売り手市場において、採用担当者の人手不足に悩む企業を支える人材採用支援サービスに対するニーズが高まっています。しかしその結果、支援する側が多忙になってしまって十分な支援業務を提供できなくなってしまっては本末転倒です。この記事では人材採用支援企業や採用アウトソーシング企業におけるRPAの活用事例をご紹介します。

採用サービスが増え、業務はどんどん複雑に

近年、転職意欲の高い人・採用意欲の高い企業が増えていることで、転職市場の流動性高まっています。より多くの、より多様な人を採用するために、採用担当者に求められる業務量はますます増え、業務内容が複雑になっています。複数の媒体への求人出稿や更新、応募者への対応、採用成果の分析レポート作成、スカウトサイトなど新しい採用手法の活用…。

そして、こうした業務を支援する採用支援企業もまた、実は日々多忙を極めています。

採用支援企業が業務に追われる

ある採用支援企業では、主に中途採用を中心に運用代行を手掛け、多数の企業の採用業務を支援していました。しかし、年々増える媒体への求人更新や、各社ごとに異なる様々なATSへの候補者登録業務など、対応すべき業務は多岐にわたります。それらをすべて人手で対応していては、作業負荷がボトルネックとなって新規受注を増やせず、売上や利益率に限界が訪れてしまします。また、採用代行市場の競争が激しくなる中、単なる業務代行以外の付加価値を作り出していかなければいけないという経営課題も存在していました。

これらを解決するために導入したのがRPAでした。

多岐にわたる採用業務の自動化が実現

RPAで自動化した業務の一つが、応募者の管理業務です。各企業ごとに複数の媒体で募集した応募者について、今までは各社のATSやExcelフォーマットに情報を手作業で登録していました。ATSごとに媒体とのAPI連携の有無や取り込み方法は異なりますし、Excel管理の場合は管理フォーマットが各社それぞれ存在します。それらに都度個別に対応する煩雑な業務を、ロボットによって完全に自動化することに成功しました。

このほかにも、各媒体の求人情報を更新する業務や、スカウトを送信する業務など、単純作業の繰り返しになりがちな業務もRPAにより自動化。さらに媒体ごとのスカウトの成果レポートや、選考滞留している応募者のレポーティングなども自動化することで、採用の改善につながるポイントを可視化できるようになりました。

こうした広範な業務をRPAで自動化したことで、運用担当者が作業に手をとられてしまうことなく、クライアントに向き合い提案・改善を行う時間を増やすことに成功したのです。

広範にわたる採用支援業務…小回りの利くRPAが解決のヒント

採用に関する業務は非常に多岐にわたります。特に利用する媒体、公開する求人、利用するシステムが増えれば増えるほど、細かな事務作業や単純作業が積み重なって業務量を増やしてしまうのです。どんな形の業務にも柔軟に対応できるRPAの活用が、採用業務を改善するカギとなるかもしれません。

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