事務作業を効率化するための業務改善ポイント

普段、何気なくこなしている事務作業。しかし、見直してみると効率化すべき点も多いもの。働き方改革や生産性向上のために、事務作業の削減や効率化に取り組もうとされている方も多いのではないでしょうか？

この記事では、日々の業務の中で発生する事務作業を効率化するポイントと、実際に効率化を実現した事例をご紹介します。

事務作業を効率化するための3つのチェックポイント

事務作業の効率化に取り組むためには、特に下記３点に注目するのが良いでしょう。

1. 業務内容に無駄はないか

まず考えるべきは、その業務自体が本当に必要なものかどうかです。業務が何となく引き継がれてきた場合、「以前は必要だったが、今は不要になった業務」などが残ってしまっている可能性があります。

また、その業務自体は必要なものだとしても、必要以上の実施頻度や業務範囲になってしまっている可能性もあります。「この確認作業は本当に毎回やらないといけないのか？」「この定例の資料作成は、本当にこんなに細かく作りこまなければいけないのか？」といった観点で、頻度や範囲に対して疑問を持ってみましょう。

さらに、必要以上の人が関わっていないかというのも重要なポイントです。ひとつひとつは小さな業務でも、関わる人が半分になれば全体工数（時間×人数）は半分になります。実は関わる必要がない人まで巻き込まれていないか、本当にその作業に必要な人は誰か、目的から逆算して考えることをお勧めします。

2. 業務手順がマニュアル化されているか

その事務作業は、ひとつひとつの手順が明確でしょうか？すべての手順に無駄がないように設計されているでしょうか？手順が明確ではない場合、作業の進め方が属人化してしまっている場合があります。

結果として、作業担当者の判断でやることが増えてしまって作業に時間がかかってしまったり、人によってアウトプットの質が変わってしまうことで、他の業務の効率を下げてしまうことがあります。

「マニュアル化」というと、効率化とは直接関係ないように感じるかもしれませんが、実は事務作業の効率化には重要なポイントです。

3. 社内の人手に依存せずに実施できる部分はないか

必要性はあるものの重要ではない事務作業に、社内の人手がとられてしまっている場合、社内メンバー以外に任せることがお勧めです。その場合の手段は2つあります。

1つ目はアウトソーシングです。小さな作業をフリーランサーに委託する方法から、より大規模にチームを組んで代行する方法まで、様々なアウトソーシングの方法があります。外注費はかかりますが、社内の人がその分他の業務に集中できるため、生産性が高まることは間違いありません。

2つ目は自動化ツールの活用です。特にパソコン上で実施する事務作業の場合、RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）というツールを導入することで、あらゆる作業をロボットで自動化することができます。人手に依存しないため24時間365日スピーディに作業ができますし、最近ではクラウド型の非常に安価なシステムもあるため、費用対効果も見込めることが特徴です。