少子高齢化により、人手不足の問題を抱える企業が増えています。その中で、従来の求職者が企業に応募する採用方法とは異なり、企業が求職者にスカウトメールを送り、アプローチする採用方法も広まっています。
しかしRPA（Robotic Process Automation）を活用することで、スカウトメールの送信数を増やしたり、自社に適した求職者を詳細に絞り込むなど、スカウト業務を大幅に効率化できることはご存知でしょうか？
今回の記事では、RPAを用いてスカウト業務を自動化するメリットや、RPAの活用事例などを紹介します。
RPAとは？
RPA（Robotic Process Automation）は、ソフトウェアロボットを活用してパソコン上での業務を自動化する技術です。
RPAは、ヒューマンエラーが起きやすい単純作業や日常的に繰り返されるルーチンワークなどで広く利用されています。
RPAでWeb上の情報収集やメールの送信なども自動化できるので、スカウト業務とRPAは相性が良いと言えます。
RPAでスカウト業務を自動化するメリット
メールの送信数が大幅UP
ダイレクトリクルーティングは、1人を採用するだけでも大量のメールを候補者に送らなければなりません。
人手でもある程度はなんとかなりますが、月100件以上ともなるととても人手では対応できない数になってきます。送信数が増えると、ヒューマンエラーも発生しやすくなることから業務効率は大幅に下がります。
しかしRPAは人間と違って、24時間365日稼働することができ送信数を増やせるだけでなく、ヒューマンエラーの抑制にも繋がります。
実際にスカウトメール送信をRPAに任せることで、月4万件ものメールの送付を実現した事例もあります。
自社に合った人材をより詳細に絞り込める
送信数を増やすだけでなく、RPAを活用すればより自社に合った人材を詳細に絞り込み、より効率的なスカウトが可能です。
図は弊社が提供しているRPAツール「AUTORO」を使った例ですが、まずAUTOROが資格、経験、年齢などの設定した条件に当てはまる求職者を求人サイトからピックアップし、それをスプレッドシートに転記します。そしてさらにスプレッドシート上で条件を絞り込み、抽出した求職者宛にスカウトメールを送信します。
このように自社が本当に欲しい人材を絞り込んで、効率的にアプローチをすることが可能です。
2023年12月にはダイレクトリクルーティングの主要サービスである「リクルートダイレクトスカウト」がリニューアルし、企業側は年齢や性別で求職者が絞れなくなるなど大幅な変更が加えられました。
しかしRPAを使えば、自社で検索条件をカスタマイズして求職者を探すことが可能です。
コストが削減できる
たくさんのスカウトメールを送信するには、時間だけでなく人手も必要になってきます。一時的に外注を依頼して対応することもできますが、毎回依頼するとなるとコストや手間もかかってきます。
そのようなコスト削減をする観点から見ても、RPAを活用するのがオススメです。
RPAは初期費用や月額費用がかかりますが、かかる費用は一定であり急にスカウトメールの送信数を増やしたくなった場合でもロボットは24時間365日稼働できるので対応が可能です。
しかしたまにしか外注を依頼しないなど、常に人手が必要でないケースは月額費用を払う分、RPAの方が割高になるケースがありますので注意しましょう。
RPAの導入には、見合ったコストがあるのか事前に確認しておくことが重要です。
RPAの活用事例
自動化で月4万件のスカウトメールの送信が可能に。面談数も大幅UP
とある転職支援サービスを運営しているA会社では、大手3社の求人サイトに登録している求職者に向けてスカウトメールを送信していました。
月5000件ものスカウトメールを送信していましたが、送信数に限界があること、人手を増やして対応しようにも人件費で別途コストがかかることなどの課題を抱えていました。送信できるスカウトメールが限られると、転職エージェントの担当者が面談する件数が減り売上にも響く恐れがありました。
そこでRPAツールを導入を決め、安定稼働ができ送信数も大幅に増やせることから「AUTORO」を導入することにしました。
結果的に送信メール数を月4万件まで増やすことができ、面談数も大幅にUPしました。
まとめ
ここまでスカウト業務におけるRPA活用のメリットについてお話ししてきました。
転職活動はもはや一般的になっており人口減少も急速に進むなか、自社に合う人材をどのようにして確保するかは企業にとっては喫緊の課題となっています。
人手不足に悩む企業にとってRPAは、スカウト採用を効率化し、自社に合った優秀な人材を確保するための強力なツールになると言えるでしょう。
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