近年、SGDsの実践や業務効率化の観点から、ペーパーレス化が急速に推進されています。ペーパーレス化は、紙の使用量を削減し、環境への負荷を軽減するだけでなく、電子化により文書やファイルの管理が容易になることで、業務の効率化や生産性向上につながると期待されています。

しかし実際には、ペーパーレス化があまり進んでおらず、まだ従来の紙の文書に頼っている組織や個人も少なくありません。

そこで今回は、ペーパーレス化がなかなか定着しない理由や、その背景にあるデメリットについて詳しく見ていきましょう。

ペーパーレス化とは？

ペーパーレス化とは、従来の紙による文書や書類の使用を減らし、電子化された情報や文書を主に利用し、文書の作成、保存、共有をデジタル化された環境で行うことを指します。

ペーパーレス化が注目を集める主な理由には、業務効率化と環境保護への期待が挙げられます。

ペーパーレス化の必要性

まず業務効率化と生産性向上に焦点を当てると、紙文書を電子化することで、データの検索や共有が簡単になります。例えば、データベースやクラウドサービスを利用すれば、必要な情報を瞬時に取得できますし、リモートワーク環境でもスムーズに業務を行うことができます。従業員はより効率的に業務に取り組むことができ、企業全体の生産性向上も期待できるでしょう。

環境保護という観点では、ペーパーレス化はSDGsや脱炭素に寄与します。紙の製造には大量の木材や水、エネルギーが必要であり、また廃棄される際には大気汚染や森林破壊などの問題が生じます。一方で電子化されたデータは紙資源を使わないので、環境負荷の軽減が期待できます。

ペーパーレス化はなぜ進まない？

ペーパーレス化がなかなか定着しないのにはいくつかの要因が考えられます。

文化・慣習の遅れ

長年にわたり、私たちは紙の文書やハンコを使った文書や手続きに慣れ親しんできました。例えば会議での資料や書類、契約書など、紙に頼ってきた習慣があります。そのため、紙を使うことが当たり前とされ、ペーパーレス化への移行が難しいと感じる人々が多いのです。

技術的な障壁やセキュリティ上の懸念

技術的な障壁やセキュリティ上の懸念もペーパーレス化の普及を阻んでいると考えられます。デジタルデータの管理や保護には高度な技術が必要であり、また情報漏洩やサイバー攻撃のリスクも懸念されます。特に、個人情報や機密情報を取り扱う組織では、セキュリティに対する不安がペーパーレス化をためらわせる要因となっていると考えられます。

デジタルリテラシー不足

さらに、デジタルリテラシーの不足もペーパーレス化の障壁となっています。デジタルツールやシステムの操作に慣れていない人々が多く、新しいツールなどに適応するのに時間がかかることがあります。また、年齢や職業によっても、デジタルリテラシーのレベルは異なるため、全ての人にとってペーパーレス化が容易というわけではないのです。

ペーパーレス化のデメリット

続いて、ペーパーレス化のデメリットを見ていきましょう。

ペーパーレス化には多くの利点がありますが、同時にいくつかのデメリットも存在します。ここでは、そのデメリットについて考えてみましょう。

ペーパーレス化のデメリットは以下の通りです。

• 資料の取り扱いが難しくなる
• データの永続性やセキュリティの問題
• 資料にメモなどを残せず、利便性が低下
• ITに不慣れな経営陣や社員にとって不便
• 法律上、電子化できない書類がある
• 導入コストがかかる
• ネットワーク環境に左右される
• テクノロジー依存のリスク

順番に一つずつ見ていきます。

資料の取り扱いが難しくなる

ペーパーレス化によって、資料の取り扱いが難しくなるというデメリットがあります。デジタル資料は紙の文書とは異なり、物理的な存在感がないため、意識的に整理や管理を行わないと見えない形で散乱してしまうことがあります。

またデジタル資料の検索機能を活用するにも、適切なキーワードやタグを付ける必要がありますが、その際キーワードやタグ、ファイル名やフォルダ構成が一貫させていない場合、特定の資料を見つけることが難しくなります。

さらに、電子化された資料は、使用する端末やデバイスによって見え方や操作方法が異なるため、混乱を引き起こすかもしれません。このように資料が見づらくなったり、一部の機能が利用できなくなったりするのもデメリットの一つとして挙げられます。

データの永続性やセキュリティの問題

ペーパーレス化によって、情報の永続性やアクセス性が課題になります。紙の文書は、保存される限り物理的に存在し続けますが、デジタルデータは技術的な問題やフォーマットの変化によって失われる可能性があります。また、データのバックアップや復旧方法が適切に管理されていない場合、重要な情報を失うリスクがあります。

資料にメモなどを残せず、利便性が低下

デジタル資料にメモや注釈を残せないことから生じる利便性の低下も課題の一つです。紙の文書では、自由にメモを取ったり、重要な部分に注釈を付けたり、直接マーカーやハイライトを書き込むことができますが、デジタル資料ではできません。これにより不慣れな人にとっては情報の把握にストレスを感じやすくなると考えられます。

また通常はPDFファイルなどのデジタル文書に、直接メモを残すことができる機能も備わっていますが、例えば編集機能が制限されている場合や、ファイルが読み取り専用である場合にはできません。

ITに不慣れな経営陣や社員にとって不便

ペーパーレス化は、ITに不慣れな経営陣や社員にとって不便な面もあります。

コンピューターやインターネットの利用が得意ではない、年配の経営者や社員には十分なトレーニングやサポートが必要です。しかし時間やコストの制約から、トレーニングやサポートが不十分な場合があり、結果として業務の遅れやミスが発生する可能性があります。

さらに、ペーパーレス化によって新しいシステムを導入する必要が生じる場合には、得意不得意にかかわらず、それらの使い方や機能に慣れるまで時間を要する可能性が高いといえます。

さらに、ソフトウェアのバグやシステムの障害が発生した際には、それらを解決するための専門知識や経験が必要です。しかしそれらの知識や経験をもった人材が不足している場合、問題解決が難しい点も問題といえます。

法律上、電子化できない書類がある

既に電子化が解禁されている書類、例えば不動産に関する契約書等など、増えてきてはいますが、法律上電子化できない書類というものが未だ存在しています。具体的には紙での作成が必須とされていたり、スキャンして保存すること自体が許されていないものもあります。そのような書類をメインで扱うような業種や会社では、ペーパーレス化は現状難しいといえます。

導入コストがかかる

ペーパーレス化の導入にはコストがかかります。新しいシステムやソフトウェアの購入・導入、既存のプロセスの変更、従業員のトレーニングや教育など、さまざまな費用が発生します。

新しいシステムやツールを効果的に活用するためには、従業員に対する適切なトレーニングが必要です。外部のトレーナーやコンサルタントの雇用、または内部の教育プログラムの開発にも追加で金銭的・時間的なコストが発生します。

また業務の流れや手順の変更に伴う作業時間や労力、または業務の一時的な停止による生産性の低下なども懸念されます。

ネットワーク環境に左右される

ペーパーレス化された現場はネットワーク環境に左右されます。特にクラウドストレージやオンライン文書管理システムを利用する場合、安定したインターネット接続が不可欠となります。ネットワークに障害が発生した場合、データへのアクセスが制限され、業務停止や遅れが発生する恐れがあります。

また、セキュリティ上の観点からも、信頼性の高いネットワーク環境が求められます。データ化された文書やファイルは、オンライン上で共有や送信されるため、外部からの不正アクセスやデータの漏洩のリスクが生じることは避けられません。

テクノロジー依存のリスク

ペーパーレス化によるテクノロジー依存は最大のデメリットと言えるかもしれません。電子化されたデータは、ハッキングやサイバー攻撃の標的となり得ますし、セキュリティの脆弱性によって情報が漏洩する可能性も懸念されます。

例えば、特定のソフトウェアやシステムに過度に依存している場合、そこに何らかの予期せぬ障害や問題が発生した際、データ化された資料にアクセスできなくなり、業務が完全に停止してしまう恐れがあります。

また、テクノロジーの進化や更新に追いつけずに、旧式のシステムやソフトウェアを使用し続けることで、セキュリティ上の脆弱性が生じる可能性も考えられます。また、バックアップや復旧プロセスが不十分な場合、システム障害によってデータが永久に失われる可能性も考えられます。特に重要な文書やデータに対しては、適切なバックアップや復旧計画を入念に用意しなければなりません。

ペーパーレス化を“しない”とどうなる？

では反対に、ペーパーレス化「しない」とどうなるのでしょうか？

先ほど見た「ペーパーレス化のデメリット」と照らし合わせて、ペーパーレス化を行わないことによるリスクや不利益について考えてみましょう。

ペーパーレス化「しない」ことによって生じるデメリットは以下の通りです。

• 印刷や保管にかかるコストの増幅
• 紙資料の紛失・盗難などのリスク
• 複数人で同時に作業を進められず非効率的
• リモートワークに対応できない
• BCP（事業継続計画）を実施できない
• 情報のアクセス・共有に時間がかかる
• 機密情報の閲覧権限の調整ができない
• データのバックアップと復旧が困難
• 先進的な他社に遅れをとる（競争力の低下）
• 環境に悪影響で、企業のイメージダウンにつながる

それぞれ見ていきましょう。

印刷や保管スペースにかかるコストの増幅

紙媒体に依存していると、印刷費や保管費などにかかるコストが増幅していきます。

例えば、大量の資料や文書を印刷する際には、印刷機や用紙の購入費、インクやトナーの消耗品費などがかさみます。さらに、印刷物を保管するためのスペースやファイルキャビネットなど、保管スペースの設置にもコストがかかります。企業が成長し、情報量が増えていくにつれて、紙での情報管理は困難になっていくと予想されます。

そして保管スペースやファイル管理の維持費に加え、資料を廃棄する際の処分費用もかかります。特に法的規制やコンプライアンスの要件を満たすために、機密情報の適切な処理や廃棄が必要な場合もあり、それに伴うコストも考慮しなければなりません。

一方、ペーパーレス化された環境では、導入時にはコストを要しますが、データの保管には物理的なスペースを要さず、印刷や処分が容易に行えるので、長期的な観点から見るとコストの節約につながると言えます。

紙資料の紛失・盗難などのリスク

紙媒体の文書は、物理的な形態で存在するため、当然紛失や盗難のリスクがあります。

重要な契約書や機密情報を含む文書が、置き引きや火災などの不測の事態で失われる可能性もないとは言えません。また、盗難にあった場合には機密情報が外部に漏洩する可能性も考えられ、企業の安全性のイメージに大きな影響を与える場合があります。

文書が電子化されている場合には、オンライン上でデータを管理する上でのセキュリティの課題、システムの欠陥によるリスクなどは拭えませんが、文書の紛失や盗難などの人為的なミスや外部環境に起因するリスクが軽減され、安全性は高まるという見方ができます。

複数人で同時に作業を進められず非効率的

複数人で同時に作業を進められないことによる非効率性は、ペーパーレス化をしないデメリットの一つです。

たとえば、会議やプロジェクトで複数の人が協力して作業を進める場合、デジタル文書やファイルを共有し、同時に編集することができれば、各メンバーがリアルタイムで情報を更新し、意見を共有することができます。しかし紙媒体の文書を使用している場合、文書を共有するためにコピーを作成し、各メンバーが個々に作業を進める必要があります。これにより、情報の不整合や作業の重複、コミュニケーションの混乱が生じる可能性もある上に、作業効率の改善が難しくなるといえます。

リモートワークに対応できない

リモートワークは一般に広がりつつありますが、紙文書やファイルを使用している場合、従業員がオフィス外で作業する際には、必要な情報にアクセスできないという問題が生じます。

リモートワークを行う場合、従業員は自宅やカフェなどの外部の場所で作業を行うことが一般的です。しかし紙文書やファイルをオフィスで管理している場合、必要な情報を得るためにはオフィスに戻る必要があります。また紙文書をスキャンして電子化することもできますが、これはかえって手間がかかってしまうこともあります。

リモートワークで従業員が業務を効率的に行うためには、オンライン上で簡単にアクセスできるデジタル化された環境が不可欠です。ペーパーレス化を行わない場合、リモートワークの効果が損なわれ、従業員の生産性やモチベーションに影響を及ぼす可能性があります。

BCP（事業継続計画）を実施できない

企業がペーパーレス化を採用しない場合、BCP（事業継続計画）に対応できないという課題が生じます。BCPは、災害や緊急事態などの不測の事態に備えて事業を継続するための計画です。

例えば、災害が発生した場合、オフィスに保管されている重要な文書やデータが利用できなくなる可能性があります。従業員はオフィスに物理的に、出勤して作業を行う必要がありますが、災害や緊急事態が発生した場合にはそれ自体が制限されたり、停止したりする可能性があります。

ペーパーレス化を採用すると、重要な文書やデータをクラウド上に保存し、オンラインでアクセスできるようにすることができます。これにより、災害や緊急事態に備えたBCPを策定し、実行するための基盤を整えることが可能になります。また従業員はオフィスに制約されることなく、リモートからでも業務を継続することができ、事業の安定性と持続性が向上すると考えられます。

情報のアクセス・共有に時間がかかる

紙媒体に依存していると、情報のアクセスや共有に時間がかかってしまいます。特に、大規模な組織や複数の部門が関与する場合、情報の位置や保管方法が統一されていないと、情報の見落としや重複が生じる可能性が高まります。

情報の共有も容易ではありません。必要な情報を共有するためには、書類やファイルを手渡しするか、郵送やファックスを利用する必要があります。このような手法では時間がかかるだけでなく、情報の流れも途切れやすくなります。

ペーパーレス化された環境では、情報は電子化されて一元管理され、検索機能や共有機能を活用し、必要な情報にすぐにアクセスできます。またクラウドベースのシステムを導入すればリモートワークの強化にもつながるでしょう。

機密情報の閲覧権限の調整ができない

ペーパーレス化を進めない場合、機密情報の閲覧権限を細かく管理することが難しくなります。紙媒体では物理的なセキュリティ対策が必要ですが、それでも完全な機密性は確保されません。特に、機密情報を複数の人が扱う場合、誤った手に情報が渡ってしまうリスクが高まります。

デジタル形式で情報を管理することで、機密情報のアクセス権を厳密に管理することが可能になります。一部の従業員や部門が必要な情報にアクセスできるよう制限したり、ログ記録や監査機能を活用することで、誰がいつどのような情報にアクセスしたかを追跡したりすることが可能です。これにより、情報の機密性を保護しつつ、情報へのアクセスを管理することができます。

データのバックアップと復旧が困難

紙媒体の文書は、データのバックアップと復旧が電子化されたものよりも困難であるといえます。紙文書が紛失したり破損した場合、元のデータを復元することは非常に手間がかかります。重要な文書が火災や水害などの災害で損傷を受けた場合、その文書を元の状態に復元することはほぼ不可能に近いかもしれません。

一方、デジタルデータの場合、定期的なバックアップを取ることでデータの保護と復旧が容易になります。デジタルデータはコンピュータやサーバー上に保存されるため、バックアップを取ることで、データを別の場所に保存し、万が一の際にはそのバックアップからデータを復元することができます。また、デジタルデータは紙文書に比べてコピーが容易であり、バックアップが失敗した場合でも別のバックアップを作成することができます。

先進的な他社に遅れをとる（競争力の低下）

ペーパーレス化に取り組まないと、先進的な他社に遅れをとる可能性があります。現代のビジネスでは、技術革新が急速に進む中で、ペーパーレス化は企業にとって重要な要素であるといえます。

先進的な企業はこの取り組みを積極的に行い、デジタル技術を駆使して生産性を高め、市場での地位を確立していく一方で、ペーパーレス化に着手しない企業は、現状維持では競争力の低下につながる恐れがあります。

環境に悪影響で、企業のイメージダウンにつながる

企業がペーパーレス化を選択しないと、環境に悪影響を及ぼし、それが企業のイメージに悪影響を与えるかもしれません。紙の使用が増えれば、それに伴う森林伐採や廃棄物の増加も考えられます。このような状況は、環境問題に対する企業の取り組みが不十分だと見なされる可能性があります。

企業は持続可能なビジネスモデルを追求することが求められています。その一環としてペーパーレス化は、環境への負荷を軽減するための重要な手段となります。これに取り組むことで、社会的責任を果たす姿勢を示し、信頼性と持続可能性を高めることができるでしょう。

ペーパーレス化は意味がないと言われる理由

一部では「ペーパーレス化には意味がない」と言われることもありますが、その理由はいくつか考えられます。

例えば、電子化された情報が紙媒体よりも扱いにくいと感じることは、多くの人に当てはまる現象なのではないでしょうか？実際、システムの操作が煩雑だったり、必要な情報が見つけにくかったりすることもあるでしょう。

また、組織内でのペーパーレス化の進捗に違いがある場合も考えられます。例えば現場では進んでいるにもかかわらず、上層部では紙の文書が好まれる場合、結局は資料を紙に印刷しなければならない、という状態になりかねません。このような状況下では、ペーパーレス化が意味をなさないと感じるのも当然です。

さらに、ペーパーレス化に伴い導入したシステムの使い勝手が悪かったり、技術的な問題が頻発すると十分な効果が得られない可能性があります。従業員や組織が新しいテクノロジーに適応することが難しい場合もありますし、データのセキュリティ上の懸念や法的規制の問題も懸念されます。これらの課題を克服するためには、ペーパーレス化の導入だけでなく、組織全体の文化やプロセスの変革が必要です。

ペーパーレス化の成功の秘訣

次に、ペーパーレス化成功の秘訣についてご紹介します。これまでに見てきたデメリットや課題を踏まえて、どのような対策が有効かを考えてみましょう。

ペーパーレス化の成功の秘訣は以下の通りです。

• 文化の変革と意識改革
• 適切な技術の導入と運用
• セキュリティ対策とリスク管理
• トレーニングとサポートの提供
• 組織全体の協力と連携
• 持続的な改善とフィードバックの活用

それでは確認していきましょう。

文化の変革と意識改革

ペーパーレス化の成功には、組織全体がデジタル化に向けた文化の変革と意識改革が欠かせません。従業員が新しいツールやプロセスを受け入れ、活用するためには、組織内での考え方や働き方の変化が必要です。組織文化の変革が進むことで、デジタル化への適応が円滑になり、成功への道が開けるでしょう。

適切な技術の導入と運用

組織のニーズや業務プロセスに合ったソフトウェアやシステムを選定し、効果的に導入・運用することが重要です。また、従業員がこれらのツールを適切に活用できるよう、トレーニングやサポート体制の整備も必要となるでしょう。適切な技術の導入と運用により、ペーパーレス化の効果を最大限に引き出すことが可能になります。

セキュリティ対策とリスク管理

デジタル化によって情報がオンライン上で管理されるため、セキュリティリスクの増加は否めません。その分情報漏洩やデータ侵害を防ぐためには、強固なセキュリティポリシーの策定、アクセス制御の強化、データの暗号化など、適切なセキュリティ対策を講じる必要があります。さらに、潜在的な脅威やセキュリティ上の脆弱性を定期的に評価し、対策を講じることも重要です。

トレーニングとサポートの提供

従業員が新しいシステムやツールを十分に理解し、効果的に活用できるようにするためには、適切な教育プログラムを提供する必要があります。できれば、システムの基本的な操作方法だけではなく、高度な機能の活用までをカバーすることが望ましいです。さらに、実務での問題や疑問に対応できる、サポート体制も整備すると良いでしょう。

従業員が新しいシステムに適応する際には、トレーニング期間中やその後も定期的なサポートが必要となります。これにより従業員が変化に柔軟に対応し、新しい技術を効果的に活用できるよう支援することが可能となります。

組織全体の協力と連携

組織内の異なる部門やチームが連携し、情報やリソースを共有することで、各部門や従業員が一体となってデジタル化に取り組むことができます。また、組織全体がペーパーレス化の目標やメリットを共有し、その重要性を理解することも重要です。このような協力と連携により、ペーパーレス化を円滑に進めることができます。

持続的な改善とフィードバックの活用

ペーパーレス化導入後も定期的にシステムや業務工程を見直し、問題点や改善の余地を探し続けることが重要です。従業員からのフィードバックを積極的に収集し、その情報を基に改善策を検討することで、より使いやすいシステムや、効率的なワークフローを実現することができるでしょう。またこのような持続的な改善を行い、ペーパーレス化の効果を最大限に引き出すことで、組織の生産性や競争力の飛躍的な向上も可能になるかもしれません。

ペーパーレス化のデメリットを把握して業務を見直そう

ペーパーレス化のデメリットと、ペーパーレス化「しない」ことのデメリットを合わせて確認しました。紙媒体での管理を維持する場合と、ペーパーレス化する場合にはどちらも共通してそれぞれにデメリットがあります。

重要なのは、何のためにペーパーレス化するのか、目的を明確にすることです。現時点では「使いづらい」「面倒臭い」「コストがかかる」などと感じるかもしれませんが、先を見据えて考えると、また見え方が違ってくるかもしれません。

この機会に今一度、自社の現状課題を把握し、ペーパーレス化を通じた業務改善を検討してみてはいかがでしょうか？

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