人事部門が中心に担う「採用業務」。これらの業務は非常に業務量が多く、どれも慎重に扱わなければならない情報ばかりです。また1つ1つの業務を丁寧に行わなければならない分、時間がかかってしまいます。そんな採用業務を少しでも効率的に実施したい、業務の時間をできるだけ短縮したいと一度は考えたことがあるのではないでしょうか。

本記事では、採用業務の効率化が難しい原因・問題点と、効率化できる方法を解説しています。ぜひ参考にしてみてください。

採用業務の内容と自動化できる業務とは？

まず採用業務とは具体的にどのような業務なのか、その中でも自動化することができる業務はどのようなものなのか解説していきます。

採用業務の内容

採用業務とは、新たな人材を雇うための一連の業務のことを指します。新卒採用・中途採用等があり、その選考は決して短期間で終了するものではありません。長期にわたる選考に伴い、社内の多くの人と連携し、予定調整を実施する必要があります。さらに、採用業務は採用活動だけでなく採用計画の立案から会社説明会の企画・準備や実施、面接、内定者の入社までのイベントから研修・フォローといった、入社前から入社後まで多岐にわたります。

自動化可能な範囲

上記で紹介してきた採用業務ですが、その中でも自動化できる業務は「定型的な業務」に限られます。「定型的な業務」というのは、簡単にいうと人の判断を必要としない単純な業務のことです。例えば、選考中に必ず行われる面接の日程調整等のメール業務が挙げられます。決まった文章のメール送信、日程調整は大して時間のかからない業務に思われるかもしれませんが、やりとりをする応募者の数が数百人〜数千人にもなる場合には非常に時間がかかります。さらに決まった文章を送る単純な業務になると、採用担当者のモチベーションも上がりません。こういった単純な繰り返しの業務は、採用業務の中で自動化に適しています。

​​採用業務を効率化すべき理由

ここまで採用業務の具体的な業務内容と、自動化できる業務について解説してきました。それではなぜ採用業務を効率化するべきなのでしょうか？その理由を解説していきます。

人事部門での負担を軽減させるため

効率化すべき理由の1つ目は、人事部門での負担を軽減させるためです。上記でも少し触れましたが、採用業務は非常に業務量が多く、業務内容は多岐にわたります。また、採用活動に関しては選考フローは長期間で実施しなければならないのに加え、1人1人に対して丁寧な選考が求められます。応募者数が多い企業にもなると1000名を超えることもあり、さらに時間がかかってしまいます。また近年では、会社によって「通年採用」を実施しているところも増えており、通常業務に加えて採用活動を1年中行わなければならないケースがあります。このように人事部門での業務負担は大きいものだといえるでしょう。この負担を少しでも軽減させるには、採用業務の効率化が必要です。

優秀な人材の確保に繋げるため

そして効率化するべきもう1つの理由は、優秀な人材を確保するためです。優秀な人材を確保するためには採用スピードを上げる必要があります。なぜなら、採用スピードが遅ければ遅いほど他の企業に決まってしまう可能性が高まるからです。特に近年は売り手市場が続いており、他に何社も受けている応募者に対して、なかなか選考を進めずに選考に時間がかかってしまうと、応募者はその間に他の企業内定を承諾してしまうかもしれません。選考がなかなか進まなかったり、選考結果を長期間出されない場合、その間に他の企業に優秀な人材を確保されてしまいます。このリスクを防ぐためにも、採用業務を効率化して採用スピードを上げることが大切です。

採用業務の効率化を阻む問題点

それでは採用業務の効率化を阻む原因は一体なんなのでしょうか。代表的な問題点を3つ紹介します。

コミュニケーションが多い

まず、他部署と比べてコミュニケーションを取らなければならない相手とその回数が非常に多いことが挙げられます。例えば、選考の際には応募者と面接官それぞれと複数回にわたって連絡をとり、また双方の面接日程を調整するのも人事部門の役割です。さらに、選考だけでなく会社説明会などのイベントにおいても、社内各部署との連携が必要になります。こういった人と人とのコミュニケーションが必須となるような業務は自動化することが難しいため、効率化を阻む1つの原因だといえるでしょう。

ツールでの自動化が困難

上述にもある通り、人と人とのコミュニケーションが求められる業務や最終的に人の判断が必要となるような業務は自動化することができません。そのため、他の部署の業務と比べて定型的な業務が少なく、人とのコミュニケーションが多い採用業務では自動化することが困難な部分が多々あります。したがって、ツールの力に頼りにくい業務が多く存在することが採用業務の効率化を阻む原因の1つだと考えられます。

厳重な情報管理

採用業務では多くの書類やデータを扱って日々業務をしています。採用業務で扱う書類はどれも情報の機密性が高いものばかりであるため、厳重な管理が重要になります。選考を受ける何百人もの候補者の情報を管理したり、社員の情報、どれも慎重に扱わなければなりません。したがって、このような機密性の高い情報を扱うのにもツールの力に頼ってはいけません。いつどこで情報が漏洩してしまうかわからないため、人の手で管理することが大切です。

採用業務を効率化するための3つの方法

それではどのように採用業務を効率化すればいいのか、3つの方法をご紹介します。

1. 選考フローの見直し

まずは選考フローを見直してみましょう。その上で以下の対策を取ってみてください。

評価基準の具体化

選考フローを見直した上で評価基準を具体化することが大切です。評価基準の具体化とは、どのような人材が欲しいのか、求める人物像をより明確に具体化するということです。人事部門と募集中の部門などで求める人物像に相違がないように共通の認識を持つことで、自社によりマッチした人材を採用することができます。さらに、きちんと明確化されていれば、合否判断を行う際の社内のコミュニケーションが軽減し、ミスマッチが起こる可能性も低くなります。

採用手法の見直し

採用手法の見直しで採用業務の効率化に繋がることもあります。利用している求人媒体は適切なのか、自社の求める人材を見極めることができる最適な選考方法なのか、といった見直しを行うことで、自社の採用フローに余計な部分が見つかる可能性があるからです。最近では通年採用を実施していたり、筆記試験を行わない選考を行っている企業も多く見受けられます。このように採用業務を効率化するために、まずは自社の採用方法を見直すことも1つの手段です。

オンライン化

近年、オンライン選考も増えてきています。選考の1部をオンライン化した企業もあれば、最終面接まで全てオンラインで完結するところもあります。コロナウイルス感染対策ももちろんそうですが、オンライン化することでこれまで選考を受けることさえできなかった遠方に住む求職者にもアプローチすることが可能です。また採用担当者は、面接会場の事前準備や移動時間など手間と時間を削減することができますし、採用担当者だけでなく候補者も移動時間を削減することができます。選考フローでまだオンライン化を導入していない企業であれば、これもまた採用業務を効率化する1つの手段です。

2. 採用管理ツールを利用

採用管理ツールとは、応募から採用までの情報を一元管理できるツールです。採用管理ツールを活用すると以下のことが可能になります。

コミュニケーションのスピード改善

まず1点目に、コミュニケーションのスピードが改善されます。採用管理ツールを活用すれば、社内全体で応募者の情報を簡単に共有することが可能です。そのため、従来行っていた面接前に応募者の情報を面接官に送付しなければならないという業務を省くことができます。ツール内でアップロードしたその時点で、担当社員がその情報をいつでも見ることができます。面接官は、自分の手が空いた好きなタイミングで応募者の情報に目を通すことができるのです。このように採用管理ツールを導入することで、社内の情報共有が円滑に行われ、コミュニケーションのスピードを改善することができます。

定型連絡の自動送信

冒頭で解説したように、採用業務の中でも自動化ができる業務の1つに定型連絡の自動送信があります。応募者や面接官への連絡やスカウトメールをできるだけ効率化するためにも、採用管理ツールを活用することをおすすめします。採用管理ツールを導入して自動送信できれば、採用業務全体の効率化にも繋がり、選考スピードも早められるため優秀な人材も確保できるかもしれません。

3. アウトソーシングを検討

最後に採用業務を効率化するにはアウトソーシングを検討することも1つの手段です。

採用代行サービスの利用

社内で選考を完結させることばかりを考えるのではなく、社外の採用のプロに頼るのもいいかもしれません。採用代行サービスを利用することで、効率的に選考を実施することができます。自社の求める人物像、採用基準を満たした人材を効率的に採用することが可能です。

採用業務の効率化に役立つツール・サービス

ここまで採用業務を効率化する3つの方法をご紹介しました。では、実際に効率化する際にはどんなツールやサービスを利用したらいいのか…、代表的な2つのサービスをご紹介します。

採用管理システム（ATS）

まずATSと呼ばれている採用管理システムはApplicant Tracking Systemの略で、採用業務全体の効率化に役立ちます。代表的なサービスとしてHito-LinkリクルーティングやHERP Hireなどが挙げられます。

ATSは応募者の履歴書、選考状況の管理、応募者の評価シート、応募者へのメール通知など選考に関する情報を全て一括管理することができます。またこのシステムを導入していることで、誰かに情報を共有し忘れていた、という事態が起こることもなく、いつでも好きなタイミングで応募者の情報や選考状況を確認することができます。しかし、各ATSのシステムによって機能は異なるため、事前にどのようなことができるかを必ずチェックしておきましょう。

採用代行サービス（RPO）

RPOと呼ばれている採用代行サービスはRecruitment Process Outsourcingの略で、採用業務の一部や全てを外部の専門会社に委託するサービスです。採用代行サービスを提供している会社として、株式会社クライアントファーストや株式会社ONEなどが挙げられます。

上記でも少し触れましたが、採用の一部を外部に委託することで、社内の人事部門の負担を軽減することができます。さらに、こういった専門会社は他のさまざまな企業の採用活動を請け負っているため、各社に適した採用方法を選択してくれる点も魅力の1つです。他にも面接日程の調整などのやりとりをしてくれることもあります。それぞれのサービスによって代行できる内容は異なりますので、詳細が気になる方は調べてみてください。

採用業務を効率化するならAUTORO

採用業務はAUTOROを使えば簡単に自動化することが可能です。AUTOROとは、弊社で提供しているクラウド型RPAツールで、クラウド上の単純作業を爆速で自動化できるWeb Auto Robotのことです。100を超えるアクションを実装しており、幅広い定型業務を自動化することができます。事例としてAUTOROでは以下のような採用業務を自動化することができます。

• スカウトメッセージ送信の自動化
• 面接の日程調整の自動化
• 求人媒体ごとに異なる求人情報を一括登録

こういった単純な定型業務でも全て人の手で作業をすることで必要以上に時間を取られてしまいます。まずはこれらの定型業務を自動化することで、少しでも採用業務を効率化していきましょう。

採用業務を自動化して効率UP&優秀な人材を確保

この記事では、採用業務の問題点から効率化する方法、効率化に役立つツールやサービスをご紹介してきました。採用業務の定型作業を少しでも自動化・効率化し、より優秀な人材を確保できる体制を整えましょう。