RPAって聞いたことあるけど、どんなものなの？……そう思っている方は案外多いのではないでしょうか。そんなRPA初心者の方のために、この記事ではRPAの基本から導入、RPAツールの選び方、活用事例までわかりやすく解説します。RPAの知識を身につけて、ぜひ業務改善のご参考にしてください。
RPAとは
RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）とは、ソフトウェアロボットを使ってパソコン上の業務を自動化する技術です。ソフトウェアロボットとは、一般的に思い浮かべるロボットのことではなく、コンピュータ上で動作するロボットを指します。このソフトウェアロボットが、人間の代わりに業務を自動で行ってくれます。
少子高齢化で人手不足が深刻な日本ではRPAの存在が注目を集めており、多くのRPAツールが国内で販売されています。
RPAは日常的に行う繰り返しの多い作業、いわゆるルーチンワークの場面でよく使われます。RPAが活用される業務は、
- データ入力： データの登録・更新やExcelの操作など。
- 帳票作成： 請求書や報告書など書類の作成。
- メール自動送信： 定型文によるメールの一斉送信。
- 情報収集： ウェブサイトの情報をスプレッドシートなどに転記する。
などが挙げられます。
今後のRPAの展望として、AIと組み合わせることでさらに高度な業務の自動化を実現することが期待されています。例えば、AI OCR（機械学習やディープラーニングを用いて、紙や画像上の文字をデジタルデータに変換する技術）とRPAを組み合わせ、手書きの文字を読み取ってデータ化し、それを電子ファイルに転記する一連の作業を自動化することができます。
このようにRPAは様々な分野で活躍し、今後も活用の幅をますます広げていくと思われます。
RPAのメリットと注意点
RPAには多くのメリットがありますが、注意しておかなければならない点もあります。
RPAのメリット
- 業務効率化： ロボットは休憩や休日を必要としないため、業務がスピードアップし効率化が図れます。
- コスト削減： 人手の代わりにロボットに作業を任せることで人件費や業務時間を節約し、コスト削減につながります。
- ミスの削減： ロボットが作業を実行することで、ヒューマンエラーを大幅に減らすことができます。
- 働き方を改善： 単純作業をロボットに任せ、従業員をお客様対応など付加価値の高い業務に専念させることができます。
RPAの注意点
- 導入に手間がかかる：RPAの導入には初期費用と維持費がかかります。また導入する前に、どの業務を自動化するかなどの洗い出しも必須です。
- すべての業務を自動化できるわけではない： 人間の判断が求められる複雑な業務は、ロボットでは対応できないケースがあります。
- 運用体制の構築： RPAを効果的に運用するためには、担当者をつける、社内のマニュアルを整備するなどのしっかりとした運用体制が必要です。運用体制の構築を怠ると、RPAが社内で放置されてしまい、導入の手間やコストが無駄になってしまいます。
RPAの導入費用
RPAの導入には主に3つの費用がかかります。
- 初期費用：初期費用にはRPAツールを使用するためのライセンス料などが含まれます。価格はツールによって異なりますが、数万円ほどかかるケースが多いです。
- 月額費用：RPAツールを使用するのに月額で費用がかかる場合があります。相場はおよそ数万円〜数十万円ほどで、自動化する業務の規模によって価格が左右されます。ツールによっては月額ではなく、年額費用がかかるケースもあります。
- サポート費用：運用には、そのRPAツールに関する専門的な知識が必要になります。そのため、自動化の代理構築や問い合わせ対応などのサポートがベンダーから提供されています。しかしオプション料金として、サポート費用が別途かかることは覚えておく必要があります。
RPAの導入手順
RPAの導入には8つのSTEPがあります。この8つのSTEPを抑えておくことで、導入がスムーズに進みます。
- KPIを設定する：導入の具体的なゴールを決めて、導入後の効果検証をしやすくします。
- 自動化する業務を決める：RPAで自動化したい業務を決めます。
- 業務フローを明確化する：自動化する業務のフローを書き出すなどして明確化します。こうすることで、RPAの無駄な稼働を防ぎ効率化が図れます。
- RPAツールを選定する：自社の要件に合ったRPAツールを選定します。
- 無料トライアルの実施：無料トライアルをすることで、本格導入の前に使用感を確認できます。
- まずは小規模導入から：無料トライアルが終わったら、まずは効果検証がしやすい小規模プロジェクトからRPAの導入を始めましょう。
- 本格導入の開始：小規模運用で問題なく運用できることが確認できたら、本格導入を開始します。
- 効果検証：RPA導入の効果を検証することで、PDCAサイクルを回し運用をさらに効率化できます。
RPAツールの選び方
国内では数多くのRPAツールが販売されています。自社に合ったRPAツールを選ぶにはポイントを抑えることが大切です。RPAツールを選ぶ際のポイントについて解説します。
①種類を選ぶ
RPAツールには、デスクトップ型、クラウド型、サーバー型の3つの種類があります。それぞれの特徴について解説します。
デスクトップ型RPA
パソコンにRPAのソフトウェアをインストールして使用します。
メリット
- RPAツールでは最も主流なタイプです。
- 比較的安価で導入でき、小規模な業務を自動化するのに向いています。
- オフラインでも使用でき、ローカル上の作業を自動化するのに向いています。
デメリット
- スペックはインストールしたパソコンに依存するため、大規模な自動化には向いていません。
- 動作中はパソコンを占有するため、他の作業ができません。
- 適宜アップデートをユーザー側で行わなければならないので、管理コストが発生します。
クラウド型RPA
クラウド上で提供されるRPAツールのため、インターネットに接続して使用します。
メリット
- クラウドサービスやインターネット上の作業を自動化するのに向いています。
- スケーラビリティに優れており、小規模から大規模まで幅広く業務を自動化できます。
- クラウド上で動作するためパソコンを占有することなく、作業中や休日・夜間でも動かすことができます。
- アップデートはベンダー側で実施されるため、常にユーザーは最新の状態でRPAツールを使用できます。
デメリット
- インターネットがあればどこからでも使用できますが、一方でオフライン環境では使用できません。
- ローカル上の作業は自動化できないケースがあります。
サーバー型RPA
RPAを動かすためのサーバーを自社で用意して導入します。
メリット
- 大規模な業務を自動化するのに向いています。
デメリット
- 初期コストに数百万円ほどかかる場合が多く、導入のハードルが高いです。
- サーバーの運用に従業員を配置する必要があり、運用コストもかかります。
- リソースを増やすにはサーバーの増設等が必要なため、スケーラビリティは低いと言えます。
②サポートで選ぶ
RPAを運用する上で、当然分からないことや問題が出てくることが多々あるでしょう。そのため、RPAツールを選ぶ上でサポートがいかに充実しているかをチェックするのがポイントです。
- サポートの種類（電話、メール、チャット）
- 問い合わせの回答にかかる日数
- サポートの料金
- 使い方等のマニュアルが提供されているか
③無料トライアルで選ぶ
RPAツールの中には、数週間〜数ヶ月ほど無料トライアルができるものもあります。コストをかけずにRPAツールの使用感を確認できる貴重な機会なので、必ず無料トライアルができるRPAツールを選びましょう。
無料トライアルができるRPAツール一覧
- AUTORO：https://autoro.io/
- Winactor：https://winactor.com/
- RoboTANGO：https://robotango.biz/
- Robo-Pat：https://fce-pat.co.jp/
- BizRobo!：https://rpa-technologies.com/products/first/
- オークファンロボ：https://aucfanrobo.com/
- Autoジョブ名人：https://www.usknet.com/services/autojob/
- BizteXcobit：https://service.biztex.co.jp/
- EzAvater：https://www.ezavater.com/
- アシロボ：https://assirobo.com/
- ipaSロボ：https://ipas-lp.deliv.co.jp/
- RaQubo：https://raqubo.com/
RPAの活用事例
RPAが実際にどんな業務で使われているのか、当社が提供するRPAツール「AUTORO」の活用事例を4つご紹介します。
RPAの活用事例①：反社チェックを自動化して月50時間を削減
キャリアパークや就活会議などを運営しているポート株式会社では、反社チェック業務の逼迫に課題を感じていました。
そこで、AUTOROを導入し特定のキーワードの検索結果をキャプチャーを撮るという調査の過程を自動化しました。
これにより、1ヶ月で3000社分の調査をロボットに任せることで月50時間の業務時間の削減に成功しました。
参考記事：
Salesforce連携で反社チェック業務を月50時間削減！ | Web Auto Robot の 「AUTORO（オートロ）」
RPAの活用事例②：広告・SEOの業務自動化で月30時間を削減
マーケティングメディア「LIFT」を運営するゴンドラ株式会社では、単純作業やルーチンワークの増加に加え、それに伴うヒューマンエラーに問題を抱えていました。
そこでAUTOROを使って、毎日の広告出稿状況の確認や検索結果順位の推移の計測を自動化。
単純作業の時間をクライアント対応に割り当てることができ、月30時間の業務時間の削減も実現することができました。
参考記事：
広告・SEO業務の自動化で月30時間削減！サポートの品質向上にも | Web Auto Robot の 「AUTORO（オートロ）」
RPAの活用事例③：レポート作成や社内KPI集計を自動化
インターネット広告代理店のフルスピード株式会社では、広告運用担当者が本来の運用業務に専念しながらもルーチンワークを抜け漏れなく行う環境作りを目指したいと考えていました。
そこでAUTOROを導入することで、複数の広告媒体のレポート作成と社内KPI集計のルーチンワークの業務を自動化しました。
結果的に、データの収集〜集計作業から解放され、最終的な品質チェックのみ人が行うという業務の効率化に成功しました。
参考記事：
広告レポート作成や社内KPI集計をクラウド型RPAで自動化！ RPAは定型業務、人は運用で成果を挙げる | Web Auto Robot の 「AUTORO（オートロ）」
RPAの活用事例④：全部署にAUTOROを導入し年間で1500時間の工数削減に
バイトルやはたらこねっとを運営するディップ株式会社ではすべての部署でAUTOROを導入し業務効率化の成果を上げています。
具体的には、新規取引先の登録作業やSEO対策のためのWebサイトクローリングをAUTOROで自動化しています。
これにより、年間1500時間の工数削減とAUTOROだけでフルタイム社員50人分の労働力を確保することができました。
参考記事：
RPAの基本がわかったら導入を検討してみよう
RPA初心者向けに、RPAの基本から導入、RPAツールの選び方、活用事例をわかりやすくご紹介してきました。人手不足の問題が深刻になる中、単に人手を増やすのではなくRPAによる抜本的な業務改革を行う必要性がますます高まっています。ぜひ業務効率化のために、RPAの導入を検討してみてはいかがでしょうか？
Web Auto Robotの「AUTORO」で業務自動化
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