業務効率化の必要性が高まる昨今。業務を効率化するうえで、そもそも「業務のマニュアル化」が欠かせないということをご存じでしょうか。マニュアル化の定義とメリット・デメリット、マニュアル化を通じて業務効率化を実現する方法などをご紹介します。

マニュアル化とは

マニュアル化と聞くとマニュアル書を作成する作業を思い浮かべる方もいるかもしれません。本来のマニュアル化とは、業務を決まった手順に整理することです。誰もが最短の手順で同じ質のアウトプットが出せるように、アウトプットを生み出す手順を明らかにすることをマニュアル化といいます。

マニュアル化された作業手順は、誰もが参照しやすい形に残す必要があります。この時、マニュアル書を作成することもあれば、ツールを活用して誰もが迷いなくその手順で業務が進むように環境を整えることもあります。マニュアル書の作成は、マニュアル化の一部の作業にすぎないのです。

マニュアル化のメリットとデメリット

マニュアル化にはメリットもあればデメリットもあります。

メリット

1. 手順が明確になる

このレポートを作るためにはどんなデータをどう加工するのか、お客様からこんな問い合わせが合ったら誰にどんな順番でどう連絡するのか、などマニュアル化を通じて作業手順が明確になります。

2. 不要な手順や業務が洗い出せる

作業手順を明確にする中で、実は必要がない作業を今までやっていたなど、無駄が明らかになることがあります。無駄な作業を省くだけでも、業務の効率化・生産性の向上が見込まれます。

3. 業務が効率化しスピードアップできる

無駄な作業がない最適な手順が明確になると、手順を迷ったり無駄な作業をしてしまうことなく業務を進めることができるようになり、結果として業務のスピードアップにつながります。

4. 業務の質をそろえることができる

業務がマニュアル化することで、誰が作業しても同じアウトプットが出せるようになります。結果として、業務から属人性をなくして業務のスピードや質を安定させることができます。

5. 引き継ぎの手間がなくなる

「この人しか手順を知らない！」という業務があると、異動や人員増などのタイミングで他の人に業務内容を引き継ぐ際に苦労したり、正確に引き継がれず業務の質や効率が悪化する恐れがあります。はじめからマニュアルがあれば、引き継ぎ時のリスクを大幅に減らすことができます。

6. DXや自動化などツールを活用した相乗効果が見込める

業務の手順が明確になると、「実はこの作業は人手に頼らず、ツールで解決できてしまうのではないか」と気が付くことが少なくありません。ＲＰＡなどのツールはマニュアル化・ルール化された作業を自動で実行できますので、マニュアル化との相乗効果で業務効率を改善できます。

デメリット

1. 創造性を奪ってしまう

マニュアル化されると、各個人の自由な発想を業務に反映しにくくなります。結果として業務から創造性が失われたり、イノベーションが生まれにくくなる恐れがあります。

このようなことを防ぐためには、マニュアル化する範囲を単純作業や質の安定が重要な作業などに限定して始めることをお勧めします。定型レポート加工手順、定期的に発生する連絡業務、毎回同じ手順で行うデータの監視・チェックなど、そもそも高い創造性が求められない範囲からマニュアル化していきましょう。

2. マニュアルの管理/変更時への備えが必要

求められるアウトプットが変わったり、周辺業務に変更が合ったりすると、一度マニュアル化した作業を変更する必要があります。

このような変更に対処できるよう、マニュアルは常に誰もが知っている場所で管理することが重要です。紙で管理したりむやみなコピーなどを繰り返していると、このような変更時に大変苦労することがあります。オンライン上にあらゆるマニュアルの置き場を作成し、誰もがそのマニュアル原本を参照する形で管理できると理想的です。

業務のマニュアル化で業務効率化を狙うには

ここまでは業務のマニュアル化そのものに焦点を当ててご紹介しました。ここからは、業務効率化の実現まで踏み込めるようなマニュアルのあり方を、2つのポイントからご紹介します。

1. 上質なアウトプットを最短で出す方法を追及する

単に今行っている作業をそのままマニュアルとして書き出しただけでは、業務効率化は狙えません。「最も理想的なアウトプットを出すのに、この手順がよいのか」「順序や作業内容は、これが最も早いやり方なのか」と、既存の作業内容に疑問を投げかけてみましょう。こうした観点を持ってマニュアル化をすることで、業務の無駄が減り作業がスピードアップし、結果として業務効率化を実現することができるのです。

2. 人手に頼らなくてよい部分はテック化する

マニュアル化した作業は、必ずしも人が実行する必要はありません。近年はテクノロジーが大きく進歩しており、マニュアルとして手順が明確になっているパソコン上の作業であれば、各種専門ツールやこちらのようなRPAツールを使って自動化することができます。人が作業しなくてもロボットが業務を自動で進めてくれるので、人はより高度な業務に集中でき、大幅に生産性を高めることができます。

終わりに

業務のマニュアル化は、その先の業務効率化を目指し、テック活用と組み合わせて行うのが最適です。

弊社では多くの企業・様々な部署における、業務のマニュアル化とテック活用の事例をご案内しています。どのような業務をマニュアル化できるか、マニュアル化した結果どんな成果が見込めるのか、ご興味をお持ちの方はお気軽にご相談ください。

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