自動で実行してくれるからです。そのため「データ入力業務」はRPAを活用するのに最適な業務であるといっても過言ではありません。数値等のデータをExcelに入力するという繰り返しの業務は、RPAを活用することで、より正確に効率的に実行することができます。

②AI OCRの活用

AI OCRとは、「Optical Character Recognition」の略称で、AI技術によって手書きの文字をデジタル化することができるツールのことです。AI OCRはデジタル化できるだけでなく、発注書や納品書等の異なる形の書類であっても種類を把握してくれるため、自動で適切なフォルダにデータを格納してくれます。データ入力業務を超えて、その先の格納まで自動で実行してくれると、さらに業務にかかる時間を短縮することができます。

データ入力を自動化するメリット

自動化する方法までご紹介したところで、次に実際に自動化することで得られるメリットとは何なのでしょうか。導入を検討する上で必ず確認しておきたいポイントだと思います。ぜひここで確認してください。

業務の時間短縮

これまでの解説と重複してしまいますが、業務全体の時間短縮は大きなメリットの1つに挙げられます。1つ1つのデータ入力を人の手で実行していては膨大な時間がかかってしまいますが、これを自動化することで大幅に業務の時間を削減することが可能です。上記で紹介したRPAの活用であれば、24時間365日稼働し続けることができます。そのため、本来であれば従業員が稼働できなかった夜間にもロボットが自動で業務を実行してくれます。これまで以上に長時間稼働できる上に、ロボットがデータを自動入力してくれるので、非常に効率的です。

正確性の追求

2点目に、正確性を追求することができます。冒頭でデータ入力業務の課題として「ミスが起きてしまう」ことを挙げました。気をつけていても避けることのできないものでしたが、自動化することでミスを防ぐことができます。あらかじめどういった方法でデータ入力をしたいのか、手順等を登録しておくことで自動でツールが実行してくれるため、ミスが起こることは基本的にはありません。これはかなり大きなメリットの1つといえるでしょう。

従業員の精神的負担の軽減

そして3点目に、スタッフの精神的負担が軽減されることです。これは1点目と2点目をまとめたお話になりますが、業務時間に追われたり、絶対にミスをしてはいけないというプレッシャーがあるのは従業員にとって精神的な負担が大きいものです。ですが、データ入力の業務を自動化することでそれらのプレッシャーから解放されます。このように業務自体の効率化や正確性だけでなく、従業員の精神的な面でも効果的です。

AUTOROとは

AUTOROとは、弊社で提供しているRPAツールでクラウド上の単純作業を爆速で自動化できるWeb Auto Robotのことです。100を超えるアクションを実装しており、幅広い定型業務を自動化することができます。

【AUTOROで自動化できる作業】

• Web上の情報収集
• メールの送受信
• ROAS（広告コストの回収率）の計算
• 求人サイトの作業
• 営業や広告のレポーティング業務
• 受注データ管理
• 勤怠システム管理
• 反社チェック・与信業務
• 経費管理
• ECサイトの業務

……他にも実現したい業務に合わせてカスタマイズすることによって、さまざまな定型業務を自動化することが可能です。クラウド型の特徴である、メンテナンス不要の手軽さ、サーバーの用意も必要ないため、導入費用を抑えつつ、導入後はすぐに利用できます。

「これって複雑な処理だけど自動化できる？」「月初・月末の作業のうち一部だけ切り出して自動化したい……」等、業務の自動化を検討している場合は是非お問い合わせください。

「半年で全部署にAUTOROを展開   50人分の労働力化」

具体例として、購買時の新規取引先登録を簡略化したという事例があります。取引先登録業務の課題として、Excelにおける捺印とPDF化、さらに関係者までの承認という一連の流れに膨大な時間を要してしまう点が挙げられます。これがAUTOROを導入しRPAを活用したことで、年間1,500時間ほどの工数削減の実現に成功し、登録完了までの業務スピード自体も早まりました。この事例の詳細はこちらをご覧ください。

まとめ

本記事ではデータ入力の課題から、自動化する方法・自動化するメリット等についてご紹介してきました。日々の業務の中で、どうしてもコミュニケーションが必要な業務であったり、人の目で確認することが必要な業務ももちろんあると思います。それらの業務に少しでも注力できるように、データ入力のような単調な繰り返しの業務はできるだけ早く自動化することを改めて推奨します。今以上により効率的に業務を実行できるような環境を作っていきましょう。